Quản lý tin nhắn đến

Tin nhắn đến là một email được chuyển tới cơ sở dữ liệu Odoo. Bất kỳ ai cũng có thể gửi email tới một bí danh email được tạo trong cơ sở dữ liệu hoặc trả lời một email đã được gửi trước đó từ cơ sở dữ liệu dựa trên tiêu đề reply-to header.

Bí danh email

Bí danh riêng cho mô hình

Một số ứng dụng có các bí danh riêng (đội bán hàng, đội hỗ trợ, dự án, v.v.). Các bí danh này được sử dụng để:

• Tạo bản ghi khi email được gửi trực tiếp tới bí danh

• Nhận phản hồi cho email đã gửi ban đầu từ bản ghi

Example

Trong ví dụ hiển thị ở trên, việc gửi email đến info@company-name.odoo.com sẽ tự động tạo cơ hội mới hoặc lead mới được gán cho bộ phận sales tương ứng. Nếu email được gửi từ cửa sổ trò chuyện của một cơ hội hiện có, địa chỉ reply-to sẽ là info@company-name.odoo.com. Câu trả lời sẽ được đăng vào đúng cửa sổ trò chuyện, theo tiêu đề message-id.

Nhận tất cả

Nếu một ứng dụng không có bí danh, hệ thống sẽ sử dụng một bí danh dự phòng chung: catchall. Email gửi từ khung trao đổi có địa chỉ trả lời được đặt thành bí danh catchall này. Khi trả lời được gửi tới catchall, nó sẽ được đăng vào khung trao đổi tương ứng nhờ tiêu đề message-id.

Mặc định, phần local-part catchall sẽ được sử dụng. Bật Chế độ lập trình viên (chế độ gỡ lỗi) và đi tới Settings ‣ Technical ‣ Emails: Alias Domains để truy cập cấu hình.

Email gửi tới catchall luôn phải là trả lời cho một email trước đó được gửi từ cơ sở dữ liệu. Nếu một email được gửi trực tiếp tới catchall, người gửi sẽ nhận được thông báo sau:

Ghi chú

Địa chỉ email info@company-name.com hiển thị trong ảnh chụp màn hình trên là địa chỉ email được thiết lập cho công ty. Khi bật chế độ nhà phát triển trên hồ sơ công ty, các tùy chọn cấu hình bổ sung (chẳng hạn như nhận tất cả và trả về) sẽ hiển thị. Có thể chỉnh sửa bằng cách nhấp vào liên kết nội bộ của Miền email. Thông thường, không nên thay đổi các tùy chọn này trừ khi có nhu cầu cụ thể, vì điều đó sẽ ảnh hưởng đến tất cả các phản hồi đối với email đã gửi trước đó.

Example

Có thể cấu hình bí danh cho một đội bán hàng trong ứng dụng CRM. Khi khách hàng trả lời email đến từ ứng dụng CRM, trường reply-to là info@company-name.odoo.com

Khi một email được gửi từ ứng dụng Liên hệ, địa chỉ trả lời là catchall@company-name.odoo.com vì không có bí danh trên mô hình liên hệ.

Ghi chú

Được khuyên nên giữ nguyên phần địa chỉ cục bộ của catchall và bounce. Nếu giá trị này được thay đổi, các email trước đây được gửi từ cơ sở dữ liệu vẫn sẽ có phần địa chỉ cục bộ cũ. Điều này có thể dẫn đến việc trả lời không được nhận đúng trong cơ sở dữ liệu.

Trả về

Tương tự như việc sử dụng catchall alias để tạo địa chỉ trả lời, bounce alias được dùng để tạo return-path của email. Return-path được sử dụng khi email không thể được gửi tới người nhận và lỗi được trả lại cho người gửi.

Mặc định, tên bounce sẽ được sử dụng. Kích hoạt Chế độ lập trình viên (chế độ gỡ lỗi) và chuyển đến Settings ‣ Technical ‣ Emails: Alias Domains để truy cập cấu hình.

Ghi chú

Trên Odoo Online, khi sử dụng máy chủ email gửi mặc định, địa chỉ return-path bị ép thành giá trị bounce@company-name.odoo.com bất kể giá trị được đặt làm bounce alias.

Khi có lỗi xảy ra, một thông báo được nhận và hiển thị trong một phong bì đỏ ở khung trao đổi. Trong một số trường hợp, phong bì đỏ chỉ có thể chứa một tin nhắn no error, có nghĩa là có lỗi mà Odoo không thể xử lý.

