Bảng tóm tắt kế toán

Bảng cân đối kế toán là một ảnh chụp nhanh về tài chính của công ty vào một ngày cụ thể (trái ngược với Lãi lỗ, vốn là một phân tích trong một khoảng thời gian).

• Tài sản đại diện cho của cải của công ty và hàng hóa mà công ty sở hữu. Tài sản cố định bao gồm các tòa nhà và văn phòng, trong khi tài sản lưu động bao gồm tài khoản ngân hàng và tiền mặt. Số tiền mà khách hàng nợ là một tài sản. Nhân viên không phải là tài sản.

• Nợ phải trả là các nghĩa vụ phát sinh từ các sự kiện trong quá khứ mà công ty sẽ phải thanh toán trong tương lai (hóa đơn tiện ích, nợ, nhà cung cấp chưa trả). Nợ phải trả cũng có thể được định nghĩa là một nguồn tài trợ được cung cấp cho công ty, còn gọi là đòn bẩy.

• Vốn chủ sở hữu là số tiền được góp bởi các chủ sở hữu của công ty (người sáng lập hoặc cổ đông) cộng với lợi nhuận giữ lại (hoặc lỗ) trước đây. Mỗi năm, lợi nhuận ròng (hoặc lỗ) có thể được ghi nhận là lợi nhuận giữ lại hoặc phân phối cho cổ đông (dưới dạng cổ tức).

Những gì được sở hữu (tài sản) đã được tài trợ qua nợ để bù đắp (nợ phải trả) hoặc vốn chủ sở hữu (lợi nhuận, vốn)

Có sự phân biệt giữa tài sản và chi phí:

• tài sản là một nguồn lực có giá trị kinh tế mà cá nhân, công ty hoặc quốc gia sở hữu hoặc kiểm soát với kỳ vọng sẽ mang lại lợi ích trong tương lai. Tài sản được báo cáo trên bảng cân đối của công ty. Chúng được mua hoặc tạo ra để tăng giá trị của doanh nghiệp hoặc mang lại lợi ích cho hoạt động của nó.

• An expense is the costs of operations a company bears to generate revenues.

Báo cáo lợi nhuận và lỗ (P&L) hiển thị hiệu suất của công ty trong một khoảng thời gian cụ thể, thường là một quý hoặc một năm tài chính.

• Doanh thu là số tiền công ty thu được khi bán hàng hoá và/hoặc dịch vụ.

• giá vốn bán hàng (COGS, hoặc còn gọi là "Cost of Sale") chỉ chi phí bán hàng (ví dụ, chi phí nguyên liệu và nhân công dùng để tạo ra hàng hóa).

  • The Gross profit equals the revenues from sales minus the cost of goods sold.

  • Chi phí hoạt động (OPEX) bao gồm tiền lương quản trị, bán hàng và R&D, tiền thuê và tiện ích, chi phí linh tinh, bảo hiểm, và bất kỳ khoản chi nào vượt quá chi phí của hàng bán hoặc chi phí bán hàng.

Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu

Hệ thống tài khoản

Hệ thống tài khoản liệt kê tất cả các tài khoản của công ty: cả tài khoản Bảng cân đối và tài khoản Lãi‑lỗ. Mỗi giao dịch được ghi lại bằng cách ghi nợ và ghi có nhiều tài khoản trong một bút toán. Theo một cách nào đó, một hệ thống tài khoản giống như DNA của công ty!

Mỗi tài khoản được liệt kê trong hệ thống tài khoản thuộc một danh mục cụ thể. Trong Odoo, mỗi tài khoản có mã duy nhất và thuộc một trong các danh mục này:

• Equity and subordinated debts

  • Vốn chủ sở hữu là số tiền được các cổ đông của công ty đầu tư để tài trợ hoạt động của công ty.

  • Nợ cấp dưới là khoản tiền mà bên thứ ba cho công ty vay để tài trợ cho hoạt động của công ty. Trong trường hợp công ty giải thể, các bên thứ ba này sẽ được hoàn trả trước cổ đông.

• Tài sản cố định là những tài sản hữu hình (tức là tài sản có thể nhìn thấy và chạm được) mà một công ty mua để phục vụ cho việc sản xuất hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Đây là các tài sản dài hạn, có nghĩa là chúng có thời gian sử dụng hữu ích kéo dài hơn một năm. Tài sản cố định còn bao gồm bất độn sản, nhà máy, và thiết bị (thường được gọi là “PP&E”) và được ghi nhận trên bảng cân đối kế toán dưới phân loại này.

• Current assets and liabilities

  • Tài khoản tài sản ngắn hạn là một mục trên bảng cân đối kế toán, được liệt kê dưới phần Tài sản, ghi nhận tất cả các tài sản sở hữu của công ty có thể chuyển đổi thành tiền mặt trong vòng một năm. Tài sản ngắn hạn bao gồm tiền mặt, các khoản tiền tương đương, các khoản phải thu, hàng tồn kho, chứng khoán lưu động, các khoản chi phí trả trước và các tài sản thanh khoản khác.

