Kết sổ cuối năm¶
Đóng sổ cuối năm là yếu tố quan trọng để duy trì độ chính xác tài chính, tuân thủ các quy định, đưa ra quyết định có căn cứ và đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo.
Xem thêm
Năm tài chính¶
Theo mặc định, năm tài chính được thiết lập để kéo dài 12 tháng và kết thúc vào ngày 31 tháng 12. Tuy nhiên, độ dài và ngày kết thúc của nó có thể thay đổi do các yếu tố văn hoá, hành chính và kinh tế.
Để sửa đổi các giá trị này, hãy chuyển tới . Dưới phần Fiscal Periods, thay đổi trường Last Day nếu cần.
Nếu kỳ kéo dài more hơn hoặc less hơn 12 tháng, bật Fiscal Years và Save. Quay lại phần Fiscal Periods và bấm vào Fiscal Years. Sau đó, bấm New, đặt một Name và cả Start Date và End Date.
Ghi chú
Khi kỳ tài chính đã được thiết lập kết thúc, Odoo tự động quay lại chu kỳ mặc định, dựa trên giá trị được chỉ định trong trường Last Day.
Danh sách kiểm tra cuối năm¶
Trước khi đóng¶
Trước khi đóng năm tài chính, hãy đảm bảo mọi thứ đều chính xác và cập nhật:
Đảm bảo rằng tất cả các tài khoản ngân hàng đã được reconciled đầy đủ tới cuối năm và xác nhận rằng số dư sổ sách cuối kỳ khớp với số dư sao kê ngân hàng.
Xác nhận rằng tất cả customer invoices và vendor bills đã được tạo và tất cả các mục nháp đã được xác nhận hoặc hủy, nếu cần.
Đảm bảo tính chính xác của tất cả expenses và xác nhận chúng.
Kiểm tra rằng tất cả received payments đã được ghi nhận và xác nhận.
Đóng tất cả suspense accounts.
Đảm bảo loans được đăng ký đúng cách để tính toán khấu hao tự động.
Xem xét các khoản phải trả và phải thu quá hạn trên 60 ngày, và đánh giá xem có cần dự phòng cho nợ không chắc chắn hoặc dự phòng các khoản phải thu khó thu hay không.
Ghi sổ tất cả depreciation và deferred revenue bút toán.
Đóng năm tài chính¶
Sau đó, để đóng năm tài chính:
Chạy một tax report, và xác nhận rằng tất cả thông tin thuế đều chính xác.
Đối chiếu tất cả các tài khoản trên balance sheet:
Cập nhật số dư ngân hàng trong Odoo để phản ánh số dư thực tế theo sao kê ngân hàng.
Đối soát tất cả các giao dịch trong tài khoản tiền mặt và ngân hàng bằng cách chạy các báo cáo aged receivables và aged payables
Kiểm toán tất cả các tài khoản, hiểu đầy đủ mọi giao dịch và bản chất của chúng, bao gồm loans và fixed assets
Nếu muốn, match payments để xác nhận bất kỳ hoá đơn mua hàng và hoá đơn bán hàng đang mở nào với các khoản thanh toán của chúng. Mặc dù bước này là tùy chọn, nó có thể hỗ trợ quá trình kết thúc năm nếu tất cả các khoản thanh toán và hoá đơn chưa được đối chiếu, có khả năng phát hiện lỗi hoặc sai sót trong hệ thống.
Tiếp theo, kế toán viên có khả năng kiểm tra các mục bảng cân đối và bút toán sổ sách cho:
điều chỉnh thủ công cuối năm
Công việc đang thực hiện
bút toán khấu hao
khoản vay,
điều chỉnh thuế
...
Trong quá trình kiểm toán cuối năm, kế toán có thể in bản giấy của tất cả các mục trong bảng cân đối (ví dụ: khoản vay, tài khoản ngân hàng, chi phí trả trước, báo cáo thuế bán hàng) để so sánh chúng với số dư đã ghi lại trong Odoo.