Một thông báo cũng sẽ được hiển thị trong biểu tượng Thảo luận trên thanh điều hướng.

Example

Nếu địa chỉ email của người nhận không đúng, khi nhấp vào phong bì đỏ trong khung trao đổi, một thông báo lỗi chứa lý do thất bại sẽ được hiển thị.

Nhận email với cấu hình mặc định của Odoo

Trên Odoo Online và Odoo.sh, các địa chỉ bí danh email, trả lời và bounce được cấu hình sẵn. Các địa chỉ này sử dụng miền bí danh được tự động thêm vào cơ sở dữ liệu tiêu chuẩn.

Example

Giả sử URL cơ sở dữ liệu là https://mydatabase.odoo.com, miền bí danh mydatabase.odoo.com được tạo tự động. Catchall và bounce có thể được sử dụng và địa chỉ của chúng lần lượt là catchall@mydatabase.odoo.com, và bounce@mydatabase.odoo.com.

Nếu ứng dụng CRM được cài đặt, và một đội bán hàng với bí danh info được tạo, địa chỉ info@mydatabase.odoo.com có thể được sử dụng ngay lập tức. Tương tự đối với bất kỳ bí danh nào khác được tạo trong các ứng dụng khác.

Tên miền cơ sở dữ liệu đã sẵn sàng để nhận email mà không cần cấu hình thêm.

Sử dụng nhiều tiểu miền Odoo

Trên Odoo Online, tên miền phụ duy nhất của Odoo là tên được xác định khi tạo cơ sở dữ liệu.

Trên Odoo.sh, có thể sử dụng nhiều tên miền phụ Odoo. Trong cài đặt của nhánh, có thể thêm các tên miền phụ Odoo bổ sung miễn là chúng chưa được sử dụng trong nhánh khác. Các tên miền này sau đó phải được thêm vào các tên miền bí danh để được công ty sử dụng.

Sử dụng miền tùy chỉnh cho tin nhắn đến

Phải chọn alias domain trong cài đặt chung. Nếu bạn có nhiều công ty, mỗi công ty phải được cấu hình.

Tất cả các bí danh sẽ sử dụng miền tùy chỉnh này. Các phản hồi trên các mô hình mà đã cấu hình bí danh sẽ được gửi tới [alias]@my-custom-domain.com. Các phản hồi tới các mô hình khác sẽ được gửi tới địa chỉ chung qua catchall@my-custom-domain.com.

Quan trọng

Nếu email được gửi bằng máy chủ email của Odoo khi sử dụng tên miền tùy chỉnh, hãy làm theo "Using a custom domain with Odoo’s email server" instructions.

Vì đang sử dụng miền tùy chỉnh này, nên tất cả email sử dụng bí danh( bao gồm email phản hồi, trả lại, và gửi trực tiếp) đều được gửi đến một địa chỉ thuộc miền đó. Do đó, các email này sẽ được chuyển đến máy chủ email được liên kết với miền (bản ghi MX). Để các email này hiển thị trong cửa sổ trò chuyện hoặc được dùng để tạo bản ghi mới, cần phải truy xuất các email đến trong cơ sở dữ liệu Odoo.

Phương thức	Quyền lợi	Nhược điểm
Redirections	Dễ thiết lập, email được gửi trực tiếp vào cơ sở dữ liệu.	Mỗi bí danh của cơ sở dữ liệu cần được cấu hình.
Incoming mail servers	Cho phép lưu một bản sao của email trong hộp thư của bạn (với IMAP). Cho phép tạo bản ghi trong mô hình đã chọn.	Phụ thuộc vào một CRON, có nghĩa là email không được lấy ngay trong cơ sở dữ liệu. Mỗi bí danh của cơ sở dữ liệu cần được cấu hình.
MX record	Chỉ cần tạo một bản ghi duy nhất để tất cả các alias hoạt động đúng.	Cần sử dụng một tên miền phụ. Yêu cầu kiến thức kỹ thuật nâng cao.

Quan trọng

Đối với cơ sở dữ liệu on-premise, các phương pháp chuyển hướng và bản ghi MX cũng yêu cầu cấu hình . Thực hiện qua script này đòi hỏi kiến thức kỹ thuật và hạ tầng nâng cao.

