Hóa đơn bán hàng¶
Hóa đơn bán hàng là một tài liệu do công ty phát hành cho các sản phẩm và/hoặc dịch vụ đã bán cho khách hàng. Nó ghi nhận các khoản phải thu khi được gửi đến khách hàng. Hóa đơn này có thể bao gồm số tiền phải thanh toán cho hàng hóa và/hoặc dịch vụ đã cung cấp, thuế bán hàng áp dụng, phí vận chuyển và xử lý, cùng các khoản phụ phí khác. Odoo hỗ trợ nhiều quy trình lập hóa đơn và thanh toán khác nhau, phù hợp với từng nhu cầu kinh doanh cụ thể.
Xem thêm
Từ hóa đơn nháp đến báo cáo lợi nhuận và lỗ, quy trình bao gồm nhiều bước một khi hàng hoá (hoặc dịch vụ) đã được đặt hàng/giao (hoặc thực hiện) cho khách hàng, tùy thuộc vào chính sách lập hóa đơn:
Tạo hoá đơn¶
Hóa đơn nháp có thể được tạo trực tiếp từ các tài liệu như đơn bán hàng hoặc đơn mua hàng hoặc thủ công từ sổ nhật ký Customer Invoices trong Accounting Dashboard.
Hóa đơn phải bao gồm các thông tin cần thiết để khách hàng có thể thanh toán kịp thời cho hàng hóa và dịch vụ của mình. Đảm bảo các trường sau được điền đầy đủ và chính xác:
Khách hàng: Khi một khách hàng được chọn, Odoo sẽ tự động đưa thông tin từ hồ sơ khách hàng bao gồm địa chỉ hóa đơn, điều khoản thanh toán ưu tiên, vị trí tài chính, tài khoản phải thu và các thông tin khác vào hóa đơn. Để thay đổi các giá trị này cho một hóa đơn cụ thể, hãy chỉnh sửa trực tiếp trên hóa đơn. Để thay đổi cho các hóa đơn trong tương lai, hãy thay đổi các giá trị trong hồ sơ liên hệ.
Invoice Date: Nếu không được đặt thủ công, trường này sẽ tự động được đặt là ngày hiện tại khi xác nhận.
Due Date hoặc payment terms: Để chỉ định khi nào khách hàng phải thanh toán hoá đơn.
Journal: Được tự động đặt và có thể thay đổi nếu cần.
Currency. Nếu đồng tiền của hoá đơn khác với đồng tiền của công ty, tỷ giá hối đoái sẽ được hiển thị tự động.
Trong tab Invoice Lines:
Product: Nhấn Add a line, sau đó tìm kiếm và chọn sản phẩm.
Số lượng
Giá
Taxes (nếu áp dụng)
Để truy cập danh mục sản phẩm và xem tất cả các mục trong một hiển thị có tổ chức, nhấn Catalog. Khi các sản phẩm và số lượng được chọn, nhấn Back to Invoice để quay lại hoá đơn; các mục danh mục đã chọn sẽ xuất hiện trong các dòng hoá đơn.
Mẹo
Để hiển thị tổng số tiền của hóa đơn bằng chữ, vào và kích hoạt tùy chọn Total amount of invoice in letters
Tab Journal Items hiển thị các bút toán kế toán đã tạo. Thông tin Hóa đơn bổ sung như Customer Reference, Payment Reference, Fiscal Positions, Incoterms, và các mục khác có thể được thêm hoặc sửa đổi trong tab Other Info.
Ghi chú
Odoo ban đầu tạo hóa đơn ở trạng thái Draft. Hóa đơn dạng nháp không có ảnh hưởng kế toán cho đến khi chúng được confirmed
Xem thêm
Xác nhận hoá đơn¶
Nhấn Confirm khi hóa đơn đã hoàn thành. Trạng thái của hóa đơn chuyển sang Posted, và một bút toán nhật ký được tạo dựa trên cấu hình hóa đơn. Khi xác nhận, Odoo gán cho mỗi hóa đơn một số duy nhất từ một sequence đã định nghĩa.
Ghi chú
Sau khi được xác nhận, hóa đơn không còn có thể được cập nhật nữa. Nhấn Reset to draft nếu cần thay đổi.
Nếu cần, hóa đơn và các bút toán sổ nhật ký khác có thể bị khóa sau khi đã vào sổ bằng cách sử dụng tính năng Secure posted entries with hash
Gửi hoá đơn¶
Để thiết lập phương thức Invoice sending ưu tiên cho một khách hàng, truy cập và chọn khách hàng. Trong tab Accounting của biểu mẫu liên hệ, chọn phương thức Invoice sending ưu tiên trong phần Customer Invoices.
Ghi chú
Gửi thư trong Odoo yêu cầu In-App Purchase (IAP) tín dụng hoặc token
Để gửi hóa đơn cho khách hàng, quay lại bản ghi hóa đơn và thực hiện các bước sau:
Nhấn Send.
Nếu default invoice layout chưa được tùy chỉnh, một cửa sổ pop-up Cấu hình bố cục tài liệu của bạn xuất hiện. Cấu hình bố cục và nhấn Tiếp tục
Ghi chú
Bố cục tài liệu có thể được thay đổi bất kỳ lúc nào trong cài đặt chung.
Để thêm mã QR cho các khoản thanh toán qua ứng dụng ngân hàng vào hoá đơn, bật tùy chọn QR Code trong cửa sổ Configure Your Document Layout. Để chỉnh sửa tùy chọn này, vào , kéo xuống phần Customer Payments, và bật/tắt tùy chọn QR Codes.
Trong cửa sổ Send:
Nếu một phương thức Invoice sending ưu tiên đã được thiết lập trong mẫu liên hệ, nó sẽ được chọn mặc định. Chọn phương thức khác nếu cần.
Nếu không có phương thức Invoice sending ưa thích nào được đặt trong biểu mẫu liên hệ, hãy chọn phương thức để sử dụng cho việc gửi hoá đơn tới khách hàng.
Nhấn Send nếu tùy chọn by Email được chọn, hoặc nhấn Download.
Đang gửi nhiều hoá đơn¶
Để gửi và in nhiều hóa đơn, vào , chọn chúng trong danh sách Invoices và nhấn Send. Cửa sổ Send hiển thị các phương thức gửi hóa đơn đã chọn dựa trên phương thức ưu tiên đã thiết lập.
Đối với các hóa đơn đã chọn, một biểu ngữ được thêm vào để chỉ ra chúng là một phần của lô gửi và in đang diễn ra. Điều này giúp ngăn quá trình bị kích hoạt lại bằng tay, vì có thể mất một thời gian để hoàn thành đối với các lô lớn đặc biệt.
Để kiểm tra tất cả các hoá đơn chưa được gửi, hãy vào . Trong chế độ xem danh sách Invoices, nhấp vào thanh tìm kiếm và lọc theo Not Sent.
Thanh toán và đối soát¶
Trong Odoo, một hóa đơn được coi là Paid khi bút toán kế toán liên quan đã được đối soát với một giao dịch ngân hàng tương ứng.
Xem thêm
thanh toán
Follow-up thanh toán¶
Các tác vụ follow-up của Odoo giúp các công ty theo dõi hóa đơn khách hàng. Có thể thiết lập những tác vụ khác nhau để nhắc nhở khách hàng thanh toán các hóa đơn chưa thanh toán, tùy thuộc vào mức độ chậm trễ của khách hàng. Những tác vụ này được nhóm thành các cấp độ nhắc nhở và sẽ kích hoạt khi một hóa đơn quá hạn một số ngày nhất định. Nếu có nhiều hóa đơn quá hạn cho cùng một khách hàng, các tác vụ sẽ được thực hiện trên hóa đơn quá hạn lâu nhất.
Báo cáo¶
Báo cáo Đối tác¶
Sổ cái đối tác¶
Báo cáo Partner Ledger hiển thị số dư của khách hàng và nhà cung cấp. Để truy cập, hãy vào .
Khoản phải thu quá hạn¶
Để xem các hoá đơn khách hàng chưa thanh toán và ngày đến hạn liên quan, sử dụng báo cáo Aged Receivable. Để truy cập, vào .
Công nợ phải trả quá hạn¶
Để xem các hoá đơn mua hàng chưa thanh toán và ngày đến hạn liên quan, hãy sử dụng báo cáo Aged Payable. Để truy cập, đi tới .
Lãi và lỗ¶
Báo cáo Profit and Loss hiển thị chi tiết về thu nhập và chi phí.
Bảng cân đối kế toán¶
Bản Balance Sheet tóm tắt tài sản, nợ phải trả và vốn của công ty tại một thời điểm cụ thể.