Cải tiến sản phẩm liên tục¶
Cải tiến liên tục là một triết lý chung nhằm giúp cá nhân và tổ chức không ngừng cải thiện bản thân và công việc họ tạo ra.
Có nhiều phương pháp khác nhau thuộc lĩnh vực cải tiến liên tục. Trong đó bao gồm kaizen, six sigma và lean, cùng các phương pháp khác. Mặc dù các bước cụ thể của mỗi phương pháp khác nhau, mục tiêu của chúng vẫn giống nhau: triển khai một quy trình mà trong đó cải tiến là mục tiêu liên tục, chứ không phải là thành tựu một lần.
Các phần bên dưới chứa chi tiết về cách Odoo có thể được sử dụng để thực hiện bốn bước chung thường gặp trong nhiều chiến lược cải tiến liên tục phổ biến, kèm theo liên kết tới tài liệu hướng dẫn cấu hình các tính năng cần thiết. Phần cuối cùng mô tả cách một công ty cụ thể có thể cấu hình các triển khai Odoo này trong tổ chức của mình.
Quan trọng
Cải tiến liên tục không phải là một phương pháp chung cho mọi trường hợp. Mặc dù hầu hết các chiến lược bao gồm từ bốn đến sáu bước, việc triển khai đúng đắn đòi hỏi phát triển một hệ thống phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng công ty.
Đây không phải là một hạn chế, mà là một lợi thế, vì nó làm cho phương pháp luận đủ linh hoạt để thích nghi với hầu như bất kỳ trường hợp sử dụng nào. Đặc biệt, Odoo thích nghi tốt với tính linh hoạt này, vì nó có thể được cấu hình để đáp ứng nhu cầu của hầu hết mọi quy trình làm việc.
Do đó, cần ghi nhớ rằng nội dung dưới đây chỉ cung cấp ví dụ về cách Odoo có thể được sử dụng. Chúng nên được xem như một điểm khởi đầu, hơn là một khung cụ thể mà mọi tổ chức phải tuân theo.
Xác định vấn đề¶
Trước khi việc cải tiến có thể bắt đầu, cần xác định đâu là các khu vực cần cải tiến. Đó là lúc việc xác định các vấn đề trở nên quan trọng. Hai trong số những ứng dụng Odoo tốt nhất để xác định vấn đề với sản phẩm hoặc quy trình là Helpdesk và Quality.
Hỗ trợ¶
Ứng dụng Helpdesk hữu ích cho việc nhận phản hồi từ bên ngoài tổ chức, như từ khách hàng hoặc người dùng. Điều này được thực hiện bằng cách triển khai một (hoặc nhiều) phương pháp cho receiving tickets, bao gồm bí danh email, các cuộc trò chuyện trực tiếp, và biểu mẫu trên website.
Bằng các phương pháp này, khách hàng có thể gửi phản hồi về các vấn đề, sau đó được một thành viên của helpdesk team xem xét. Tùy vào kết quả của việc xem xét, thành viên trong nhóm có thể quyết định thực hiện các hành động tiếp theo để đảm bảo vấn đề được giải quyết. Điều này có thể bao gồm việc tạo một quality alert.
Chất lượng¶
Ứng dụng Quality hữu ích cho việc nhận phản hồi trong tổ chức, như từ nhân viên.
Một cách để thực hiện điều này là thiết lập một quality control point (QCP). Một QCP được sử dụng để tự động tạo các kiểm tra chất lượng theo các khoảng thời gian đều đặn, nhắc nhở nhân viên kiểm tra và xác nhận chất lượng của sản phẩm.
Khi phát hiện vấn đề, nhân viên có thể tạo cảnh báo chất lượng để thông báo cho bộ phận quản lý chất lượng. Cảnh báo chất lượng cũng có thể được tạo độc lập với QCP khi nhân viên phát hiện vấn đề mà không cần được yêu cầu kiểm tra trước. Đây là cách hiệu quả để nhân viên hỗ trợ khách hàng thông báo cho bộ phận chất lượng về các vấn đề được đề cập trong phiếu hỗ trợ khách hàng.
Đề xuất cải tiến¶
Khi một vấn đề đã được xác định, bước tiếp theo là đưa ra các ý tưởng về cách giải quyết vấn đề. Cũng như việc xác định các vấn đề, Quality app cũng hữu ích trong việc đề xuất cải tiến. Ngoài ra, PLM (Product Lifecycle Management) app cũng có thể được sử dụng cho mục đích này.