Quan trọng

Tham khảo tài liệu của nhà cung cấp để biết thêm thông tin chi tiết về cách xử lý các phương pháp được mô tả dưới đây.

Chuyển hướng

Nếu cơ sở dữ liệu được lưu trữ trên Odoo Online hoặc Odoo.sh, nên sử dụng chuyển hướng. Chúng cho phép tin nhắn được nhận mà không bị trễ trong cơ sở dữ liệu.

Cảnh báo

Khi cấu hình chuyển hướng email với Microsoft 365 (Exchange Online), hãy lưu ý rằng một số hạn chế kỹ thuật có thể ảnh hưởng đến thiết lập của bạn. Một số người dùng đã báo cáo rằng Microsoft 365 không hỗ trợ chuyển hướng thực sự và chỉ cho phép chuyển tiếp, điều này có thể không đáp ứng nhu cầu định tuyến email của Odoo.

Để biết thêm thông tin về cấu hình Microsoft Exchange, truy cập Microsoft Learn

Bắt buộc phải chuyển hướng địa chỉ catchall và bounce tới tên miền phụ Odoo của cơ sở dữ liệu. Mọi alias khác được sử dụng cũng phải được chuyển hướng.

Example

Với một nhóm kinh doanh, cần thực hiện các chuyển hướng sau:

• catchall@company-name.com → catchall@company-name.odoo.com

• bounce@company-name.com → bounce@company-name.odoo.com

• info@company-name.com → info@company-name.odoo.com

Quan trọng

Một số nhà cung cấp yêu cầu xác thực việc chuyển hướng bằng cách gửi một liên kết tới địa chỉ email đích. Thủ tục này gây vấn đề cho catchall và bounce vì chúng không được sử dụng để tạo bản ghi.

1. Chỉnh sửa giá trị catchall trên miền bí danh email. Chế độ lập trình viên (chế độ gỡ lỗi) phải được bật để truy cập menu này. Ví dụ, nó có thể được đổi từ catchall sang temp-catchall. Điều này sẽ cho phép sử dụng catchall làm phần địa phương của một bí danh khác.

2. Mở một ứng dụng sử dụng bí danh. Ví dụ, CRM chứa các bí danh cho mỗi nhóm bán hàng. Đặt catchall làm phần cục bộ của bí danh của một nhóm bán hàng.

3. Email xác thực sẽ tạo một bản ghi trong ứng dụng CRM. Email đã gửi sẽ hiển thị trong khung trao đổi, cho phép bạn xác nhận việc chuyển hướng.

4. Không được quên khôi phục lại alias của nhóm kinh doanh và giá trị catchall trên mail alias domain, như đã có trước khi thực hiện quy trình này.

Ghi chú

Một cách thay thế cho việc chuyển hướng là chuyển tiếp. Khi chuyển tiếp, địa chỉ chuyển tiếp email sẽ được xác định là người gửi, trong khi với việc chuyển hướng, người gửi gốc sẽ luôn được giữ lại.

Máy chủ thư đến

Như đã đề cập trước đó, việc sử dụng chuyển hướng là phương pháp được khuyến nghị để nhận email trong Odoo. Tuy nhiên, cũng có thể thiết lập các máy chủ thư đến. Sử dụng phương pháp này có nghĩa là tạo một máy chủ email đến cho mỗi hộp thư trên máy chủ của bạn, catchall, bounce và mọi bí danh của cơ sở dữ liệu, nhằm thu thập tất cả email đến.

Cảnh báo

Tính năng Incoming Mail Servers của Odoo được thiết kế cho các hộp thư chung (ví dụ, sales@yourcompany.com hoặc support@yourcompany.com) để định tuyến tin nhắn tới pipeline của đội, phiếu hỗ trợ hoặc tài liệu.

Sử dụng địa chỉ email cá nhân (ví dụ, mitchell.admin@yourcompany.com) làm máy chủ thư đến không được khuyến nghị. Điều này có thể dẫn đến rủi ro bảo mật tăng lên, định tuyến tin nhắn không mong muốn, vấn đề riêng tư và khó khăn trong việc đồng bộ phản hồi một cách chính xác.