  • Nợ ngắn hạn là các khoản nợ tài chính ngắn hạn của công ty phải trả trong vòng một năm. Một ví dụ về nợ ngắn hạn là tiền nợ nhà cung cấp dưới dạng khoản phải trả.

• Bank and cash accounts

  • A bank account is a financial account maintained by a bank or other financial institution in which the financial transactions between the bank and a customer are recorded.

  • Một tài khoản tiền mặt, hoặc sổ tiền mặt, có thể là một sổ cái trong đó tất cả các giao dịch tiền mặt được ghi lại. Tài khoản tiền mặt bao gồm cả nhật ký thu tiền và nhật ký chi tiền.

• Expenses and income

  • Một chi phí là chi phí của các hoạt động mà công ty phải chịu để tạo ra doanh thu. Nó được định nghĩa đơn giản là chi phí mà người ta phải chi để có được một thứ gì đó. Các chi phí thường gặp bao gồm thanh toán cho nhà cung cấp, tiền lương nhân viên, tiền thuê nhà máy và khấu hao thiết bị.

  • Thuật ngữ "income" thường chỉ số tiền, tài sản và các chuyển giao giá trị khác nhận được trong một khoảng thời gian nhất định để đổi lại dịch vụ hoặc sản phẩm.

Ví dụ

*: Không thể chọn đồng thời các hộp Customer Refund và Customer Payment vì chúng mâu thuẫn nhau.

Số dư = Nợ - Có

Bút toán

Mỗi chứng từ tài chính của công ty (ví dụ: hóa đơn, sao kê ngân hàng, phiếu lương, hợp đồng tăng vốn) được ghi nhận dưới dạng bút toán nhật ký, ảnh hưởng đến nhiều tài khoản.

Để một bút toán được cân bằng, tổng các khoản nợ phải bằng tổng các khoản có.

ví dụ về bút toán kế toán cho các giao dịch khác nhau. (xem entries.js)

Đối soát

Reconciliation là quá trình liên kết các bút toán nhật ký của một tài khoản cụ thể và ghép các khoản ghi có và ghi nợ.

Mục đích chính của nó là liên kết các khoản thanh toán với hoá đơn liên quan để đánh dấu chúng đã được thanh toán. Điều này được thực hiện bằng cách thực hiện đối chiếu trên tài khoản phải thu và/hoặc tài khoản phải trả.

Đối soát được thực hiện tự động bởi hệ thống khi:

• Thanh toán được ghi nhận trực tiếp trên hóa đơn

• liên kết giữa các khoản thanh toán và các hoá đơn được phát hiện trong quá trình khớp ngân hàng

Ví dụ sao kê khách hàng

Khoản phải thu	Nợ	Có
Hóa đơn 1	100
Thanh toán một phần 1/2		70
Hóa đơn 2	65
Thanh toán một phần 2/2		30
Thanh toán 2		65
Hóa đơn 3	50
Tổng cần thanh toán	50

Đối chiếu ngân hàng

Đối chiếu ngân hàng là quá trình khớp các dòng sao kê ngân hàng (do ngân hàng của bạn cung cấp) với các giao dịch được ghi nhận nội bộ (các khoản thanh toán cho nhà cung cấp hoặc từ khách hàng). Đối với mỗi dòng trong sao kê ngân hàng, nó có thể là:

• được ghép với một khoản thanh toán đã ghi lại trước: một khoản thanh toán được đăng ký khi nhận được séc từ khách hàng, sau đó được ghép khi kiểm tra sao kê ngân hàng.

• được ghi nhận là một khoản thanh toán mới: bút toán sổ nhật ký của khoản thanh toán được tạo và đối chiếu với hóa đơn liên quan khi xử lý sao kê ngân hàng.

• được ghi nhận là giao dịch khác: chuyển khoản ngân hàng, nộp trực tiếp, v.v.

Odoo nên tự động đối chiếu hầu hết các giao dịch; chỉ một vài giao dịch cần được xem xét thủ công. Khi quá trình đối chiếu ngân hàng hoàn tất, số dư trên tài khoản ngân hàng trong Odoo phải khớp với số dư trên sao kê ngân hàng.

Xử lý séc

Có hai cách tiếp cận để quản lý séc và chuyển khoản nội bộ:

• Hai bút toán và một đối soát

• Một bút toán và một đối soát ngân hàng

Bút toán đầu tiên được tạo khi ghi nhận thanh toán trên hoá đơn. Bút toán thứ hai được tạo khi ghi nhận sao kê ngân hàng.

Tài khoản	Nợ	Có	Đối soát
Khoản phải thu		100	Hóa đơn ABC
Quỹ chưa nộp	100		Séc 0123

Tài khoản	Nợ	Có	Đối soát
Quỹ chưa nộp		100	Séc 0123
Ngân hàng	100

Bút toán được tạo khi ghi nhận thanh toán trên hoá đơn. Khi đối soát sao kê ngân hàng, dòng sao kê được liên kết với bút toán hiện có.

Tài khoản	Nợ	Có	Đối soát	Sao kê ngân hàng
Khoản phải thu		100	Hóa đơn ABC
Ngân hàng	100			Báo cáo XYZ