Chất lượng¶
Khi tạo một quality alert để đưa một vấn đề tới sự chú ý của đội chất lượng, các tab Corrective Actions và Preventive Actions có thể được sử dụng để cung cấp phản hồi về cách giải quyết vấn đề.
Thẻ Corrective Actions được sử dụng để đề xuất một phương pháp sửa chữa các mục bị ảnh hưởng bởi vấn đề. Ví dụ, Screw the bolts on tighter, so the seat stays in place.
Tab Preventive Actions được dùng để đề xuất phương pháp ngăn ngừa vấn đề xảy ra trong tương lai. Ví dụ, Không siết ốc quá chặt, nếu không chúng sẽ bị mòn.
Đội kiểm soát chất lượng xem xét cảnh báo sẽ thấy các hành động đề xuất này và có thể cân nhắc chúng khi quyết định cách giải quyết vấn đề.
QLVĐSP¶
Ứng dụng PLM được sử dụng để quản lý vòng đời của một sản phẩm từ lúc giới thiệu cho tới mỗi phiên bản kế tiếp. Vì vậy, nó hữu ích cho việc thử nghiệm các ý tưởng cải tiến sản phẩm.
Sử dụng engineering change orders, các nhóm quản lý sản phẩm có thể tạo các phiên bản mới của BoMs sản phẩm, thêm hoặc loại bỏ các thành phần hoặc hoạt động cụ thể, nếu cần. Các sản phẩm được tạo bằng các BoMs này sẽ được đưa qua quy trình xem xét để xác nhận tính hiệu quả của các thay đổi.
Thực hiện chiến lược¶
Việc triển khai chiến lược bao gồm thực hiện các giải pháp đã được đề xuất trong bước đề xuất cải tiến. Ứng dụng PLM vẫn tiếp tục hữu ích trong bước này, vì nó có thể được cấu hình để thực hiện các cập nhật BoM. Ứng dụng Dịch vụ hiện trường cũng có thể được một số công ty sử dụng để cải tiến các sản phẩm đã được bán cho khách hàng.
QLVĐSP¶
Khi các thay đổi BoM đã hoàn thành quy trình xét duyệt thích hợp, chúng có thể được phê duyệt và BoM đã cập nhật được đưa vào sử dụng. Điều này được thực hiện bằng cách cấu hình một trong các giai đoạn xét duyệt ECO để apply the changes đối với BoM, tại thời điểm đó BoM đã cập nhật sẽ có sẵn cho các MOs mới.
Bộ BoMs sản phẩm có thể tiếp tục được cập nhật khi cần. Các tính năng version control của ứng dụng PLM cho phép quản lý dễ dàng tất cả các phiên bản của một BoM nhất định.
Dịch vụ hiện trường¶
Ứng dụng PLM là cách tuyệt vời để thực hiện các thay đổi đối với BoMs của sản phẩm. Tuy nhiên, những thay đổi này chỉ ảnh hưởng đến các sản phẩm được sản xuất bằng BoM mới. Nếu một sản phẩm bị lỗi đã được bán cho khách hàng, có thể cần phải sửa chữa (hoặc cập nhật) sản phẩm đó.
Trong trường hợp như vậy, ứng dụng Field Service có thể được sử dụng để lên lịch onsite interventions. Những can thiệp này cho phép kỹ thuật viên dịch vụ (hoặc các nhân viên khác) được gửi tới địa điểm của khách hàng để giải quyết vấn đề với sản phẩm.
Xem lại hành động¶
Việc xem xét các hành động là nơi phần “continuous” của cải tiến liên tục phát huy tác dụng, vì nó cho phép tổ chức đánh giá các quyết định đã được đưa ra ở các bước trước. Do đó, bước này về cơ bản là quay lại đầu quá trình, để có thể xác định và giải quyết các vấn đề phát sinh thêm.
This means that the Helpdesk and Quality apps should be used again to receive customer and employee feedback. Another app that may be useful at this stage is the Surveys app.
Khảo sát¶
Sau khi thực hiện các thay đổi đối với sản phẩm hoặc quy trình, nên chủ động yêu cầu khách hàng cung cấp phản hồi trực tiếp, thay vì chờ họ tự nguyện đưa ra. Điều này có thể làm lộ ra những phản hồi mà khách hàng có thể đã bỏ qua.
Một trong những cách tốt nhất để thực hiện việc này là thông qua ứng dụng Surveys app. Tạo một khảo sát và gửi tới khách hàng nhận được sản phẩm đã cập nhật sẽ tăng khả năng nhận được phản hồi có liên quan đến sản phẩm.
