Đối chiếu ngân hàng¶
Đối chiếu ngân hàng là quá trình xác thực các giao dịch ngân hàng. Nhiều giao dịch trong số này được đối chiếu với các mục đối ứng liên quan đến chứng từ kinh doanh như hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua hàng, và các khoản thanh toán, trong khi những giao dịch không có mục đối ứng (chẳng hạn như phí ngân hàng) có thể được xóa bỏ thủ công hoặc bằng mô hình đối chiếu. Đối chiếu ngân hàng không chỉ bắt buộc đối với hầu hết doanh nghiệp, mà còn mang lại nhiều lợi ích, chẳng hạn như giảm rủi ro sai sót trong báo cáo tài chính, phát hiện các hành vi gian lận và cải thiện quản lý dòng tiền.
Nhờ vào default matching rules và các mô hình đối chiếu ngân hàng có thể tùy chỉnh reconciliation models, Odoo tự động chọn các mục khớp khi có thể.
Màn hình đối chiếu ngân hàng¶
Để truy cập chế độ xem Bank Matching của một sổ nhật ký, hãy đi tới Accounting Dashboard và một trong hai:
Nhấp vào tên sổ nhật ký (ví dụ, Bank) hoặc nút Transactions của nó để hiển thị tất cả các giao dịch, bao gồm cả những giao dịch đã được đối chiếu trước đó, hoặc
Nhấn nút x to reconcile để hiển thị chỉ các giao dịch chưa đối chiếu. Để bao gồm các giao dịch đã đối chiếu trước, xóa bộ lọc Not Matched khỏi thanh tìm kiếm.
Giao diện Bank Matching bao gồm các dòng cho mỗi giao dịch của sổ nhật ký, hiển thị mới nhất ở trên. Mỗi giao dịch có ngày, nhãn, đối tác (nếu được đặt), action buttons, và số tiền giao dịch. Mỗi dòng có thể được mở rộng để hiển thị thêm thông tin và các nút.
Ghi chú
Khi một transaction được đối chiếu, các nút hành động đề xuất (s) sẽ được thay thế bằng bút toán đối ứng (s) mà nó đã khớp hoặc tài khoản (s) mà nó đã được ghi sổ xóa.
Giao dịch¶
Mỗi transaction được liên kết với một bút toán nhật ký, ghi nợ/ghi có tài khoản chính của nhật ký và tài khoản tạm cho tới khi được đối chiếu đầy đủ. Khi đó, tài khoản tạm sẽ được thay thế bằng tài khoản của mục đối ứng hoặc, trong trường hợp manual matching, tài khoản được chọn.
Đối chiếu giao dịch¶
Khi có thể, Odoo sẽ tự động đối chiếu các giao dịch dựa trên các trường của chúng.
Nếu không có đối tác nào được đặt trên giao dịch, Label của giao dịch sẽ được so sánh với Number, Customer Reference, Bill Reference và Payment Reference của các hoá đơn, phiếu mua hàng và thanh toán hiện có.
Nếu một đối tác được chỉ định cho giao dịch, giao dịch sẽ được ghép khớp với các hoá đơn, hoá đơn mua hàng và thanh toán của đối tác dựa trên Amount. Các quy tắc sau được áp dụng theo thứ tự tuần tự để xác định và thực hiện việc ghép khớp:
Khớp chính xác
Khớp giảm giá: cho các điều khoản thanh toán có chiết khấu khi thanh toán sớm
Mức dung sai: trong vòng 3% để tính phí giao dịch, chênh lệch làm tròn và lỗi người dùng
Khớp tiền tệ: khi giao dịch sử dụng tiền tệ khác với hóa đơn, phiếu chi, hoặc thanh toán (với mức dung sai 3% cho sự chênh lệch tỷ giá)
Số tiền trong nhãn: nếu Amount của hoá đơn được tìm thấy trong Label của giao dịch
Ngoài việc sử dụng các quy tắc ghép nối cố định này, các giao dịch có thể được ghép nối tự động bằng cách sử dụng reconciliation models. Nếu không, hãy ghép nối các giao dịch một cách thủ công bằng cách thực hiện các bước sau:
Mở rộng dòng mong muốn trong các giao dịch ngân hàng chưa khớp để hiển thị tất cả các nút hành động có sẵn.
