Quy trình lập hoá đơn¶
Tùy thuộc vào doanh nghiệp của bạn và ứng dụng bạn sử dụng, có nhiều cách khác nhau để tự động hóa việc tạo hóa đơn bán hàng trong Odoo. Thông thường, các hóa đơn nháp được hệ thống tạo ra (với thông tin đến từ các tài liệu khác như đơn bán hàng hoặc hợp đồng) và kế toán viên chỉ cần xác nhận các hóa đơn nháp đó và gửi hóa đơn theo lô (qua thư truyền thống hoặc email).
Tùy thuộc vào doanh nghiệp của bạn, bạn có thể chọn một trong các cách sau để tạo hóa đơn nháp:
Bán hàng¶
Đơn bán hàng ‣ Hóa đơn¶
Trong hầu hết các công ty, nhân viên kinh doanh tạo báo giá chuyển thành đơn bán hàng khi chúng được xác nhận. Sau đó, các hóa đơn nháp được tạo dựa trên đơn bán hàng. Bạn có các tùy chọn khác nhau như:
Hóa đơn thủ công: sử dụng nút trên đơn bán hàng để kích hoạt hóa đơn nháp
Hóa đơn trước giao hàng: lập hóa đơn toàn bộ đơn hàng trước khi tạo phiếu giao hàng
Hóa đơn dựa trên phiếu xuất kho: xem phần tiếp theo
Hóa đơn trước khi giao hàng thường được ứng dụng eCommerce sử dụng khi khách hàng thanh toán khi đặt hàng và chúng tôi giao hàng sau đó. (trả trước)
Đối với hầu hết các trường hợp khác, nên lập hóa đơn thủ công. Điều này cho phép nhân viên kinh doanh kích hoạt việc lập hóa đơn theo yêu cầu với các tùy chọn: lập hóa đơn cho toàn bộ đơn hàng, lập hóa đơn theo tỷ lệ phần trăm (tạm ứng), lập hóa đơn cho một số dòng, lập hóa đơn tạm ứng cố định.
Quy trình này phù hợp cho cả dịch vụ và sản phẩm vật lý.
Xem thêm
Ghi chú
Hóa đơn cũng có thể được tạo từ các đơn bán hàng được tạo trong Repairs app để lập hóa đơn cho dịch vụ sau bán hàng.
Đơn bán hàng ‣ Phiếu xuất kho ‣ Hóa đơn¶
Nhà bán lẻ và thương mại điện tử thường lập hóa đơn dựa trên phiếu giao hàng, thay vì đơn bán hàng. Cách tiếp cận này phù hợp với các doanh nghiệp mà số lượng giao hàng có thể khác so với số lượng đã đặt: thực phẩm (hóa đơn dựa trên Kg thực tế).
Bằng cách này, nếu bạn giao một đơn hàng một phần, bạn chỉ xuất hoá đơn cho những gì thực sự đã giao. Nếu bạn thực hiện các đơn đặt lại (giao một phần và phần còn lại sau), khách hàng sẽ nhận được hai hoá đơn, mỗi hoá đơn cho một phiếu giao hàng.
Xem thêm
Đơn hàng eCommerce ‣ Hóa đơn¶
Đơn hàng eCommerce cũng sẽ kích hoạt việc tạo đơn bán hàng khi đã được thanh toán đầy đủ. Nếu bạn cho phép thanh toán đơn bán hàng bằng séc hoặc chuyển khoản, Odoo chỉ tạo đơn và hóa đơn sẽ được tạo khi nhận được thanh toán.
Hợp đồng¶
Hợp đồng định kỳ ‣ Hóa đơn¶
Nếu bạn sử dụng hợp đồng, bạn có thể tạo hóa đơn dựa trên thời gian và vật liệu đã tiêu hao, chi phí hoặc các dòng dịch vụ/sản phẩm cố định. Mỗi tháng, nhân viên kinh doanh sẽ tạo hóa đơn dựa trên các hoạt động trong hợp đồng.
Hoạt động có thể là:
Sản phẩm/dịch vụ cố định, được lấy từ đơn bán hàng liên kết với hợp đồng này
vật liệu đã mua (bạn sẽ tái xuất hoá đơn)
thời gian và vật liệu dựa trên bảng chấm công hoặc mua hàng (thầu phụ)
chi phí như đi lại và chỗ ở mà bạn lập lại hoá đơn cho khách hàng
Bạn có thể lập hoá đơn vào cuối hợp đồng hoặc kích hoạt hoá đơn trung gian. Cách tiếp cận này được các công ty dịch vụ sử dụng, nơi lập hoá đơn chủ yếu dựa trên thời gian và vật liệu. Đối với các công ty dịch vụ lập hoá đơn theo giá cố định, họ sử dụng đơn bán hàng thông thường.
Hợp đồng định kỳ ‣ Hóa đơn¶
Đối với thuê bao, hoá đơn được tạo ra định kỳ và tự động. Tần suất lập hoá đơn và các dịch vụ/sản phẩm được hoá đơn hoá được xác định trong hợp đồng.
Xem thêm
Khác¶
Tạo hóa đơn thủ công¶
Người dùng cũng có thể tạo hóa đơn thủ công mà không cần sử dụng hợp đồng hoặc đơn bán hàng. Đây là cách tiếp cận được khuyến nghị nếu bạn không cần quản lý quy trình bán hàng (báo giá), hoặc việc giao hàng sản phẩm hoặc dịch vụ.
Ngay cả khi bạn tạo hoá đơn từ đơn bán hàng, trong các trường hợp ngoại lệ bạn vẫn có thể cần tạo hoá đơn thủ công:
Nếu bạn cần tạo hoàn tiền
Nếu bạn cần áp dụng chiết khấu
nếu bạn cần thay đổi hóa đơn được tạo từ đơn bán hàng
nếu bạn cần lập hoá đơn cho thứ gì đó không liên quan tới hoạt động kinh doanh cốt lõi của bạn
Đánh số lại các hóa đơn¶
Vẫn có thể sắp lại thứ tự hoá đơn nhưng có một số hạn chế:
Tính năng không hoạt động khi các bút toán nằm trước ngày khóa.
Tính năng sẽ không hoạt động nếu số thứ tự không khớp với tháng của bút toán.
Không hoạt động nếu chuỗi dẫn đến trùng lặp.
Thứ tự của hoá đơn vẫn giữ nguyên.
Điều này hữu ích cho những người dùng một hệ thống đánh số từ phần mềm khác và muốn tiếp tục trong năm hiện tại mà không cần bắt đầu lại từ đầu.
Số hoá hóa đơn bằng công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR)¶
Invoice digitization is the process of automatically encoding traditional paper invoices into invoices forms in your accounting.
Odoo sử dụng công nghệ OCR và trí tuệ nhân tạo để nhận dạng nội dung của tài liệu. Các biểu mẫu hoá đơn mua hàng và hoá đơn bán hàng được tự động tạo và điền dữ liệu dựa trên các hoá đơn đã quét.
Xem thêm