Số hóa tài liệu

Số hoá tài liệu đề cập đến quy trình chuyển đổi tài liệu giấy hoặc kỹ thuật số thành các bản ghi trong cơ sở dữ liệu. Sử dụng OCR và các công nghệ trí tuệ nhân tạo, Odoo đọc nội dung và tự động tạo cũng như điền chi tiết của bản ghi. Quy trình này chủ yếu được sử dụng cho hóa đơn mua hàng (hoặc hoàn trả).

Ghi chú

Mặc dù ít phổ biến hơn, quá trình số hoá này cũng có thể được áp dụng cho hóa đơn bán hàng và phiếu giảm giá. Cần điều chỉnh settings cho phù hợp.

Xem thêm

Cấu hình

Đi tới Accounting ‣ Configuration ‣ Settings và điều hướng tới phần Digitization. Bật tùy chọn Document Digitization và chọn liệu Vendor Bills sẽ được xử lý tự động hay theo yêu cầu.

Ghi chú

Nếu tùy chọn Single Invoice Line Per Tax được bật, chỉ một dòng sẽ được tạo cho mỗi loại thuế trong hóa đơn mua hàng mới, bất kể số dòng trên đó là bao nhiêu.

Tải lên hóa đơn mua hàng

Các hóa đơn mua hàng được uploaded manually hoặc được gửi tới một designated email alias để được số hoá. Chúng cũng có thể được automatically posted cho các nhà cung cấp được chọn.

Ghi chú

Khi hóa đơn được tải lên, bản xem trước tài liệu sẽ xuất hiện ở phía bên phải của màn hình.

Xem thêm

Vendor bills

Tải lên thủ công

Trong bảng điều khiển Kế toán, kéo và thả hoá đơn nhà cung cấp vào sổ nhật ký mua hàng mong muốn hoặc nhấp Upload trên sổ nhật ký mua hàng.

Tải lên qua bí danh email

Hóa đơn mua hàng có thể được tải lên qua bí danh email được gắn với sổ nhật ký tương ứng theo hai cách:

  • được quét từ máy quét kết nối được cấu hình để gửi email tới một bí danh email;

  • được gửi trực tiếp tới một bí danh email

Mỗi PDF đính kèm vào email sẽ tự động được chuyển thành một hóa đơn mua hàng nháp mới.

Ghi chú

  • Chỉ các định dạng PDF và XML được xử lý qua bí danh email liên kết với một sổ nhật ký.

  • Các tệp JPEG phải được xử lý qua email alias in the Documents app.

Để thêm bí danh email vào sổ nhật ký, làm theo các bước sau:

  1. Đảm bảo một alias domain đã được cấu hình.

  2. Alias email mặc định vendor-bills@ kèm theo miền alias được tạo tự động và có sẵn trong tab Advanced Settings của sổ nhật ký Vendor Bills

  3. Để thay đổi bí danh email mặc định, vào Accounting ‣ Configuration ‣ Journals, chọn sổ nhật ký tương ứng và chỉnh sửa Email Alias trong tab Advanced Settings.

  4. Cấu hình máy quét đã kết nối để gửi tài liệu quét tới bí danh email, nếu cần.

Ghi chú

Ngoài ra, một email alias in the Documents app có thể được sử dụng để tự động gửi hóa đơn nhà cung cấp tới Finance folder (ví dụ, inbox-financial@example.odoo.com).

Tự động ghi nhận hóa đơn mua hàng

Ghi chú

Để sử dụng tùy chọn Auto-post bills, cài đặt Digitize automatically trong phần Document Digitization phải được bật cho hóa đơn nhà cung cấp.

Để tự động ghi nhận các hoá đơn nhà cung cấp đã số hoá cho nhà cung cấp cụ thể, vào Accounting ‣ Vendors ‣ Vendors và nhấp vào nhà cung cấp mong muốn. Trong tab Accounting của biểu mẫu liên hệ, chọn tùy chọn Auto-post bills trong phần Automation:

  • Always

  • Ask after 3 validations without edits: Khi hóa đơn tải lên thứ ba được xác nhận mà không có bất kỳ chỉnh sửa nào, một cửa sổ Autopost Bills xuất hiện. Có thể chọn các tùy chọn sau: Activate auto-validation, Ask me later, hoặc Never for this vendor.

  • Never

Ghi chú

Vì tính năng tự động được kích hoạt sau ba hóa đơn đã xác nhận mà không có chỉnh sửa, tên liên hệ phải đã tồn tại trong cơ sở dữ liệu, và mỗi hóa đơn nhà cung cấp được tải lên phải bao gồm ngày hóa đơn.

Số hoá và nhận dạng dữ liệu bằng AI

Tùy thuộc vào settings, tài liệu sẽ được số hoá tự động hoặc yêu cầu xử lý thủ công nếu việc số hoá được đặt thành chỉ khi có yêu cầu.

