Hóa đơn mua hàng

Hóa đơn mua hàng có thể được ghi nhận thủ công hoặc tự động trong Odoo. Báo cáo Aged Payable report cung cấp cái nhìn tổng quan về tất cả các hoá đơn chưa thanh toán để giúp đảm bảo thanh toán kịp thời các khoản tiền đúng mức.

Xem thêm

Tạo hóa đơn mua hàng

Thủ công

Để tạo hoá đơn mua hàng thủ công, vào Accounting ‣ Vendors ‣ Bills và nhấn New.

Mẹo

Ngoài ra, có thể tạo một hóa đơn mua hàng từ Bảng điều khiển Kế toán:

  • hoặc nhấp vào New trên sổ nhật ký Purchases;

  • or click the (vertical ellipsis) icon of the Purchases journal, then Bill under the New section.

Tự động

Hóa đơn nhà cung cấp có thể được tạo tự động bằng cách gửi email tới một email alias liên kết với sổ nhật ký mua hàng, hoặc bằng cách uploading a PDF.

Ghi chú

  • Sau khi hoá đơn được tải lên, tài liệu PDF sẽ xuất hiện ở phía bên phải của màn hình, giúp dễ dàng điền thông tin hoá đơn.

  • Hóa đơn có thể digitized để tự động hoàn thành và matched with purchase orders để thay thế dữ liệu được phát hiện bởi OCR bằng chi tiết của đơn đặt hàng hiện có.

  • Các dịch vụ như việc số hoá hoá đơn nhà cung cấp đã quét hoặc PDF trong Odoo yêu cầu tín dụng In-App Purchase (IAP)

Để tự động ghi sổ các hóa đơn từ các nhà cung cấp đã chọn, vào Accounting ‣ Vendors ‣ Vendors và chọn nhà cung cấp liên quan. Trong tab Accounting, dưới phần General, cập nhật trường Auto-post bills bằng một trong các tùy chọn sau:

  • Always

  • Ask after 3 validations without edits

  • Never

Xem thêm

Vendor bills matching with purchase orders

Hoàn thành hóa đơn

Cho dù hoá đơn được tạo thủ công hay tự động, hãy đảm bảo các trường sau được điền đúng và đầy đủ:

  • Vendor: Odoo tự động điền một số thông tin dựa trên dữ liệu trong hồ sơ liên hệ của nhà cung cấp cũng như các đơn mua hàng và hóa đơn mua hàng trước đó.

  • Bill Reference: Thêm tham chiếu đơn bán hàng do nhà cung cấp cung cấp. Trường này được sử dụng để match các sản phẩm khi chúng được nhận.

  • Auto-Complete: Chọn một hoá đơn/đơn mua hàng trong quá khứ để tự động hoàn thành tài liệu. Trường Vendor cần được điền trước khi điền trường này.

  • Bill Date: Select the document's issuance date.

  • Accounting Date: Cập nhật ngày ghi sổ kế toán của tài liệu nếu cần.

  • Payment Reference: Trường Memo tự động bao gồm tham chiếu thanh toán một khi thanh toán được ghi nhận.

  • Recipient Bank: Cho biết số tài khoản mà khoản thanh toán sẽ được chuyển tới. Trường này là bắt buộc khi thanh toán qua các tệp thanh toán hàng loạt (ví dụ: NACHA và SEPA).

  • Due Date hoặc Payment Terms phải được chỉ định cho thanh toán hóa đơn.

  • Journal: Chọn sổ nhật ký nào sẽ ghi nhận hoá đơn và trong đồng tiền nào currency

Trong tab Invoice Lines:

  • Để truy cập danh mục sản phẩm, nhấn Catalog

  • Chọn sản phẩm và số lượng, sau đó nhấn Back to Bill để quay lại hóa đơn mua hàng; các mục danh mục đã chọn sẽ xuất hiện trong các dòng của hóa đơn mua hàng.

  • Cập nhật các trường Quantity, Price, và Taxes nếu cần.

Mẹo

Nếu dòng hoá đơn không tương ứng với một sản phẩm hiện có trong cơ sở dữ liệu, nhấn Add a line và nhập mô tả cho dòng hoá đơn mà không liên kết nó với sản phẩm.

Ghi chú

Nhiều hoá đơn cho cùng một đơn mua hàng có thể được phát hành nếu nhà cung cấp đang trong trạng thái chờ hàng và gửi hoá đơn khi sản phẩm được giao, hoặc nếu nhà cung cấp gửi hoá đơn một phần hoặc yêu cầu đặt cọc. Trong trường hợp này, nhiều hoá đơn có thể có cùng Bill Reference.

Xác nhận hoá đơn

Nhấn Confirm khi tài liệu đã hoàn thành. Trạng thái chuyển thành Posted, và một bút toán sổ nhật ký được tạo dựa trên thông tin hoá đơn nhà cung cấp. Khi xác nhận, Odoo gán cho mỗi hoá đơn nhà cung cấp một số duy nhất từ một sequence đã định nghĩa.

Ghi chú

Sau khi được xác nhận, hóa đơn mua hàng không thể được cập nhật nữa. Nhấn Reset to draft nếu cần thay đổi.

Thanh toán và đối soát

To register a payment, click on Pay. In the Pay window, select the Journal, the Payment Method, the Amount, and the Currency.

Khi số tiền Amount đã thanh toán ít hơn tổng số tiền còn lại trên hoá đơn nhà cung cấp, thanh toán là partial, và trường Payment Difference hiển thị công nợ còn lại.

Trường Memo được điền tự động nếu Payment Reference đã được thiết lập đúng trên hoá đơn nhà cung cấp. Nếu trường trống, chọn số hoá đơn nhà cung cấp làm tham chiếu.

Sau đó nhấn Create payment. Một biểu ngữ In Payment/Partial xuất hiện trên hoá đơn cho đến khi nó được reconciled và trạng thái của nó cập nhật thành Paid.

Xem thêm

Báo cáo công nợ phải trả quá hạn

Để xem tổng quan về các hoá đơn mua hàng đang mở và ngày đến hạn của chúng, hãy vào Accounting ‣ Reporting ‣ Aged payable

Nhấn vào biểu tượng (right arrow) bên cạnh nhà cung cấp để xem chi tiết tất cả các hoá đơn chưa thanh toán của họ, bao gồm ngày đến hạn và số tiền.

Ghi chú

Nhấn PDF hoặc XLSX để tạo tệp PDF hoặc XLSX, tương ứng.