Quy trình mẫu: cải tiến sản phẩm giá treo áo
Wood Hut là một nhà sản xuất các sản phẩm gỗ cao cấp. Họ cam kết sản xuất các sản phẩm với chất lượng cao nhất có thể, và luôn tìm cách cải thiện các sản phẩm họ bán, cùng với các quy trình được sử dụng để tạo ra chúng.
Wood Hut sử dụng nền tảng Odoo để quản lý mọi yếu tố trong quy trình sản xuất, thực hiện và hài lòng khách hàng của họ. Họ đã phát triển một quy trình cải tiến sản phẩm tùy chỉnh tích hợp các ứng dụng Helpdesk, Quality, PLM và Manufacturing.
Một trong những sản phẩm phổ biến nhất của Wood Hut là giá treo áo. Nó được làm hoàn toàn bằng gỗ sồi và khách hàng mô tả nó là "mảnh mai và thanh lịch". Tuy nhiên, phản hồi gần đây của khách hàng về giá treo áo đã làm nổi bật các vấn đề về chất lượng, đòi hỏi phải xem xét lại quy trình sản xuất hiện tại.
Quy trình sửa đổi sản phẩm bắt đầu khi bộ phận chăm sóc khách hàng nhận được một phiếu hỗ trợ trong ứng dụng Hỗ trợ từ một khách hàng gặp vấn đề với giá treo áo mà cô ấy đã mua. Khách hàng, Abigail Peterson, phát hiện rằng giá treo áo bị đổ khi treo hơn năm chiếc áo. Đây là một vấn đề nghiêm trọng, vì giá treo áo có đủ chốt để treo sáu chiếc áo.
Marc, nhân viên dịch vụ khách hàng được giao cho phiếu yêu cầu hỗ trợ, mở ứng dụng Chất lượng và tạo một cảnh báo chất lượng mới. Anh ấy gắn thẻ Production Quality Team và chỉ định Julie Andreson là nhân viên chất lượng chịu trách nhiệm cho cảnh báo này.
Julie xem lại cảnh báo và tham khảo ý kiến của đội ngũ về hướng hành động tốt nhất. Họ quyết định cần sửa lại BoM của sản phẩm để ngăn ngừa vấn đề xảy ra trong tương lai, và Julie ghi chú điều này trong tab Corrective Actions của cảnh báo chất lượng.
Sau đó, Julie gửi tin nhắn cho kỹ sư sản phẩm, Joe Kazan, trong phần trò chuyện của cảnh báo chất lượng để thu hút sự chú ý của anh ấy. Joe mở ứng dụng PLM và tạo một ECO mới, ghi chú vấn đề với giá treo áo, và đề xuất rằng có thể cần thay đổi BoM của sản phẩm.
Joe nhấp vào Start Revision, sau đó nhấn nút thông minh Revision để mở phiên bản hai của BoM giá áo khoác. BoM này được tạo cùng với ECO và vẫn được lưu trữ cho đến khi được phê duyệt.
Sau một số lần thử nghiệm, Joe phát hiện ra rằng việc thêm một thanh đỡ kim loại vào giá treo áo khoác sẽ giúp tăng cường độ bền, cho phép giá treo giữ được sáu hoặc nhiều áo khoác hơn mà không bị đổ. Anh ấy cập nhật BoM để bao gồm thanh đỡ làm một trong các thành phần và thêm một thao tác bổ sung để đảm bảo nó được lắp đặt trong quá trình sản xuất. Cuối cùng, anh ấy để lại một tin nhắn trong phần trò chuyện của ECO để thông báo cho quản lý của mình, Jose, rằng ECO đã sẵn sàng để xem lại.
Jose xem xét các thay đổi và xác nhận chúng là phương pháp hiệu quả để giải quyết vấn đề với kệ áo. Anh ta chuyển ECO sang giai đoạn Đã phê duyệt, khiến phiên bản hai của BoM kệ áo trở thành phiên bản hiện tại.
Bây giờ, mỗi khi một MO được tạo để sản xuất móc treo áo, BoM cập nhật sẽ được tự động chọn. Wood Hut bắt đầu sản xuất móc treo áo cải tiến, và phản hồi của khách hàng xác nhận rằng phiên bản mới đã khắc phục vấn đề của phiên bản trước.
Sử dụng nền tảng Odoo, Wood Hut đã triển khai quy trình cải tiến sản phẩm toàn diện. Vì các yếu tố thiết yếu của quy trình này (phản hồi khách hàng, kiểm soát chất lượng, v.v.) luôn hoạt động, nên nó có thể được tái sử dụng để liên tục cập nhật sản phẩm và quy trình.