Để số hoá thủ công một uploaded document, nhấn Digitize document

Khi tài liệu đã được số hoá, một biểu ngữ màu xanh sẽ xuất hiện; nhấp vào Refresh. Xem lại và chỉnh sửa bất kỳ thông tin nào được tải lên trong quá trình số hoá: nhấp vào trường(s) liên quan để sửa chúng, hoặc nhấp vào Reload AI data để làm mới dữ liệu.

Sau đó, nhấn Confirm để đăng sổ tài liệu.

Mẹo

Sau khi tài liệu đã được số hoá, trường Vendor vẫn để trống nếu nhà cung cấp không tồn tại trong cơ sở dữ liệu. Để thêm, nhấp vào (down arrow) trong trường Vendor; tên nhà cung cấp sẽ được đánh dấu nổi bật trong bản xem trước tài liệu ở phía bên phải. Nhấp vào đó để mở mẫu nhà cung cấp mới với tên đã được điền sẵn.

Ghi chú

Các trường hóa đơn mua hàng sau được nhận dạng bởi OCR:

  • Vendor, Bill Reference, Bill Date, Payment Reference (chỉ ở định dạng Belgian +++xxx/xxxx/xxxxx+++), Recipient Bank, Due Date, và tiền tệ (trong môi trường multi-currency và nếu tiền tệ đã được kích hoạt).

  • Từ tab Invoices Lines: Product description/label, Quantity, đơn vị Price, Taxes (if the tax is activated; this field is not recognized by OCR for the Indian localization), Untaxed Amount, và Total.

So khớp đơn mua hàng

Khi một hóa đơn nhà cung cấp đã số hóa được nhận dạng bởi OCR, Odoo tìm kiếm trong cơ sở dữ liệu một đơn mua hàng phù hợp. Nếu tìm thấy, hóa đơn nhà cung cấp có thể được ghép thủ công với các dòng đơn mua hàng đang mở hiện có.

Khi một hóa đơn mua hàng đã được uploaded và digitized, nhấn nút thông minh Purchase matching để truy cập vào chế độ xem danh sách Purchase matching, hiển thị tất cả các dòng đơn mua hàng được liên kết với nhà cung cấp được chỉ định cho hóa đơn mua hàng. Sau đó, chọn các dòng đơn mua hàng liên quan và hóa đơn mua hàng nháp (hiển thị màu xám), và nhấn Match.

Mẹo

Trong chế độ xem danh sách Purchase Matching, cập nhật Quantity và Price trong các dòng đơn mua hàng, nếu cần.

Nếu không có Đơn mua hàng nào hiện có liên quan đến nhà cung cấp của hóa đơn mua hàng đã tải lên, một Đơn mua hàng mới có thể được tạo trực tiếp từ các dòng Hóa đơn mua hàng. Để thực hiện, làm theo các bước sau:

  1. Sau khi tải lên hoá đơn mua hàng, hãy đảm bảo trường Vendor được điền đúng nhà cung cấp.

  2. Nhấn nút thông minh Purchase matching, chọn hoá đơn mua hàng dự thảo trong danh sách (được hiển thị màu xám), và nhấn Add to PO.

  3. Trong cửa sổ Add to Purchase Order, bắt đầu nhập vào trường Purchase Order và chọn Create and edit

  4. Trong cửa sổ Create Purchase Order, chọn nhà cung cấp được chỉ định cho hoá đơn mua hàng, sau đó hoàn thành tất cả required fields và nhấn Confirm.

  5. Trong chế độ xem danh sách Purchase Matching, chọn các dòng đơn mua hàng liên quan và hoá đơn nhà cung cấp dự thảo (được hiển thị màu xám), rồi nhấn Match

Ghi chú

Nếu thiếu bất kỳ thông tin nào cần thiết cho các trường đơn đặt hàng, nhấn Save and Close trong cửa sổ Create Purchase Order. Sau đó, mở ứng dụng Purchase để điền các trường và confirm the purchase order.

Mẹo

  • Hóa đơn mua hàng điện tử có XML nhúng đảm bảo quá trình xử lý chính xác và hiệu quả hơn.

  • Ngoài ra, tính năng Auto-complete có thể chuyển thông tin từ đơn mua hàng sang hóa đơn nhà cung cấp, mà không cần OCR.

Chi tiết giá

Tính năng số hóa tài liệu là một dịch vụ In-App Purchase (IAP) yêu cầu trả trước bằng điểm. Việc số hóa một tài liệu sẽ tiêu tốn một điểm.

To buy credits, go to the Settings app or Accounting ‣ Configuration ‣ Settings, navigate to the Digitization section, and click Buy credits.

Ghi chú

  • Người dùng Odoo Enterprise có gói thuê bao hợp lệ sẽ nhận được tín dụng miễn phí để thử các tính năng IAP trước khi mua thêm tín dụng cho cơ sở dữ liệu. Điều này bao gồm các cơ sở dữ liệu demo/đào tạo, cơ sở dữ liệu giáo dục và cơ sở dữ liệu một‑ứng dụng‑miễn phí.

  • Các tệp XML không cần credit OCR vì chúng chứa dữ liệu có cấu trúc có thể được xử lý trực tiếp, mà không cần OCR.

Xem thêm