Xác định đối tượng ghi sổ. Có một số tùy chọn để xác định đối tượng ghi sổ, bao gồm matching existing items, manually setting the account, matching with batch payments, và sử dụng reconciliation model buttons.
Nếu bút toán kết quả không được cân bằng hoàn toàn, thêm một mục đối tác hiện có khác hoặc xóa bỏ bằng cách setting the account của số tiền còn lại.
Các mục hiện có¶
Để đối soát các giao dịch với các mục hiện có liên quan đến các hồ sơ như Hóa đơn bán hàng, Hóa đơn mua hàng và thanh toán, nhấp vào nút hành động Reconcile, chọn (các) mục bút toán phù hợp trong danh sách, và nhấp vào Select.
Ghi chú
Nếu Partner được đặt, danh sách này sẽ tự động được lọc để chỉ bao gồm các mục liên quan đến đối tác đó.
Mẹo
Sử dụng thanh tìm kiếm trong cửa sổ Search: Journal Items to Match để tìm các bút toán nhật ký cụ thể.
Nếu số tiền giao dịch thấp hơn hoá đơn hoặc phiếu chi được đối soát, giao dịch sẽ được đối soát đầy đủ, nhưng phần chênh lệch vẫn mở trên mục đối ứng. Số tiền còn lại có thể để mở để đối soát sau hoặc hoá đơn/phiếu chi có thể được đánh dấu là đã thanh toán đầy đủ. Để đánh dấu hoá đơn hoặc phiếu chi là đã thanh toán đầy đủ, edit dòng, nhấp vào fully paid, và Save. Để đảo ngược, edit dòng lần nữa, nhấp vào partial payment, và Save.
Nếu số tiền giao dịch lớn hơn hoá đơn hoặc hoá đơn mua hàng được đối chiếu, giao dịch sẽ chỉ được đối chiếu một phần. Số dư còn lại có thể được đối chiếu như bất kỳ số tiền giao dịch nào khác.
Ghi chú
Có thể khớp các mục hiện có của các bút toán nháp. Các bút toán tự động (như đổi tiền tệ hoặc bút toán tiền mặt) được tạo ở trạng thái nháp đồng thời với việc đối chiếu. Việc đăng bút toán gốc cũng sẽ đăng bút toán tự động.
Thiết lập tài khoản¶
Nếu không có mục nào hiện có khớp với giao dịch đã chọn, bạn vẫn có thể ghi giảm giao dịch một cách thủ công: Nhấp vào Set Account, sau đó chọn tài khoản thích hợp. Để ghi giảm chỉ một phần của giao dịch, edit the line để phản ánh giá trị đúng và cân đối số tiền còn lại theo mong muốn.
Mẹo
Nếu đã thiết lập đối tác, ghi số tiền vào tài khoản phải thu hoặc phải trả của họ trực tiếp bằng cách nhấp vào Receivable hoặc Payable action button.
Mô hình đối chiếu¶
Sử dụng reconciliation models để tạo các quy tắc tùy chỉnh có thể được áp dụng tự động hoặc thủ công qua các nút tùy chỉnh cho các thao tác lặp lại thường xuyên. Các nút tùy chỉnh này cho phép bạn nhanh chóng đối chiếu giao dịch ngân hàng một cách thủ công và cũng có thể kết hợp với các mô hình đối chiếu khác và với các mục đối ứng khi thực hiện đối chiếu giao dịch.
Example
Giao dịch ngân hàng xuất trị giá $103 được ghép một phần với hóa đơn mua hàng trị $100, để lại $3 của giao dịch chưa được đối soát. Sử dụng mô hình đối soát Bank Fees để tạo một mục đối ứng mới cho $3 và đối soát nó với $3 còn lại của giao dịch ngân hàng.