Mẹo
Trong quá trình này, việc đặt ngày Lock Everything vào ngày cuối cùng (bao gồm) của năm tài chính trước là thực hành tốt. Điều này đảm bảo rằng các bút toán nhật ký có ngày kế toán vào lúc hoặc trước ngày khóa không thể được tạo hoặc chỉnh sửa trong thời gian kiểm toán. Người dùng có quyền truy cập administrator vẫn có thể tạo và chỉnh sửa bút toán nếu một exception is configured.
Ngày khóa toàn bộ¶
Thiết lập ngày khoá ngăn không cho phép chỉnh sửa bất kỳ bút toán đã vào sổ nào có ngày hạch toán vào ngày hoặc trước ngày khoá. Đồng thời, nó cũng ngăn không cho phép ghi sổ các bút toán mới có ngày hạch toán vào ngày hoặc trước ngày khoá. Trong những trường hợp này, hệ thống sẽ tự động đặt ngày hạch toán là ngày sau ngày khoá.
Để đặt ngày Lock Everything, đi tới . Trong cửa sổ Lock Journal Entries, đặt ngày Lock Everything và Save.
Sau khi đặt ngày Lock Everything, có thể tạo một exception nếu cần thiết phải sửa đổi.
Ngoại lệ ngày khóa¶
Người dùng có Administrator quyền truy cập vào ứng dụng Kế toán có thể tạo ngoại lệ. Để thực hiện:
Sau khi đặt và lưu ngày khóa, hãy truy cập . Trong cửa sổ Lock Journal Entries, xóa ngày Lock Everything.
Trong banner Exception, chọn xem ngoại lệ này nên được đặt for me (người dùng hiện tại) hay for everyone, và thời gian nó sẽ kéo dài.
Có thể thêm một Reason cho ngoại lệ này.
Tất cả thông tin này được ghi lại trong khung trao đổi của company record.
Mẹo
To remove a lock date after it has been saved, configure the exception to apply for everyone and set the duration to forever. This does not apply to the Hard Lock date, which is irreversible to ensure inalterability and to meet accounting requirements in certain countries.
Thu nhập năm hiện tại¶
Odoo sử dụng một loại tài khoản duy nhất có tên thu nhập năm hiện tại để hiển thị sự chênh lệch giữa các tài khoản thu nhập và chi phí.
Ghi chú
Sơ đồ tài khoản chỉ có thể chứa một tài khoản thuộc loại này. Mặc định, nó là tài khoản 999999 có tên Undistributed Profits/Losses.
Để phân bổ lợi nhuận của năm hiện tại, tạo một bút toán khác mới với ngày được đặt vào cuối năm tài chính để ghi nhận chúng vào bất kỳ tài khoản vốn nào.
Sau đó, kiểm tra xem lợi nhuận của năm hiện tại trên bảng cân đối kế toán có hiển thị đúng số dư bằng 0 không. Nếu có, có thể đặt Hard Lock date vào ngày cuối cùng của năm tài chính trong .
Mẹo
Trường Hard Lock date không thể đảo ngược và được thiết kế để đảm bảo tính không thay đổi của dữ liệu cần thiết nhằm tuân thủ các quy định kế toán ở một số quốc gia. Nếu không áp dụng được quy định này, việc thiết lập trường này có thể không cần thiết. Tuy nhiên, nếu bắt buộc, ngày chỉ nên được đặt một khi đã được xác nhận là chính xác, vì nó không thể thay đổi hoặc ghi đè, bất kể quyền truy cập.
Kết sổ năm¶
To complete the fiscal year-end process and finalize the annual closing, go to the Accounting dashboard and click Tax Returns on the Tax Returns journal from the Accounting dashboard. Alternatively, go to .
Giao diện này hiển thị danh sách theo thứ tự thời gian của tất cả các tờ khai đang chờ, bao gồm tax returns, advance payments (dựa trên fiscal localization), và các Đóng sổ năm. Một Annual Closing đang chờ thực hiện hai bước: review và submit. Mục Annual Closing bao gồm:
Một kỳ (năm)
Ngày hạn chót.
Công ty liên quan và branch(es), nếu áp dụng
Các bước hành động, chẳng hạn như Review và Submit, sẽ chuyển sang màu xanh khi hoàn thành.
Nút hành động cho các tác vụ quan trọng
Một menu (vertical ellipsis) cho các tùy chọn bổ sung.
