Đức

Kế toán

Hệ thống tài khoản

Cả hai hệ thống tài khoản SKR03 và SKR04 đều được hỗ trợ trong Odoo. Khi bạn tạo một cơ sở dữ liệu Odoo Online mới, SKR03 được cài đặt mặc định.

Xác minh cái nào đã được cài đặt bằng cách vào Accounting ‣ Configuration ‣ Settings và kiểm tra trường Package trong phần Fiscal Localization

Cảnh báo

Chọn một gói khác chỉ có thể thực hiện nếu bạn chưa tạo bút toán kế toán. Nếu một bút toán đã được ghi sổ, bạn phải thiết lập công ty hoặc cơ sở dữ liệu mới để chọn gói khác. Ngoài ra, tất cả các bút toán sổ nhật ký sẽ phải được tạo lại.

Báo cáo

Các báo cáo đặc thù cho Đức sau đây có sẵn trên Odoo Enterprise:

• Bảng cân đối kế toán

• Lãi & lỗ

• Báo cáo thuế (Umsatzsteuervoranmeldung)

• Danh sách bán hàng EC

• Intrastat

Xuất bút toán từ Odoo sang DATEV

Nếu một trong các fiscal localization packages của Đức đã được cài đặt, bạn có thể xuất các bút toán kế toán của mình từ Odoo sang DATEV từ sổ cái.

Cần hai loại xuất dữ liệu: đầu tiên là xuất DATEV ATCH, tiếp theo là xuất DATEV DATA.

Ghi chú

Cả hai đều cần thiết ở các giai đoạn khác nhau để chuyển dữ liệu đúng cách sang DATEV, vì DATEV hoạt động với hai giao diện, một dành cho khách hàng (DUO - DATEV Unternehmen Online) và một dành cho tư vấn thuế (DATEV Rechnungswesen).

DATEV ATCH

Đi tới Accounting ‣ Reporting ‣ General Ledger, nhấp vào nút (Actions), và chọn Datev ATCH (zip).

Tải lên tệp ZIP đã tải về qua DATEV Belegtransfer software

Nếu bạn không có phần mềm DATEV Belegtransfer được cài đặt trên máy tính, hãy yêu cầu tư vấn viên thuế của bạn hỗ trợ.

Cảnh báo

Tệp DATEV ATCH ZIP bao gồm các tệp (báo cáo) được liên kết với một hoá đơn bán hàng hoặc hoá đơn mua hàng Odoo. Đối với hoá đơn bán hàng, tệp phải được tạo ra bằng cách sử dụng nút Send. Đối với hoá đơn mua hàng, tệp phải được nhận qua một bí danh email hoặc được tải lên bằng cách sử dụng nút Upload.

tập tin ZIP DATEV ATCH

Tệp ZIP chứa hai loại tệp:

• các tệp hoá đơn/phiếu (PDF, JPEG, v.v.) cho khoảng thời gian đã chọn trên sổ cái, và

• một tệp document.xml được sử dụng để tạo một ID duy nhất (GUID) cho mỗi tệp

Các ID duy nhất này rất quan trọng vì chúng cho phép DATEV tự động liên kết các tệp với các mục sổ nhật ký riêng lẻ, sẽ được nhập cùng file DATEV DATA ở bước tiếp theo.

2. DATEV DỮ LIỆU

Đi tới Accounting ‣ Reporting ‣ General Ledger, nhấp vào nút (Actions), và chọn Datev DATA (zip)

Chuyển tệp ZIP đã tải xuống cho cố vấn thuế của bạn. Họ nên nhập tệp ZIP vào DATEV Rechnungswesen.

Kiểm tra với cố vấn thuế của bạn xem họ cần các tệp này bao lâu một lần.

tập tin ZIP DATEV ATCH

Tệp ZIP chứa ba tệp CSV:

• tệp EXTF_customer_accounts.csv chứa tất cả thông tin liên quan đến khách hàng của bạn,

• tệp EXTF_vendor_accounts.csv chứa tất cả thông tin liên quan đến nhà cung cấp của bạn, và

• tệp EXTF_accounting_entries.csv chứa tất cả các bút toán sổ nhật ký cho kỳ được định nghĩa trên sổ cái, cũng như các ID duy nhất (GUID) để các bút toán sổ nhật ký có thể được liên kết với các tệp trong tệp ZIP DATEV ATCH.

