Phiếu giảm giá và hoàn tiền¶
Phiếu ghi có/ghi nợ, hoặc biên bản ghi có/ghi nợ, là tài liệu được gửi cho khách hàng để thông báo rằng họ đã được có/nợ một khoản tiền nhất định.
Một số trường hợp có thể dẫn tới phiếu giảm giá, chẳng hạn như:
sai sót trong hóa đơn hoặc hóa đơn mua hàng
trả lại hàng hoá, hoặc từ chối dịch vụ
hàng đã giao bị hỏng
Các phiếu ghi nợ không phổ biến lắm, nhưng chúng thường được sử dụng để theo dõi các khoản nợ của khách hàng hoặc nhà cung cấp do các sửa đổi trên hoá đơn khách hàng đã xác nhận hoặc hoá đơn mua hàng của nhà cung cấp.
Ghi chú
Việc phát hành phiếu ghi có/ghi nợ là phương pháp pháp lý duy nhất để hủy, hoàn trả hoặc sửa đổi một hoá đơn đã xác nhận. Đảm bảo đăng ký thanh toán sau đó nếu tiền được hoàn lại cho khách hàng và/hoặc xác nhận return nếu một sản phẩm có thể lưu trữ được trả lại.
Phát hành hóa đơn hoàn cho khách hàng¶
Trong hầu hết các trường hợp, phiếu giảm giá được tạo trực tiếp từ các hóa đơn tương ứng. Để làm điều này, vào , mở hóa đơn liên quan và nhấp Credit Note.
Trong cửa sổ Credit Note, điền vào Reason displayed on Credit Note và cập nhật Journal và Reversal date nếu cần. Có hai tùy chọn:
Nhấn Reverse để mở một phiếu giảm giá nháp được điền sẵn với các chi tiết chính xác từ hoá đơn gốc. Cập nhật Product và Quantity và nhấn Confirm. Tùy chọn này cho phép hoàn trả một phần hoặc chỉnh sửa phiếu giảm giá.
Nhấp vào Reverse and Create invoice để tạo phiếu giảm giá, tự động xác nhận, đối chiếu với hoá đơn liên quan, và mở hoá đơn nháp mới đã được điền sẵn các chi tiết chính xác từ hoá đơn gốc.
Để tạo phiếu ghi có từ đầu, hãy vào , và nhấn New. Việc điền thông tin phiếu ghi có tuân theo cùng quy trình như hoàn thành một invoice.
Ghi chú
Mã số phiếu giảm giá bắt đầu bằng R và tiếp theo là số tài liệu liên quan (ví dụ, RINV/2025/0004 liên quan tới hóa đơn INV/2025/0004).
Phát hành phiếu ghi nợ khách hàng¶
Trong hầu hết các trường hợp, phiếu ghi nợ được tạo trực tiếp từ các hóa đơn tương ứng. Để thực hiện, chuyển tới , mở hóa đơn liên quan, và nhấn Debit Note. Sau đó, làm theo các bước sau:
Trong cửa sổ Create Debit Note, điền vào Reason và cập nhật các trường Use Specific Journal và Debit Note Date nếu cần.
Bật tùy chọn Copy Lines để sao chép các dòng hóa đơn và nhấp vào Create Debit Note
Trong phiếu ghi nợ, cập nhật Product và Quantity và nhấn Confirm
Mẹo
Để tạo phiếu ghi nợ từ chế độ xem danh sách hóa đơn, chọn hóa đơn mong muốn, nhấp vào Hành động, và chọn Tạo phiếu ghi nợ.
Ghi nhận hoàn tiền nhà cung cấp¶
Hoàn trả nhà cung cấp hoặc phiếu giảm giá nhà cung cấp được ghi nhận theo cùng cách như credit notes:
Để ghi nhận hoàn trả nhà cung cấp hoặc phiếu ghi có nhà cung cấp trực tiếp từ hóa đơn nhà cung cấp tương ứng, vào , mở hóa đơn nhà cung cấp liên quan và nhấn Credit Note.
Để ghi nhận từ đầu, vào , và nhấn New
Ghi nhận phiếu ghi nợ nhà cung cấp¶
Phiếu ghi nợ từ nhà cung cấp được ghi chép theo cùng cách debit notes are issued to customers
Để ghi nhận phiếu ghi nợ, đi tới , mở hoá đơn nhà cung cấp liên quan và nhấn Debit Note
Mẹo
Để tạo phiếu ghi nợ từ chế độ xem danh sách hoá đơn mua hàng, chọn (các) hoá đơn mua hàng mong muốn, nhấp vào Actions và chọn Create Debit Note
Bút toán¶
Tạo phiếu tín dụng/ghi nợ từ hoá đơn/phiếu sẽ tạo bút toán đảo ngược để hủy bỏ các mục sổ nhật ký của hoá đơn/phiếu gốc.
Example
Bút toán của một hóa đơn:
Bút toán sổ nhật ký của phiếu giảm giá được tạo để đảo ngược hoá đơn gốc ở trên:
