Sổ nhật ký¶

Các bút toán được ghi vào các sổ nhật ký khác nhau để duy trì hồ sơ có tổ chức về giao dịch tài chính của công ty. Odoo sử dụng sáu loại sổ nhật ký khác nhau để tổ chức hồ sơ kế toán:

Bank
Cash
Credit Card
Sales
Purchase
Miscellaneous

Ghi chú

Có thể có nhiều sổ nhật ký cùng loại, chẳng hạn hai sổ ngân hàng riêng biệt, mỗi sổ cho một tài khoản ngân hàng duy nhất, hoặc hai sổ bán hàng riêng để theo dõi thu nhập B2B so với B2C

Mỗi thẻ trên Accounting Dashboard đại diện cho một sổ nhật ký. Để chỉnh sửa cấu hình của một sổ nhật ký, nhấp vào (vertical ellipsis) trên thẻ sổ nhật ký, rồi nhấp vào Configuration. Ngoài ra, hãy vào Accounting ‣ Configuration ‣ Journals để chọn và chỉnh sửa một sổ nhật ký hiện có hoặc để tạo một sổ nhật ký mới.

Mặc dù các loại sổ nhật ký khác nhau có một số trường cấu hình hơi khác nhau, nhưng một số trường nhất quán trên tất cả các loại sổ nhật ký:

Short Code: Mỗi sổ nhật ký phải có một mã duy nhất (độ dài từ 1 đến 5 ký tự). Mã ngắn được sử dụng làm tiền tố cho tất cả bút toán nhật ký thuộc sổ này.
Currency: If desired, set the currency of this journal. For bank and cash journals, this is the currency of the journal's transactions. This field is only visible when multiple currencies are enabled.

Tab Advanced Settings chứa các tùy chọn kỹ thuật hơn:

Allowed accounts: Giới hạn các tài khoản được sử dụng khi ghi bút toán trong nhật ký này. Để trống trường này để cho phép tất cả các tài khoản.
Email Alias: Đặt địa chỉ email để tạo bút toán bằng cách số hóa PDF được gửi tới địa chỉ này. Cách này thường được sử dụng để tạo customer invoices and vendor bills.
Secure Posted Entries with Hash: Restrict the alterability of this journal's entries to comply with tax authorities in certain countries.

Cảnh báo

Tùy chọn Secure Posted Entries with Hash không thể bị xóa khỏi một sổ nhật ký khi sổ nhật ký đã có bút toán đã vào sổ.

Ghi chú

Sổ nhật ký ngân hàng và tiền mặt không có các trường Secure Posted Entries with Hash hoặc Email Alias.
Nếu một alias domain chưa được cấu hình, một liên kết tới Configure Alias Domain sẽ được hiển thị thay vì trường Email Alias.

Sổ nhật ký ngân hàng, tiền mặt và thẻ tín dụng¶

Các sổ nhật ký ngân hàng, tiền mặt và thẻ tín dụng có các tính năng chung sau:

Suspense Account: Giao dịch trên sổ nhật ký này được ghi vào tài khoản này cho tới khi chúng được đối chiếu, lúc đó tài khoản này sẽ được thay thế bằng tài khoản mà giao dịch đã được đối chiếu. Mọi lúc, số dư của tài khoản tạm thời trong sổ cái tổng hợp cho thấy số dư của các giao dịch chưa được đối chiếu.
Ghi chú
Khi một giao dịch ngân hàng được đối chiếu, bút toán sổ nhật ký được sửa đổi để thay thế tài khoản tạm thời ngân hàng bằng tài khoản của mục bút toán được đối chiếu. Tài khoản này thường là một trong các:
- tài khoản outstanding receipts or payments account nếu đối chiếu với một khoản thanh toán đã đăng ký; hoặc
- tài khoản phải thu hoặc phải trả nếu đối chiếu trực tiếp với hóa đơn hoặc phiếu
Dedicated Payment Sequence: Đánh dấu trường này để sử dụng các dãy số riêng cho các khoản thanh toán và các giao dịch được ghi trên sổ nhật ký này.

Ghi chú
Nếu trường Dedicated Payment Sequence được đánh dấu, các khoản thanh toán sử dụng outstanding account sẽ có tham chiếu thêm P trước mã ngắn của sổ nhật ký. Nếu không, các tham chiếu sẽ bắt đầu bằng PAY.

Các tab Incoming Payments và Outgoing Payments chứa payment methods của sổ nhật ký này. Các phương thức thanh toán khác nhau khả dụng tùy thuộc vào loại sổ nhật ký. Nếu muốn, hãy thiết lập outstanding accounts trên các phương thức thanh toán.

Xem thêm

Tài khoản chưa liên kết¶

Theo mặc định, các khoản thanh toán trong Odoo không tạo bút toán, nhưng có thể được cấu hình để tạo bút toán bằng cách sử dụng tài khoản tồn trên các sổ bank và cash.

An outstanding receipts account is where incoming payments are posted until they are linked with incoming bank transactions.
An outstanding payments account is where outgoing payments are posted until they are linked with outgoing bank transactions.

Các tài khoản này thường thuộc type Current Assets và Current Liabilities.

Thanh toán được đăng ký trong Odoo sẽ được ghi vào tài khoản phải thu chưa đối chiếu và tài khoản phải trả chưa đối chiếu cho đến khi chúng được đối chiếu. Vào bất kỳ thời điểm nào, số dư của tài khoản phải thu chưa đối chiếu trong sổ cái hiển thị số dư của các khoản thanh toán đến đã đăng ký nhưng chưa được đối chiếu, và số dư của tài khoản phải trả chưa đối chiếu trong sổ cái hiển thị số dư của các khoản thanh toán ra đã đăng ký nhưng chưa được đối chiếu.

Cấu hình¶

Để cấu hình các tài khoản tồn đọng, vào Accounting ‣ Configuration ‣ Journals và chọn hoặc tạo một sổ nhật ký ngân hàng hoặc tiền mặt. Trong các tab Incoming Payments và Outgoing Payments, thiết lập Outstanding Receipts accounts và Outstanding Payments accounts cho mỗi phương thức thanh toán mà bạn muốn tạo bút toán.

Ghi chú

Nếu tài khoản ngân hàng chính của sổ nhật ký được thêm vào làm tài khoản phải thu chưa thanh toán hoặc tài khoản phải trả chưa thanh toán, khi một khoản thanh toán được ghi nhận, trạng thái của hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn mua hàng sẽ được đặt trực tiếp thành Paid
Nếu tài khoản thu chưa thanh toán hoặc tài khoản chi chưa thanh toán cho một phương thức thanh toán để trống, việc ghi nhận thanh toán bằng phương thức này sẽ không tạo bất kỳ bút toán nào.

Ngân hàng¶

Sổ nhật ký ngân hàng được sử dụng để ghi lại các bút toán liên quan đến bank transactions và các khoản thanh toán đến và đi payments. Các trường sau là riêng cho sổ nhật ký ngân hàng:

Bank Account: This Bank and Cash type account is the default account for this bank journal.
Account Number: Số tài khoản ngân hàng được sử dụng khi đăng ký thanh toán và là bắt buộc để tạo các tệp thanh toán gửi ra, chẳng hạn như SEPA hoặc NACHA. Để chỉnh sửa chi tiết tài khoản ngân hàng, nhấp vào nút (Internal link) bên cạnh Account Number và cập nhật thông tin tài khoản cho phù hợp.
Bank: The bank name is used when registering payments and is required for generating outgoing payment files. To edit the bank account details, click on the (Internal link) button next to the Bank name and update the account information accordingly.
Bank Feeds: Xác định phương pháp tạo transactions ngân hàng, cho dù là Manual hoặc qua Online Synchronization.
Split Transactions: Split collective payments for CODA files.

Có nhiều phương thức thanh toán khả dụng cho sổ nhật ký ngân hàng, cũng như các cấu hình để tạo tệp thanh toán ra ngoài, chẳng hạn như SEPA hoặc NACHA.

