Khách truy cập¶
Trong ứng dụng Frontdesk của Odoo, khách đề cập đến bất kỳ người không phải là nhân viên (ví dụ: thợ sửa chữa, ứng viên tuyển dụng, kiểm toán viên, v.v.). Việc ghi nhận thời gian đến và rời đi của khách có thể được lưu trữ nhằm mục đích bảo mật, đảm bảo có bản ghi chính xác về những người có mặt trong cơ sở.
Danh sách khách truy cập¶
Để truy cập danh sách đầy đủ của khách truy cập đã check‑in, hãy chuyển đến
Ghi chú
Mặc định, các bộ lọc Đã lên kế hoạch hoặc Đã check‑in và Hôm nay sẽ xuất hiện trong thanh Tìm kiếm...
Tất cả khách truy cập được hiển thị dưới dạng danh sách, với các chi tiết sau đã được nhập khi check‑in:
Name: tên của khách.
Visitor Company: công ty mà khách đại diện.
Phone: số điện thoại của khách.
Đồ uống*: đồ uống mà khách yêu cầu.
Chủ nhà: người mà khách đang chờ gặp.
CheckIn: ngày và giờ khách đã check in.
Checkout*: ngày và giờ khách đã trả phòng. Trong chế độ xem mặc định, chỉ những khách có trạng thái Checked-In hoặc Planned được hiển thị. Khách có thời gian trả phòng chỉ hiển thị nếu bộ lọc Today được gỡ bỏ.
Duration: số thời gian khách đã nhận phòng.
Station: vị trí nơi khách đã nhận phòng.
Trạng thái: trạng thái của khách. Các tùy chọn là Đã nhận phòng, Dự kiến, Đã trả phòng, hoặc Đã hủy.
Email*: địa chỉ email của khách.
Company*: công ty mà khách mời đến thăm. Trường này chỉ khả dụng khi ở trong cơ sở dữ liệu đa công ty.
* These fields are not visible in the default Visitor list. These must be enabled using the (adjust settings) icon in the top-right corner of the list.
Ở phía bên phải xa nhất của các cột có tiêu đề trên trang Visitors, có một cột không có tiêu đề, nơi có thể cập nhật trạng thái của khách.
Khi khách rời đi, nhấp vào nút Check out khả dụng để cập nhật hồ sơ của khách và ghi lại ngày giờ họ đã rời.
Nếu một khách mời đã lên lịch đến mà không kiểm tra bằng kiosk Frontdesk, họ có thể được đăng ký vào từ danh sách này bằng cách nhấn nút Check in có sẵn để ghi lại ngày và giờ họ đã đến.
Bên cạnh cột trạng thái chưa đặt tiêu đề, nút Drink Served xuất hiện, nhưng chỉ khi khách truy cập cụ thể đó đã yêu cầu một đồ uống.
Khi đồ uống của họ đã được phục vụ, nhấp vào nút Drink Served để chỉ ra rằng đồ uống đã được giao cho khách. Khi đã nhấp, nút đó sẽ biến mất.
Ở phía xa bên phải của dòng, nút In thẻ chỉ xuất hiện cho khách đã đăng ký trước. Nhấp nút này để tải xuống tệp PDF thẻ khách. Thẻ hiển thị ngày giờ check in, tên và công ty của khách, người họ đến gặp cùng logo công ty tiếp đón.
Ghi chú
Thẻ PDF có thể được in lên nhãn dán để khách đeo, hoặc in lên giấy để đặt vào hộp đựng thẻ nhựa.
Nếu bất kỳ cột nào không hiển thị, hoặc nếu muốn ẩn một cột đang hiển thị, nhấn biểu tượng (điều chỉnh cài đặt) nằm ở cuối dòng trên cùng. Thao tác này sẽ hiển thị menu thả xuống các tùy chọn cột để bật hoặc tắt. Biểu tượng (đánh dấu) cho biết cột đang hiển thị.
Khách dự kiến¶
Khi khách được dự kiến, chẳng hạn như ứng viên tuyển dụng, quan chức chính phủ, hoặc nhà cung cấp mới, việc nhập thông tin khách trước có thể hữu ích. Khi khách tới, họ có thể sử dụng tùy chọn Quick Check In trên kiosk, thay vì nhập tất cả thông tin của mình một cách thủ công khi đến.
Enter expected guest information in advance by creating a planned guest in the Frontdesk app.
Để tạo một khách dự kiến, điều hướng tới , và nhấn New. Sau đó, nhập các thông tin tương tự như bất kỳ visitor nào khác trên biểu mẫu khách xuất hiện. Các trường bắt buộc duy nhất là Name và Station của khách.
Quan trọng
Nếu một khách đã đặt lịch hẹn trước, họ phải được check in từ danh sách trên trang Khách trong ứng dụng Quầy lễ tân (). Nếu một khách đã đăng ký check in bằng ki-ốt, họ sẽ được check in riêng biệt so với mục khách đã đăng ký, và mục khách đã đăng ký của họ vẫn sẽ hiển thị trạng thái Đã lên kế hoạch.