Ghi chú
Trước khi kết sổ năm được xem xét, số lượng kiểm tra xác nhận đóng sổ Pending hoặc Passed sẽ được hiển thị màu đỏ hoặc màu xanh, tương ứng.
Nếu ngày Deadline đã qua, nó sẽ hiển thị màu đỏ.
Rà soát¶
Để bắt đầu xem xét vòng đóng sổ năm, nhấp vào dòng vòng đóng sổ năm. Giao diện kiểm tra đóng sổ năm hiển thị các thông tin sau, tùy thuộc vào fiscal localization:
Aged payables per partner: Review payables without a partner.
Aged receivables per partner: Review receivables without a partner.
Bank Reconciliation: Đối chiếu tất cả các giao dịch tài khoản ngân hàng đến cuối năm.
Deferred Entries: Đảm bảo ngày bắt đầu và ngày kết thúc được đặt chính xác trên hóa đơn mua và hóa đơn bán.
Earnings Allocation: After adjustments, transfer the undistributed profits/losses to an equity account.
Fixed Assets: Đảm bảo tài sản được đăng ký đúng cách để tính khấu hao tự động.
Loans: Đảm bảo các khoản vay được đăng ký đúng cách để thực hiện tính toán khấu hao tự động.
Manual Adjustments: Hoàn thành mọi điều chỉnh thủ công cần thiết và các kiểm tra nội bộ.
No draft entries: Xem lại và ghi sổ các hoá đơn dự thảo, phiếu mua hàng và bút toán trong kỳ, hoặc thay đổi ngày hạch toán.
Overdue payables: Xem lại các khoản phải trả quá hạn có tuổi trên 60 ngày và đánh giá nhu cầu dự phòng cho các khoản nợ không chắc chắn.
Overdue receivables: Xem xét các khoản phải thu quá hạn trên 60 ngày và đánh giá nhu cầu dự phòng cho các khoản nợ khó đòi hoặc dự phòng lỗ tín dụng dự kiến, theo hướng dẫn IFRS 9.
Total Receivables: Xác minh rằng tổng các khoản phải thu theo tuổi bằng số dư tài khoản khách hàng.
Total payables: Xác nhận rằng tổng số công nợ phải trả theo tuổi nợ bằng số dư tài khoản nhà cung cấp.
Một số kiểm tra được thực hiện tự động, trong khi những kiểm tra khác đóng vai trò như lời nhắc để xem xét các nhiệm vụ quan trọng. Mỗi thẻ kiểm tra đều được dán nhãn là:
Reviewed (đánh dấu màu xanh): Kiểm tra đã vượt qua.
To review (đánh dấu màu xám): Cần thực hiện hành động trước khi kiểm tra có thể được đánh dấu thủ công là Reviewed hoặc Supervised.
Anomaly (được tô màu đỏ): Kiểm tra tự động phát hiện một vấn đề. Có hai tùy chọn:
Nhấp vào thẻ của séc không thành công để khắc phục vấn đề.
Nhấn Anomaly và chọn Reviewed hoặc Supervised để vượt qua kiểm tra mà không sửa lỗi.
Khi tất cả các kiểm tra xác thực đóng sổ đã vượt qua, dù được dán nhãn là Reviewed hoặc Supervised, nhấn Validate để hoàn thành bước Review. Đóng sổ hàng năm sau đó có thể submitted.
Mẹo
Để thêm séc tùy chỉnh, kích hoạt developer mode, và chuyển đến . Sau đó, nhấp vào New và hoàn thành các trường cần thiết.
Tất cả các thay đổi trạng thái séc đều được ghi lại trong khung trao đổi
Gửi¶
Khi tờ khai thuế đã hoàn thành bước Review, nhấn Submit
Nếu một cửa sổ pop-up Submission Instructions xuất hiện, tùy thuộc vào fiscal localization, làm theo Instructions địa phương và nhấn Mark as Submitted.
Mẹo
Để xem lại các kiểm tra trước khi thực hiện đóng sổ năm, nhấp vào biểu tượng (vertical ellipsis) trên dòng đóng sổ năm và chọn Reset.