Tiền mặt¶

Sổ nhật ký tiền mặt được dùng để ghi lại các bút toán liên quan tới tiền mặt transactions. Các trường sau đây là riêng dành cho sổ nhật ký tiền mặt:

Cash Account: Tài khoản loại Bank and Cash này là tài khoản mặc định cho sổ nhật ký tiền mặt này.
Profit Account: This Income or Other Income type account is used to register a profit when the ending balance of a cash register is greater than expected.
Loss Account: Tài khoản loại Expenses này được sử dụng để ghi nhận khoản lỗ khi số dư cuối cùng của quỹ tiền mặt ít hơn dự kiến.

Chỉ có các phương thức thanh toán thủ công khả dụng cho nhật ký tiền mặt.

Thẻ¶

Sổ nhật ký thẻ tín dụng được dùng để ghi nhận các bút toán liên quan đến thẻ tín dụng. Các trường sau đây là đặc thù cho sổ nhật ký thẻ tín dụng:

Journal Account: Tài khoản loại Credit Card này là tài khoản mặc định cho nhật ký thẻ tín dụng này.
Bank Feeds: Define the method of creating credit card transactions, whether manual or via Online Synchronization.

Chỉ có các phương thức thanh toán thủ công cho sổ nhật ký thẻ tín dụng.

Sổ nhật ký bán hàng, mua hàng và hỗn hợp¶

Bán hàng¶

Sổ nhật ký bán hàng, còn gọi là sổ nhật ký doanh thu, được sử dụng để ghi lại các bút toán liên quan đến customer invoices. Các trường sau là dành riêng cho sổ nhật ký hoá đơn bán hàng:

Default Income Account: Các Hóa đơn trong nhật ký này sử dụng tài khoản loại Income hoặc Other Income trừ khi bị ghi đè bởi tài khoản doanh thu khác được đặt trên danh mục sản phẩm, sản phẩm hoặc dòng Hóa đơn.
Dedicated Credit Note Sequence: Đánh dấu vào ô này để sử dụng một dãy số riêng cho tham chiếu của hóa đơn hoàn, tăng độc lập so với dãy số hóa đơn chính và thêm một R vào tham chiếu trước mã ngắn của nhật ký.
Dedicated Debit Note Sequence: Chọn ô này để sử dụng một dãy số riêng cho tham chiếu của phiếu ghi có, tăng riêng biệt so với dãy số hóa đơn chính và thêm một chữ D trước mã viết tắt của nhật ký.

Sổ nhật ký bán hàng có các trường bổ sung trong tab Advanced Settings cho phép bạn đặt định dạng giao tiếp mặc định sẽ xuất hiện trên hoá đơn khách hàng để khách hàng có thể tham chiếu tới hoá đơn cụ thể này khi thanh toán:

Communication Type: Chọn nếu định dạng tham chiếu thanh toán truyền cho khách hàng nên dựa trên số hóa đơn hoặc số khách hàng.
Communication Standard: Chọn định dạng của tham chiếu thanh toán được truyền tới khách hàng.

Mua hàng¶

Nhật ký mua hàng được sử dụng để ghi lại các bút toán liên quan đến vendor bills. Các trường sau là đặc thù của nhật ký mua hàng:

Default Expense Account: Vendor bills in this journal use this Expense type account unless overwritten by another expense account set on the product category, product, or expense.
Private Part Account: Select the account to be used to register the private part of mixed expenses.
Dedicated Credit Note Sequence: Đánh dấu ô này để sử dụng một dãy riêng cho tham chiếu của phiếu giảm giá (credit note) tăng độc lập so với dãy chính của hoá đơn nhà cung cấp và thêm một R vào tham chiếu trước mã ngắn của sổ nhật ký.
Dedicated Debit Note Sequence: Chọn ô này để sử dụng một dãy số riêng cho tham chiếu của phiếu ghi có, tăng riêng biệt so với dãy số hóa đơn chính và thêm một chữ D trước mã viết tắt của nhật ký.

Thông tin khác¶

Sổ nhật ký hỗn hợp được sử dụng để ghi lại các bút toán không liên quan đến bất kỳ loại sổ nhật ký nào khác, chẳng hạn như các bút toán đóng thuế.

Xem thêm