Quyền truy cập và chia sẻ¶
Về nguyên tắc, quyền truy cập các bảng tính Odoo được xử lý giống như any other file in the Documents app. Roles and permissions được kế thừa từ thư mục mà bảng tính được lưu hoặc được kiểm soát ở cấp độ của riêng bảng tính.
Tuy nhiên, cần lưu ý những khác biệt quan trọng giữa spreadsheets that contain only static data và spreadsheets that contain dynamic Odoo data, về cả quyền truy cập và khả năng hiển thị dữ liệu.
Mẹo
Quyền truy cập vào thư mục hoặc bảng tính có thể được quản lý bởi chủ sở hữu hoặc bất kỳ người dùng nào có quyền Editor.
Người dùng có quyền Viewer không thể chia sẻ trực tiếp bảng tính với người dùng cụ thể, nhưng có thể sao chép liên kết tới bảng tính.
Bất kỳ người dùng nào có quyền truy cập vào bảng tính đều có thể tải xuống dưới dạng tệp
.xlsxbằng cách nhấp vào trên thanh menu. Nếu bảng tính chứa dữ liệu động, các giá trị sẽ được đóng băng tại thời điểm tải xuống.
Vai trò và quyền¶
Quyền được quản lý thông qua các vai trò sau:
Vai trò |
Chế độ xem |
Chỉnh sửa |
Xoá |
Tải xuống .xlsx |
Chia sẻ |
Quản lý vai trò |
Sử dụng bình luận |
Sử dụng Chatter |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Người phụ trách |
với người cụ thể hoặc qua liên kết |
bao gồm thay đổi chủ sở hữu |
||||||
Trình soạn thảo |
với người cụ thể hoặc qua liên kết |
nhưng không thể thay đổi chủ sở hữu |
||||||
Người xem |
chỉ qua liên kết |
Chia sẻ nội bộ¶
Bảng tính chứa dữ liệu Odoo động có thể được chia sẻ chỉ với người dùng nội bộ bởi chủ sở hữu bảng tính hoặc bất kỳ người dùng nào có quyền Editor.
Tuy nhiên, việc có quyền truy cập vào một bảng tính không nhất thiết có nghĩa là người dùng nội bộ nhìn thấy tất cả dữ liệu trong bảng tính gốc. Khả năng hiển thị dữ liệu động của Odoo dựa trên quyền truy cập của người dùng nội bộ đối với mô hình mà dữ liệu được truy xuất, và tính đến bất kỳ quy tắc bản ghi nào có thể hạn chế quyền truy cập.
Quan trọng
Quyền xem dữ liệu được tính đến khi người dùng nội bộ mở bảng tính, và bảng tính chỉ được điền dữ liệu mà người dùng được phép xem.
Example
Một quản lý bán hàng tạo một bảng tính bao gồm dữ liệu bán hàng của tất cả các nhân viên bán hàng trong đội của họ. Người dùng có quyền Sales / User: Own Documents Only chỉ thấy dữ liệu liên quan tới doanh số của chính họ.
Để chia sẻ một bảng tính chứa dữ liệu Odoo động, nhấn Share ở góc trên‑phải trên bảng tính, sau đó configure access as appropriate.
Chia sẻ bên ngoài¶
Bảng tính chứa dữ liệu Odoo động không thể được truy cập bởi người dùng bên ngoài.
Ghi chú
Nếu người dùng bên ngoài cố gắng truy cập bảng tính động qua liên kết, sẽ hiển thị thông báo lỗi.
Nếu một bảng tính chứa dữ liệu Odoo cần được chia sẻ với người dùng bên ngoài, chủ sở hữu bảng tính hoặc người dùng có quyền Editor có thể tạo một phiên bản đóng băng, chỉ đọc. Trong phiên bản này, tất cả công thức Odoo được chuyển thành giá trị tại thời điểm phiên bản được tạo, và mọi liên kết tới menu Odoo đều bị xóa.
Để tạo một phiên bản cố định của bảng tính có chứa dữ liệu Odoo động, nhấp vào trên thanh menu, sau đó configure access as appropriate
Mẹo
Cũng có thể tải xuống một phiên bản đóng băng của bảng tính chứa dữ liệu Odoo dưới dạng tệp .xlsx bằng cách nhấp vào trên thanh menu. Các giá trị của bất kỳ dữ liệu động nào sẽ được đóng băng tại thời điểm tải xuống.
Sử dụng bình luận trong bảng tính¶
Bình luận, được thêm vào từng ô trong bảng tính, rất hữu ích để thảo luận về các yếu tố cụ thể của bảng tính. Các cộng tác viên khác có thể được thông báo bằng cách nhập @ rồi theo sau là tên của họ.
Quan trọng
Chỉ chủ sở hữu bảng tính hoặc người dùng có quyền Editor mới có thể sử dụng bình luận trong bảng tính; cả hai vai trò đều có thể thực hiện cùng các hành động. Bình luận không hiển thị với người dùng có quyền Viewer.