Tuân thủ GoBD

GoBD là viết tắt của Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Nói ngắn gọn, đây là hướng dẫn về việc quản lý và lưu trữ sổ sách, hồ sơ, tài liệu dưới dạng điện tử cũng như truy cập dữ liệu một cách hợp quy định, có liên quan đến cơ quan thuế Đức, khai thuế và bảng cân đối kế toán.

Những nguyên tắc này được Bộ Tài chính Liên bang (BMF) ban hành vào tháng 11 năm 2014. Kể từ tháng 1 năm 2015, chúng đã trở thành tiêu chuẩn và thay thế các quy trình trước đây liên quan đến kế toán trên máy tính. BMF đã thực hiện một số thay đổi vào năm 2019 và tháng 1 năm 2020 để làm rõ một số nội dung nhằm đáp ứng sự phát triển của các giải pháp số (lưu trữ đám mây, doanh nghiệp không giấy tờ,...).

Quan trọng

Odoo is certified GoBD-compliant.

Hiểu về GoBD trong phần mềm kế toán

GoBD là bắt buộc đối với các công ty phải trình bày báo cáo tài chính, bao gồm doanh nghiệp vừa và nhỏ, người làm tự do và doanh nhân, trước cơ quan tài chính. Do đó, người nộp thuế tự mình là người duy nhất chịu trách nhiệm cho việc lưu giữ đầy đủ và toàn diện dữ liệu liên quan đến thuế (những dữ liệu tài chính và liên quan đã đề cập ở trên).

Ngoài các yêu cầu phần mềm, người dùng phải đảm bảo các hệ thống kiểm soát nội bộ (theo mục 146 của Bộ luật Tài chính):

• Kiểm soát quyền truy cập

• phân tách nhiệm vụ, tách chức năng;

• kiểm soát nhập (thông báo lỗi, kiểm tra tính hợp lý);

• kiểm tra đối chiếu khi nhập dữ liệu

• kiểm soát xử lý; và

• các biện pháp để ngăn chặn việc thao túng có chủ đích hoặc không có chủ đích của phần mềm, dữ liệu hoặc tài liệu

Người dùng phải phân phối các nhiệm vụ trong tổ chức của họ tới các vị trí liên quan (kiểm soát) và xác nhận rằng các nhiệm vụ được thực hiện đúng cách và đầy đủ (giám sát). Kết quả của các kiểm soát này phải được ghi lại (tài liệu), và nếu phát hiện lỗi trong quá trình kiểm soát, các biện pháp thích hợp để khắc phục tình huống nên được thực hiện (phòng ngừa).

Bảo mật dữ liệu

Người nộp thuế phải bảo vệ hệ thống tránh mọi mất dữ liệu do việc xóa, gỡ bỏ hoặc trộm cắp bất kỳ dữ liệu nào. Nếu các bút toán không được bảo mật đầy đủ, công tác kế toán sẽ bị xem là không phù hợp với các hướng dẫn của GoBD.

Sau khi các bút toán đã được ghi sổ cuối cùng, chúng không thể được thay đổi hoặc xóa qua ứng dụng.

• Nếu Odoo được sử dụng trên đám mây, sao lưu thường xuyên là một phần của dịch vụ Odoo Online. Ngoài ra, sao lưu thường xuyên có thể được tải xuống và sao lưu trên các hệ thống bên ngoài.

  Xem thêm

  Odoo Cloud Hosting - Service Level Agreement

• Nếu máy chủ được vận hành cục bộ, người dùng chịu trách nhiệm tạo ra cơ sở hạ tầng sao lưu cần thiết.

Quan trọng

Trong một số trường hợp, dữ liệu phải được lưu trữ trong mười năm hoặc hơn, vì vậy luôn duy trì các bản sao lưu. Điều này còn quan trọng hơn nếu bạn quyết định thay đổi nhà cung cấp phần mềm.

Trách nhiệm của nhà xuất bản phần mềm

Xét rằng GoBD chỉ áp dụng cho người nộp thuế, nhà phát triển phần mềm không thể chịu trách nhiệm nào về việc ghi chép chính xác và tuân thủ các giao dịch tài chính của người dùng. Nó chỉ có thể cung cấp các công cụ cần thiết để người dùng tuân thủ các hướng dẫn liên quan đến phần mềm được mô tả trong GoBD.