Trạng thái Planned của khách dự kiến chỉ chuyển sang Checked-In khi họ được check‑in bên trong danh sách Visitors của ứng dụng.
Nếu khách thực hiện check‑in bằng kiosk, hãy đảm bảo mọi hồ sơ đều cập nhật và danh sách khách hiện đang có mặt tại chỗ là chính xác. Đảm bảo check‑in và/hoặc check‑out các mục đúng, để danh sách khách truy cập phản ánh đúng người đang có mặt tại cơ sở.
Ensure planned guests are informed that they should not check in using the kiosk if they are listed as a planned guest in advance.
Luồng khách¶
Check‑in khách¶
Khi có khách đến, họ sẽ đến ki-ốt Lễ tân và nhấp vào Check in. Thông tin được yêu cầu từ khách sẽ phụ thuộc vào cấu hình đã thiết lập cho địa điểm Lễ tân cụ thể đó. Nếu có trường nào bắt buộc, thì trường đó sẽ hiển thị dấu sao đỏ (*). Khách phải nhập đầy đủ thông tin bắt buộc thì mới có thể hoàn tất check in.
Khi tất cả thông tin đã được nhập, khách truy cập nhấn nút Check In.
Ghi chú
Ở bất kỳ thời điểm nào trong quá trình check‑in, nếu không có lựa chọn nào trong vòng mười giây, kiosk sẽ quay trở lại màn hình chào mừng chính.
Check‑in khách dự kiến¶
Khi khách đã đăng ký đến nơi, thì đầu tiên, họ sẽ tiếp cận ki-ốt Lễ tân. Nếu có khách đã đăng ký trong ngày, bảng Check in nhanh sẽ xuất hiện bên phải ki-ốt với câu hỏi Bạn có phải một trong những người này không?. Bên dưới câu hỏi là danh sách tất cả khách dự kiến đến trong ngày hôm đó.
Nhấp vào tên tương ứng trong danh sách để vào ca.
Đồ uống¶
Nếu đồ uống đã được cấu hình cho trạm, sau khi chạm Check In, một màn hình xác nhận đăng ký sẽ được tải, cùng với câu hỏi: Do you want something to drink?
Khách truy cập có thể chạm vào Yes, please, hoặc No, thank you.
Nếu họ chọn Yes, please, một màn hình lựa chọn đồ uống xuất hiện và các tùy chọn được cấu hình sẵn được liệt kê. Khách truy cập sau đó chạm vào lựa chọn mong muốn, hoặc, nếu họ không muốn gì, họ có thể chạm vào nút Nothing, thanks ở cuối màn hình.
Nếu đã chọn đồ uống, một thông báo Cảm ơn bạn đã đăng ký! Đồ uống của bạn đang trên đường. sẽ xuất hiện.
Thông báo¶
Ngay khi khách truy cập đã thực hiện check‑in, người mà họ đến thăm, cùng với những người dùng khác đã được cấu hình để nhận thông báo khi có check‑in tại kiosk, sẽ được thông báo. Thông báo có thể là qua email, tin nhắn SMS, một cuộc trò chuyện Discuss, hoặc bất kỳ kết hợp nào trong ba tùy chọn này.
Nếu khách ghé thăm yêu cầu một đồ uống, những người dùng được cấu hình là Người cần thông báo trên mẫu đồ uống sẽ được thông báo qua ứng dụng Discuss. Tin nhắn xuất hiện là: (Visitor Name) vừa check‑in. Họ yêu cầu (Drink Name).
Khi đồ uống đã được giao cho khách, người giao đồ uống chịu trách nhiệm đánh dấu rằng đồ uống đã được giao.
Để đánh dấu đồ uống là đã giao, đi tới , và chọn thẻ trạm mong muốn hiển thị (#) Drinks to serve
Cái này mở một danh sách tất cả khách truy cập đã làm thủ tục tại trạm đó và đang chờ đồ uống. Nhấp vào nút Drink Served ở cuối dòng cho khách đã được phục vụ. Khi họ được đánh dấu là đã nhận đồ uống, khách sẽ biến mất khỏi danh sách.
Check-out¶
Khi khách đã hoàn thành công việc và rời khỏi khu vực, việc thực hiện checkout là cần thiết để ghi chép chính xác.
Để trả khách đúng cách, chuyển tới , và chọn thẻ trạm mong muốn hiển thị (#) Drinks to serve. Thao tác này sẽ mở danh sách tất cả khách hiện đang nhận phòng tại trạm đó.
Nhấn nút Check out gần cuối dòng cho khách đã rời đi. Khi họ được đánh dấu là đã checkout, khách sẽ biến mất khỏi danh sách.
Quan trọng
Visitors do not check themselves out when they leave. It is important for Frontdesk users to check out visitors for accurate record keeping.
Luôn có danh sách chính xác về những người có mặt trong cơ sở vào bất kỳ thời điểm nào. Điều này quan trọng cho mục đích an ninh và trong trường hợp khẩn cấp.