Hệ thống tài khoản¶
The hệ thống tài khoản (COA) là danh sách tất cả các tài khoản được sử dụng để ghi nhận các giao dịch tài chính trong sổ cái chung của tổ chức. Hệ thống tài khoản có thể được tìm thấy trong
Khi duyệt biểu đồ tài khoản của bạn, bạn có thể sắp xếp các tài khoản theo Code, Account Name hoặc Type, nhưng các tùy chọn khác có sẵn trong menu thả xuống.
Cấu hình tài khoản¶
Quốc gia bạn chọn trong quá trình tạo cơ sở dữ liệu (hoặc công ty bổ sung trong cơ sở dữ liệu) sẽ quyết định gói bản địa hoá tài chính nào được cài đặt mặc định. Gói này bao gồm một hệ thống tài khoản tiêu chuẩn đã được cấu hình sẵn theo quy định của quốc gia đó. Bạn có thể sử dụng trực tiếp hoặc điều chỉnh lại theo nhu cầu của công ty mình.
Để tạo một tài khoản mới, đi tới , nhấn Create, và nhập (tối thiểu) các trường bắt buộc (Code, Account Name, Type).
Cảnh báo
It is not possible to modify the fiscal localization of a company once a journal entry has been posted.
Mã và tên¶
Mỗi tài khoản được xác định bằng Code và Name, đồng thời cũng thể hiện mục đích của tài khoản.
Loại¶
Việc cấu hình đúng loại tài khoản là quan trọng vì nó phục vụ nhiều mục đích:
Thông tin về mục đích và cách hoạt động của tài khoản
Tạo báo cáo pháp lý và tài chính theo quốc gia
Thiết lập quy tắc đóng năm tài chính
Tạo bút toán đầu kỳ
Để cấu hình loại tài khoản, mở trình chọn thả xuống của trường Type và chọn loại tương ứng trong danh sách sau:
Báo cáo |
Danh mục |
Loại tài khoản |
Mô tả |
|---|---|---|---|
Bảng cân đối kế toán |
Tài sản |
Khoản phải thu |
Tiền khách hàng nợ công ty cho hàng hoá hoặc dịch vụ đã giao |
Ngân hàng và Tiền mặt |
Quỹ giữ trong tài khoản ngân hàng của công ty hoặc tiền mặt |
||
Tài sản lưu động |
Tài sản ngắn hạn dự kiến sẽ chuyển đổi thành tiền mặt trong vòng một năm |
||
Tài sản dài hạn |
Tài sản dài hạn không dự kiến chuyển sang tiền mặt trong vòng một năm |
||
Khoản trả trước |
Thanh toán trước cho hàng hoá hoặc dịch vụ sẽ nhận được trong tương lai |
||
Tài sản cố định |
Tài sản cố định hữu hình như nhà xưởng, máy móc và xe cộ dùng trong hoạt động và chịu khấu hao |
||
Nợ |
Khoản phải trả |
Tiền mà công ty nợ các nhà cung cấp hoặc nhà bán buôn |
|
Thẻ |
Số dư và giao dịch liên quan đến việc sử dụng thẻ tín dụng công ty |
||
Nợ ngắn hạn |
Nghĩa vụ đến hạn trong một năm, chẳng hạn như khoản vay ngắn hạn hoặc chi phí phát sinh |
||
Nợ dài hạn |
Nợ dài hạn và các nghĩa vụ tài chính đến hạn sau một năm |
||
Vốn chủ sở hữu |
Vốn chủ sở hữu |
Lợi ích còn lại của chủ sở hữu trong công ty sau khi trừ nợ phải trả khỏi tài sản |
|
Thu nhập năm hiện tại |
Lợi nhuận ròng hoặc lỗ ròng của công ty được tích lũy trong năm tài chính hiện tại |
||
Lãi & lỗ |
Doanh thu |
Doanh thu |
Doanh thu tạo ra từ các hoạt động kinh doanh chính của công ty |
Doanh thu khác |
Doanh thu từ các nguồn phụ hoặc không hoạt động, như lãi suất hoặc bán tài sản |
||
Chi phí |
Chi phí |
Chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động để tạo doanh thu |
|
Khấu hao |
Phân bổ chi phí tài sản hữu hình trong suốt thời gian sử dụng hữu ích của chúng |
||
Giá vốn hàng bán |
Chi phí trực tiếp gắn liền với việc sản xuất hoặc cung cấp hàng hóa và dịch vụ |
||
Khác |
Khác |
Ngoài bảng cân đối |
Giao dịch không được hiển thị trên bảng cân đối kế toán hoặc báo cáo lợi nhuận và lỗ |
Tài sản¶
Một số loại tài khoản có thể tự động hoá việc tạo các mục asset. Để tự động hoá các mục, nhấp vào View trên một dòng tài khoản và chuyển đến thẻ Automation.
Bạn có ba lựa chọn cho tab Automation:
No: Đây là giá trị mặc định. Không có gì xảy ra.
Create in draft: mỗi khi một giao dịch được ghi sổ trên tài khoản, một bút toán nháp được tạo nhưng chưa được xác nhận. Bạn phải điền vào mẫu tương ứng trước.
Create and validate: you must also select a Deferred Expense Model. Whenever a transaction is posted on the account, an entry is created and immediately validated.
Thuế mặc định¶
Trong menu View của một tài khoản, chọn thuế mặc định sẽ được áp dụng khi tài khoản này được chọn cho việc bán hoặc mua sản phẩm.
Nhóm tài khoản¶
Nhóm tài khoản hữu ích để liệt kê nhiều tài khoản như tài khoản phụ của một tài khoản lớn hơn và từ đó hợp nhất các báo cáo như Bảng cân đối thử. Theo mặc định, các nhóm được xử lý tự động dựa trên mã của nhóm. Ví dụ: tài khoản mới 131200 sẽ là một phần của nhóm 131000. Bạn có thể chỉ định nhóm cụ thể cho tài khoản trong trường Nhóm dưới mục Xem.
Tạo nhóm tài khoản thủ công¶
Ghi chú
Người dùng thông thường không cần tạo nhóm tài khoản thủ công. Phần sau chỉ dành cho các trường hợp hiếm gặp và nâng cao.
Để tạo nhóm tài khoản mới, kích hoạt chế độ nhà phát triển và đi đến . Tại đây, tạo nhóm mới và nhập tên, tiền tố mã, và công ty mà nhóm tài khoản này sẽ áp dụng. Lưu ý rằng bạn phải nhập cùng tiền tố mã vào cả hai trường Từ và đến.
Để hiển thị báo cáo Bảng cân đối thử của bạn cùng các nhóm tài khoản, hãy vào , sau đó mở menu Options và chọn Hierarchy and Subtotals.
Cho phép đối chiếu¶
Để giữ cho quy trình đối chiếu đơn giản, khi đối chiếu một giao dịch ngân hàng, tiền mặt hoặc thẻ tín dụng với một mục sổ nhật ký hiện có, chỉ các mục sổ nhật ký ghi nợ hoặc ghi có vào các tài khoản có bật tùy chọn Allow reconciliation mới được hiển thị làm các kết quả có thể khớp.
Để bật tùy chọn này cho một tài khoản, đánh dấu ô Allow Reconciliation trong cài đặt của tài khoản, và Save; hoặc bật nút này từ chế độ xem sơ đồ tài khoản.
Ngừng sử dụng¶
Không thể xóa tài khoản khi đã có giao dịch được ghi trên nó. Bạn có thể làm cho chúng không sử dụng được bằng cách sử dụng tính năng Deprecated: đánh dấu ô Deprecated trong cài đặt của tài khoản, và Save.