Đảm bảo tuân thủ thông qua Odoo

Các từ khóa, khi nói đến GoBD, là: truy xuất, có thể kiểm chứng, đúng, rõ ràng và liên tục. Tóm lại, bạn cần có hệ thống lưu trữ đáp ứng kiểm toán, và Odoo cung cấp cho bạn các công cụ để đạt được tất cả các mục tiêu này:

1. Traceability and verifiability

   Mỗi bản ghi trong Odoo đều được ghi nhãn với người tạo tài liệu, ngày tạo, ngày sửa đổi và người đã sửa đổi. Ngoài ra, các trường liên quan cũng được theo dõi. Do đó, trong khung trao đổi của đối tượng liên quan, có thể xem được giá trị nào đã được thay đổi bởi ai.
2. Tính hoàn thiện

   Tất cả dữ liệu tài chính phải được ghi nhận trong hệ thống mà không có bất kỳ khoảng trống nào. Odoo đảm bảo không có sự gián đoạn trong số thứ tự của các giao dịch tài chính. Người dùng có trách nhiệm nhập đầy đủ tất cả dữ liệu tài chính vào hệ thống. Vì hầu hết dữ liệu tài chính trong Odoo được tạo tự động, người dùng vẫn cần đảm bảo nhập đầy đủ các hóa đơn nhà cung cấp và các nghiệp vụ khác.
3. Tính chính xác

   Odoo đảm bảo rằng, khi được cấu hình đúng cách, thì các tài khoản phù hợp sẽ được sử dụng. Bên cạnh đó, các cơ chế đối soát giữa đơn mua hàng và đơn bán hàng với hóa đơn tương ứng giúp phản ánh tình hình thực tế của doanh nghiệp. Tuy nhiên, người dùng vẫn cần chủ động quét và đính kèm hóa đơn mua hàng ở định dạng giấy vào bản ghi tương ứng trong Odoo. Odoo Tài liệu có thể giúp bạn tự động hóa nhiệm vụ này.
4. Timely booking and record-keeping

   Vì hầu hết dữ liệu tài chính trong Odoo được tạo ra bởi các đối tượng giao dịch (ví dụ, hóa đơn được ghi sổ khi xác nhận), Odoo đảm bảo việc ghi sổ kịp thời ngay từ cài đặt sẵn. Người dùng có trách nhiệm nhập tất cả các hóa đơn mua hàng đến kịp thời, cùng với các hoạt động khác.
5. Order

   Dữ liệu tài chính được lưu trữ trong Odoo, theo định nghĩa, đã được sắp xếp và có thể được sắp lại dựa trên hầu hết các trường có trong mô hình. Một thứ tự cụ thể không được GoBD bắt buộc, nhưng hệ thống phải đảm bảo rằng một giao dịch tài chính nhất định có thể được chuyên gia bên thứ ba tìm nhanh chóng. Odoo đảm bảo điều này ngay từ đầu.
6. Tính không thể thay đổi

   Với bản địa hoá Odoo cho Đức, Odoo được cấu hình tiêu chuẩn theo cách cho phép tuân thủ điều khoản bất biến mà không cần bất kỳ tùy chỉnh nào thêm.

Xuất GoBD

Trong trường hợp kiểm soát tài chính, cơ quan tài chính có thể yêu cầu ba mức độ truy cập vào hệ thống kế toán (Z1, Z2, Z3). Các mức độ này thay đổi từ việc truy cập trực tiếp vào giao diện đến việc bàn giao dữ liệu tài chính trên thiết bị lưu trữ.

Trong trường hợp chuyển giao dữ liệu tài chính sang thiết bị lưu trữ, GoBD không bắt buộc định dạng cụ thể. Dữ liệu có thể ở định dạng XLS, CSV, XML, Lotus 123, SAP-format, AS/400-format hoặc các định dạng khác. Odoo hỗ trợ xuất dữ liệu tài chính dưới dạng CSV và XLS ngay từ đầu. GoBD khuyến nghị xuất dữ liệu theo định dạng GoBD dựa trên XML cụ thể (xem "Ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung" §3), nhưng không bắt buộc.

Không tuân thủ

Trong trường hợp vi phạm, bạn có thể sẽ bị phạt và nhận lệnh tòa án yêu cầu thực hiện các biện pháp cụ thể.

