Dãy số Hóa đơn

Khi xác nhận một hoá đơn, Odoo tạo ra một số tham chiếu hoá đơn duy nhất. Mặc định, nó sử dụng định dạng chuỗi INV/year/incrementing-number (ví dụ: INV/2025/00001), và sẽ khởi động lại từ 00001 mỗi năm.

Tuy nhiên, có thể change the sequence format và chu kỳ của nó, và mass-resequence invoices

Ghi chú

Các thay đổi đối với số tham chiếu được ghi lại trong chatter.

Thay đổi dãy số mặc định

Để tùy chỉnh chuỗi mặc định, mở hoá đơn đã xác nhận cuối cùng, nhấn Reset to Draft, và chỉnh sửa số tham chiếu của hoá đơn.

Chỉnh sửa số tham chiếu của hoá đơn.

Odoo sau đó giải thích cách định dạng được phát hiện sẽ được áp dụng cho tất cả các hóa đơn trong tương lai. Ví dụ, nếu tháng của hóa đơn hiện tại được thêm vào, chu kỳ của dãy số sẽ thay đổi thành hàng tháng thay vì hàng năm.

Chỉnh sửa số tham chiếu của hoá đơn.

Mẹo

Định dạng chuỗi có thể chỉnh sửa trực tiếp khi tạo hoá đơn đầu tiên của một kỳ chuỗi nhất định.

Đánh số lại hàng loạt hóa đơn

Việc đánh số lại nhiều số hóa đơn có thể hữu ích. Ví dụ, khi nhập khẩu hóa đơn từ một hệ thống hóa đơn hoặc kế toán khác và tham chiếu xuất phát từ phần mềm trước, cần duy trì tính liên tục cho năm hiện tại mà không phải khởi đầu lại từ đầu.

Ghi chú

Tính năng này chỉ dành cho người dùng có quyền quản trị viên hoặc cố vấn.

Thực hiện các bước sau để đánh số lại hóa đơn:

  1. Kích hoạt developer mode.

  2. Từ Accounting Dashboard, mở sổ nhật ký Customer Invoices.

  3. Chọn các hoá đơn cần một dãy số mới

  4. Nhấn vào menu Actions và chọn Resequence

  5. Trong trường Ordering, chọn

    • Keep current order: The order of the numbers remains the same.

    • Reorder by accounting date: Số được sắp xếp lại theo ngày kế toán.

  6. Thiết lập First New Sequence.

  7. Preview Modifications and click Confirm.

Cửa sổ tùy chọn sắp xếp lại

Ghi chú

  • Để chỉ ra vị trí bắt đầu thay đổi dãy số, hóa đơn đầu tiên trong dãy mới được tô màu đỏ trong danh sách Customer Invoices. Dấu hiệu trực quan này là cố định và chỉ mang tính thông tin.

  • Nếu có bất kỳ bất thường nào trong chuỗi mới, chẳng hạn như khoảng trống, hủy bỏ hoặc mục đã xóa trong khoảng thời gian mở, một thông báo Gaps in the sequence sẽ xuất hiện trong sổ Customer Invoices trên Bảng điều khiển Kế toán. Để xem chi tiết hơn về (các) hoá đơn liên quan, nhấp vào Gaps in the sequence. Dấu hiệu hình ảnh này là tạm thời và sẽ biến mất khi ngày kế toán của mục nằm vào hoặc sau ngày khóa.

Mẹo

Không thể sắp xếp lại:

  • Khi các bút toán nằm trước ngày khóa.

  • Khi dãy số dẫn đến trùng lặp.

  • Khi phạm vi không hợp lệ. Ví dụ, nếu Invoice Date không khớp với ngày trong dãy số mới, như việc sử dụng dãy 2024 (INV/2024/XXXXX) cho một hoá đơn có ngày trong năm 2025.

Trong những trường hợp này, một thông báo Validation Error xuất hiện.