Chỉnh sửa các dòng và hủy đối chiếu giao dịch¶
Để chỉnh sửa một mục đối ứng, mở rộng dòng, nhấp vào biểu tượng (pencil) và chỉnh sửa các trường cần thiết trong cửa sổ Edit Line.
Ghi chú
Khi mục đối ứng là một bút toán sổ nhật ký hiện có, một số trường sẽ chỉ đọc.
Nếu một giao dịch được khớp một phần với mục đối ứng, hãy sử dụng liên kết để đánh dấu hoá đơn là fully paid hoặc để chuyển lại thành partial payment.
Để hủy đối chiếu một giao dịch, xóa tất cả các mục đối ứng liên quan đến giao dịch bằng cách nhấp vào biểu tượng (trash).
Đối trừ¶
Netting (còn gọi là AP/AR offsetting) là quá trình cân bằng các khoản nợ đến và nợ ra cùng một đối tác. Đối soát các khoản nợ đến và nợ ra tạo ra một bút toán mới cân bằng các khoản nợ. Có hai kịch bản chính:
A bank transaction balances (toàn phần hoặc một phần) các khoản nợ vào và nợ ra.
No bank transaction balances các khoản nợ vào và nợ ra. Tình huống này có thể xảy ra khi các khoản nợ cân bằng hoàn toàn với nhau hoặc khi các khoản nợ không cân bằng.
Khớp bù trừ với giao dịch ngân hàng¶
Khi một giao dịch ngân hàng cân đối (toàn bộ hoặc một phần) các khoản nợ vào và ra, thực hiện đối chiếu giao dịch ngân hàng từ chế độ xem Bank Matching như bất kỳ existing items nào khác:
Nhấn Reconcile trên giao dịch
Chọn tất cả các mục đối ứng liên quan ở cả phía nợ phải trả và phải thu.
Nhấp Chọn.
Nếu còn lại số dư, tùy thuộc vào chi tiết, các tình huống sau có thể xảy ra:
Một hoá đơn, phiếu mua hàng hoặc mục khác chưa được đối chiếu hoàn toàn, và số dư còn lại có thể được reconciled với các giao dịch ngân hàng khác.
Giao dịch ngân hàng chưa được đối chiếu hoàn toàn, và số dư còn lại có thể được reconciled như trong bất kỳ tình huống nào khác.
Đối trừ không có giao dịch ngân hàng¶
Khi không có giao dịch ngân hàng nào cân bằng nợ vào và nợ ra, sẽ không có gì để đối chiếu từ chế độ xem Bank Matching. Tuy nhiên, số tiền nợ vẫn hiển thị trong cả tài khoản phải thu và tài khoản phải trả. Để cân đối các khoản nợ này sao cho chúng không còn xuất hiện trên sổ cái đối tác, thực hiện các bước sau:
Đi tới .
Chọn các bút toán ghi nợ hoặc ghi có tài khoản phải thu và tài khoản phải trả, đại diện cho các khoản nợ sẽ được trừ lẫn nhau.
Nhấn Reconcile
Nếu các khoản nợ không cân bằng hoàn toàn với nhau, một cửa sổ bật lên Write-Off Entry xuất hiện, cho phép bạn quyết định cách giải quyết số dư còn lại:
Chọn Allow partials để chỉ đối chiếu một phần tài khoản phải thu và tài khoản phải trả và để lại số dư còn lại mở.
Sử dụng một reconciliation model button để xóa số dư.
Thủ công chọn một Account, và nếu muốn, điều chỉnh các trường Tax, Journal, Label, Date và To Check.
Các mục sau đó được đối chiếu, và số dư của chúng được xóa khỏi sổ cái đối tác, thể hiện rằng không còn khoản thanh toán nào phải trả cho các khoản nợ này.
Ghi chú
Quy trình làm việc vẫn giống nhau dù chỉ có hai khoản nợ bằng nhau trong tài khoản phải thu và phải trả, hoặc có nhiều khoản nợ trong mỗi tài khoản.