POS

Hệ thống an ninh kỹ thuật

Luật Kassensicherungsverordnung (Luật bảo vệ chống thao tác dữ liệu số) yêu cầu rằng các hệ thống ghi sổ điện tử - bao gồm point of sale - phải được trang bị hệ thống bảo mật kỹ thuật (cũng gọi là TSS hoặc TSE)

Odoo cung cấp một dịch vụ tuân thủ với sự hỗ trợ của fiskaly, một giải pháp đám mây.

Quan trọng

Do giải pháp này dựa trên đám mây, cần có kết nối internet hoạt động.

Ghi chú

Tỷ lệ VAT duy nhất được phép là do fiskaly cung cấp. Bạn có thể kiểm tra các tỷ lệ này bằng cách tham khảo fiskaly DSFinV-K API: VAT Definition.

Cấu hình

Install các mô-đun Germany - Chứng nhận cho Điểm bán hàng (l10n_de_pos_cert) và Germany - Chứng nhận cho Điểm bán hàng loại nhà hàng (l10n_de_pos_res_cert).

Mẹo

Nếu các mô-đun này không được liệt kê, update the app list.

Đăng ký doanh nghiệp tại cơ quan tài chính

Để đăng ký công ty của bạn, mở ứng dụng Settings, nhấp vào Update Info trong phần Companies, và điền vào các trường sau:

• Tên công ty

• Địa chỉ

• Thuế GTGT

• St.-Nr. (Mã số thuế) số này được cơ quan thuế cấp cho mỗi cá nhân hoặc pháp nhân chịu thuế (ví dụ, 2893081508152).

• W-IdNr. (Wirtschafts-Identifikationsnummer) số này được sử dụng làm số định danh cố định cho các cá nhân hoạt động kinh tế.

Bạn có thể sau đó đăng ký công ty của mình qua fiskaly bằng cách mở tab Fiskaly và nhấn nút Fiskaly Registration.

Mẹo

Nếu bạn không thấy nút Fiskaly Registration, hãy chắc chắn rằng bạn đã lưu chi tiết công ty và không còn ở chế độ chỉnh sửa nữa.

Sau khi đăng ký đã được hoàn tất, các trường mới xuất hiện:

• Fiskaly Organization ID chỉ tới ID của công ty bạn trên phía fiskaly.

• Fiskaly API Key and Fiskaly API Secret are the credentials the system uses to access the services offered by fiskaly.

Ghi chú

Bạn có thể yêu cầu cấp lại thông tin xác thực mới nếu có bất kỳ vấn đề nào với thông tin hiện tại bằng cách nhấn nút New keys

Tạo hệ thống bảo mật kỹ thuật và liên kết nó với POS

Để sử dụng điểm bán hàng ở Đức, trước tiên tạo một TSS bằng cách vào Point of Sale ‣ Configuration ‣ Point of Sale, chọn Point of Sale để chỉnh sửa, sau đó đánh dấu vào ô Create TSS trong phần Fiskaly API.

Khi việc tạo TSS thành công, bạn có thể tìm thấy:

• TSS ID, được dùng để chỉ ID của TSS của bạn trên phía fiskaly, và

• Fiskaly Client ID, dùng để chỉ POS của bạn ở phía fiskaly.

Xuất DSFinV-K

Mỗi khi bạn đóng phiên PoS, chi tiết các đơn hàng được gửi tới dịch vụ DSFinV-K của fiskaly.

Trong trường hợp kiểm toán, bạn có thể xuất dữ liệu đã gửi tới DSFinV-K bằng cách vào Point of Sale ‣ Orders ‣ DSFinV-K Exports ‣ New.

Các trường này là bắt buộc:

• Start Datetime: xuất dữ liệu với ngày lớn hơn hoặc bằng ngày bắt đầu đã cho

• End Datetime: xuất dữ liệu với các ngày nhỏ hơn hoặc bằng ngày kết thúc đã cho

Để trống trường Point of Sale để xuất dữ liệu của tất cả các điểm bán hàng; chỉ định một điểm nếu bạn muốn xuất dữ liệu chỉ cho POS cụ thể này.

Khi một xuất dữ liệu được kích hoạt thành công và đang được xử lý, trường State nên hiển thị Pending. Nhấn Refresh State để kiểm tra xem nó đã sẵn sàng chưa.