Thêm hoặc phản hồi bình luận¶
Để thêm hoặc phản hồi một bình luận:
Nếu bình luận là:
bình luận đầu tiên được thêm vào ô, nhấp chuột phải vào ô rồi chọn Insert comment hoặc chọn trên thanh menu.
Để phản hồi một luồng bình luận hiện có trên ô, nhấp vào ô liên quan hoặc vào luồng bình luận để mở luồng.
Nhập bình luận vào ô văn bản
Mẹo
Nhấp vào biểu tượng , sau đó:
Add from Documents để thêm một tệp đã lưu trong ứng dụng Documents
Add GIFS để thêm GIF (nếu tính năng này được bật trong General Settings)
Nhấn (Add Emojis) để thêm biểu tượng cảm xúc.
Gõ
@rồi nhập tên người dùng để gắn thẻ họ trong bình luận.
Nhấn vào biểu tượng (Log) hoặc nhấn
Enterđể đăng bình luận.
Nhấn vào bất kỳ vị trí nào khác trong bảng tính để đóng chuỗi bình luận.
Mẹo
Để phản hồi một bình luận riêng lẻ chỉ bằng biểu tượng cảm xúc, di chuột qua bình luận, nhấp vào biểu tượng (Add a Reaction), sau đó chọn biểu tượng cảm xúc mong muốn.
Xem bình luận¶
Khi một bình luận được thêm vào một ô, một tam giác màu vàng nhỏ sẽ xuất hiện ở góc trên bên phải của ô.
Để xem chuỗi bình luận trên một ô duy nhất, di chuột qua ô; nhấp vào ô hoặc chuỗi bình luận để mở chuỗi và có thể thêm bình luận.
Để xem tất cả bình luận trên bảng tính, nhấp vào trên thanh menu. Ngoài ra, sau khi mở một chuỗi bình luận, nhấp vào Open all comments.
Bảng Comments mở ở phía bên phải của bảng tính. Mặc định, các chuỗi bình luận cho All sheets của bảng tính được hiển thị, được nhóm theo sheet. Để chỉ xem các chuỗi bình luận cho sheet hiện tại, chọn This sheet trong trường Filter comments.
Nhấp vào một luồng bình luận trong bảng Comments để mở nó.
Sửa hoặc xóa bình luận¶
Ghi chú
Chủ sở hữu bảng tính hoặc người dùng có quyền Editor có thể chỉnh sửa hoặc xóa bất kỳ bình luận nào.
Để chỉnh sửa bình luận:
Di chuột lên bình luận, sau đó nhấp vào biểu tượng (ellipsis)
Click Edit.
Thực hiện các thay đổi mong muốn, sau đó nhấn Save hoặc nhấn
Enter. Để hủy chỉnh sửa, nhấn Cancel hoặc nhấnEscape.
Mẹo
A comment that has been modified has (edited) added to the end of the text.
Để xóa một bình luận:
Di chuột lên bình luận, sau đó nhấp vào biểu tượng (ellipsis)
Click Delete.
Nhấn Confirm để xác nhận việc xóa.
Giải quyết các chuỗi bình luận¶
Để giải quyết chuỗi bình luận:
Truy cập vào bảng Comments bằng cách nhấp vào trên thanh menu. Hoặc, khi một chuỗi bình luận đang mở, nhấp vào Open all comments.
Nhấn vào biểu tượng (ellipsis) cho luồng bình luận liên quan, sau đó nhấn Resolve this thread
Sau khi được giải quyết, chuỗi bình luận không còn truy cập trực tiếp trên bảng tính, nhưng vẫn hiển thị trong bảng Comments; các chuỗi đã giải quyết được nhận dạng bằng biểu tượng (check).
To reopen a resolved comment thread, from the Comments panel, click the (ellipsis) icon for the relevant comment thread, then click Re-open this thread.
Sử dụng khung trao đổi của bảng tính¶
Trong khi comments trên các ô cụ thể của bảng tính phù hợp cho các cuộc thảo luận về các yếu tố cụ thể của bảng tính, chatter thread của bảng tính cho phép thảo luận chung hơn.
Để truy cập vào luồng trao đổi của bảng tính:
Khi đã mở ứng dụng Documents, điều hướng tới thư mục hoặc phần mà bảng tính được lưu.
Chọn chế độ xem (List) ở góc trên bên phải.
Chọn bảng tính liên quan, sau đó nhấp vào nút (Info & tags) ở góc trên‑phải bên cạnh bộ chọn chế độ xem. Ngoài ra, khi đã chọn bảng tính, nhấp vào nút Action, sau đó chọn (Info & tags).
Luồng trao đổi của bảng tính mở ở phía bên phải màn hình, dưới details panel của bảng tính.
Bình luận và khung trao đổi¶
Odoo Spreadsheet cung cấp hai cách để giao tiếp với những người dùng khác có quyền truy cập cùng một bảng tính, cụ thể là bằng cách sử dụng:
comments
luồng trò chuyện của bảng tính chatter thread