Follow up hoá đơn¶
Tin nhắn nhắc nợ có thể được gửi tới khách hàng khi thanh toán quá hạn. Odoo giúp xác định các khoản thanh toán quá hạn và cho phép lên lịch cũng như gửi các lời nhắc phù hợp sử dụng hành động nhắc nợ theo số ngày quá hạn. Các lời nhắc có thể được gửi qua các phương pháp khác nhau, bao gồm email, tin nhắn WhatsApp, SMS hoặc thư tín.
Cấu hình¶
Để cấu hình Follow-up actions, đi tới . Trong chế độ xem danh sách Follow-up Levels, một số mức nhắc nợ và hành động được cấu hình mặc định.
Để chỉnh sửa mức nhắc nhở, nhấp vào bản ghi. Trong chế độ xem biểu mẫu, sửa Description hoặc điều chỉnh số ngày trước khi gửi lời nhắc. Trong tab Notification, chọn Actions như Send Email, Send WhatsApp message, Send SMS Message, và Send a Letter.
Ghi chú
Gửi thư và tin nhắn WhatsApp hoặc SMS trong Odoo yêu cầu tín dụng hoặc token của In-App Purchase (IAP)
Để sử dụng mẫu đã được điền sẵn khi gửi email hoặc thư, hãy chọn một Content Template. Để chỉnh sửa, nhấp vào biểu tượng (internal link arrow) bên cạnh trường Content Template. Nếu được bật, tin nhắn WhatsApp và SMS sẽ sử dụng trường WhatsApp Template hoặc Sms Template cụ thể, có thể chỉnh sửa bằng cách nhấp vào biểu tượng (internal link arrow).
Các tùy chọn khác có thể được bật trong phần Options của mức theo dõi cụ thể:
Tự động nhắc nhở bằng tùy chọn Automatic
Attach Invoices có quá hạn trong lời nhắc.
Add followers trên khách hàng liên quan để nhận thông báo về bất kỳ hồi đáp email nào được thực hiện trên email nhắc nhở.
Trong tab Activity, bật tùy chọn để tự động lên lịch activities khi mức độ theo dõi được kích hoạt. Chọn người dùng Responsible và Activity Type, và nhập Summary.
Để thêm một Follow-up Level mới, nhấn New và điền vào các trường.
Mẹo
Đặt số ngày âm để gửi lời nhắc trước ngày đến hạn của hoá đơn.
Nhắc nợ hoá đơn¶
Ghi chú
Đối soát tất cả các giao dịch ngân hàng trước khi bắt đầu quá trình theo dõi để tránh gửi nhắc nhở cho các hóa đơn đã được thanh toán.
Để xem tất cả các hóa đơn quá hạn, vào . Trong chế độ xem danh sách Invoices, bấm vào thanh tìm kiếm và lọc theo Overdue.
Nhắc nợ cho một khách hàng¶
Để xem tổng quan chi tiết về trạng thái follow-up hóa đơn của khách hàng, hãy truy cập . Mở biểu mẫu khách hàng và nhấp vào tab Kế toán. Trong phần Follow-up hóa đơn, nhấp vào các cấp độ khác nhau để xem Trạng thái follow-up của từng cấp độ. Nếu cần thực hiện hành động, nhấp vào Hóa đơn quá hạn để xem danh sách chi tiết các hóa đơn quá hạn.
Có thể thiết lập các tùy chọn bổ sung:
Reminders: Có thể là Automatic hoặc Manual.
Next reminder: Ngày mà các hành động theo dõi tiếp theo cần được thực hiện được tự động thiết lập khi các lần theo dõi được xử lý, nhưng có thể điều chỉnh thủ công nếu cần.
Responsible: Người dùng chịu trách nhiệm thực hiện các hành động theo dõi.
Để gửi nhắc thanh toán cho khách hàng một cách thủ công, nhấp vào Send và chọn các hành động trong cửa sổ Send and Print:
Print
Email
WhatsApp
Sms
By post
Bật tùy chọn Attach Invoices và thay đổi Content Template, WhatsApp Template hoặc Phone nếu cần. Sau đó, nhấn Send hoặc Send & Print để gửi follow-up report.
Xem thêm
Ghi chú
Thông tin liên hệ trên hoá đơn hoặc trên biểu mẫu liên hệ được sử dụng để gửi lời nhắc
Khung trao đổi ghi lại đầy đủ mọi hành động theo dõi.
Nhắc nợ cho tất cả khách hàng cần hành động¶
Sau khi thiết lập các tùy chọn bổ sung follow-up, kiểm tra các khách hàng có hóa đơn quá hạn hoặc cần theo dõi. Để thực hiện, chuyển tới . Trong chế độ xem kanban Customers, nhấp vào thanh tìm kiếm và lọc theo Overdue Invoices hoặc Requires Follow-up.
Để thực hiện các hành động theo dõi cho tất cả khách hàng liên quan, chuyển sang chế độ xem danh sách và chọn các khách hàng cần theo dõi. Sau đó, nhấn (Actions) và chọn Process Follow-ups để gửi cho họ follow-up report.
Báo cáo¶
Sao kê khách hàng¶
Để có cái nhìn tổng quan đầy đủ về trạng thái tài khoản của khách hàng, nhấn nút thông minh Customer Statement trên biểu mẫu khách hàng. Báo cáo này tương ứng với phần trong báo cáo Partner Ledger dành riêng cho khách hàng đó.
Để gửi cho khách hàng, nhấn Send, thay đổi Email Template nếu cần, và nhấn Print & Send.
Để xem sao kê khách hàng cho nhiều khách hàng cùng lúc, chọn khách hàng từ chế độ xem danh sách Customers, nhấp vào (Actions), và chọn Open Customer Statements.
Nhấn PDF hoặc XLSX để tạo tệp PDF hoặc XLSX, tương ứng.
Báo cáo follow-up¶
Để có cái nhìn tổng thể về các hóa đơn đến hạn của khách hàng, tách biệt những hóa đơn đang đến hạn và những hóa đơn quá hạn, nhấn nút thông minh Customer Statement trên biểu mẫu khách hàng. Sau đó, nhấn Report: Customer Statement và chọn Follow-Up Report
Để xem báo cáo nhắc nợ cho tất cả khách hàng cùng lúc, vào . Sau đó, nhấn Report: và chọn Follow-Up Report.
Nhấn PDF hoặc XLSX để tạo tệp PDF hoặc XLSX, tương ứng.