Máy chủ thư đến được tạo bằng cách truy cập Settings ‣ Technical ‣ Emails: Incoming Mail Servers

Quan trọng

Chúng tôi khuyến nghị sử dụng giao thức IMAP thay vì giao thức POP, vì IMAP sẽ tải xuống tất cả email chưa đọc, trong khi POP tải toàn bộ lịch sử email và sau đó đánh dấu chúng là đã xóa trong hộp thư của bạn.

Mẹo

Bạn cũng có thể kết nối hộp thư thông qua Gmail with Google OAuth hoặc Outlook with Microsoft Azure OAuth

Bất kể giao thức nào được chọn, các email sẽ được lấy bằng hành động định kỳ Mail: Fetchmail Service

Thêm vào đó, việc sử dụng máy chủ thư đến trong Odoo cho phép tạo các bản ghi mới trong một mô hình được chỉ định. Mỗi máy chủ thư đến có thể tạo các bản ghi trong các mô hình khác nhau.

Example

Các email nhận được tại task@company-name.com được Odoo lấy về từ cơ sở dữ liệu. Tất cả các email đã được lấy sẽ tạo một nhiệm vụ dự án mới trong cơ sở dữ liệu.

Bản ghi MX

A third option is to create a MX record in your DNS zone which specifies the mail server managing emails sent to your domain. Advanced technical knowledge is required.

Quan trọng

Cấu hình này chỉ hoạt động với một tên miền phụ trên hạ tầng Odoo Online hoặc Odoo.sh (ví dụ, @mail.mydomain.com)

Dưới đây là một số thông số tùy theo loại lưu trữ:

Odoo OnlineOdoo.sh

Tên miền phụ tùy chỉnh phải được thêm vào Odoo Portal của bạn.

Vòng lặp email vô hạn

Trong một số trường hợp, có thể tạo ra các vòng lặp gửi thư vô hạn. Odoo cung cấp một số biện pháp bảo vệ chống lại các vòng lặp này, đảm bảo rằng cùng một người gửi không thể gửi quá nhiều email sẽ tạo ra bản ghi tới một bí danh trong một khoảng thời gian cụ thể.

Theo mặc định, một địa chỉ email có thể gửi tối đa 20 email trong 120 phút. Nếu gửi quá số này, chúng sẽ bị chặn và người gửi sẽ nhận được tin nhắn sau:

Để thay đổi hành vi mặc định, bật Chế độ lập trình viên (chế độ gỡ lỗi), sau đó chuyển đến Settings ‣ Technical ‣ Parameters: System Parameters để thêm hai tham số.

• Đối với tham số đầu tiên, nhập mail.gateway.loop.minutes làm Key và chọn một số phút làm Value (120 là hành vi mặc định).

• Đối với tham số thứ hai, nhập mail.gateway.loop.threshold làm Key và chọn một số lượng email làm Value (20 là hành vi mặc định).

Cho phép tham số hệ thống alias domain

Các bí danh đến được thiết lập trong cơ sở dữ liệu Odoo để tạo bản ghi khi nhận email đến. Để xem các bí danh được thiết lập trong cơ sở dữ liệu Odoo, trước tiên kích hoạt developer mode. Sau đó, chuyển tới Settings app ‣ Technical ‣ Aliases

Tham số hệ thống sau, mail.catchall.domain.allowed, được thiết lập với các giá trị miền alias cho phép, ngăn cách bằng dấu phẩy, lọc ra các email được địa chỉ đúng tới alias. Việc thiết lập các miền mà alias có thể tạo phiếu yêu cầu, tiềm năng, cơ hội, v.v., loại bỏ các cảnh báo sai khi có địa chỉ email chỉ chứa tiền tố alias mà không có miền.

Trong một số trường hợp, các khớp đã được tạo trong cơ sở dữ liệu Odoo khi nhận được email có cùng tiền tố bí danh nhưng miền khác trên địa chỉ email đến. Điều này áp dụng cho địa chỉ email của người gửi, người nhận và CC của email đến.

Example

Khi Odoo nhận được các email có bí danh tiền tố commercial trong địa chỉ người gửi, người nhận hoặc địa chỉ email CC (ví dụ commercial@example.com), cơ sở dữ liệu sai lầm cho rằng email là bí danh commercial đầy đủ, với một miền khác, và do đó, tạo ra một phiếu yêu cầu/tiềm năng/cơ hội/etc.

Để thêm tham số hệ thống mail.catchall.domain.allowed, trước tiên, kích hoạt developer mode. Sau đó, vào Settings app ‣ Technical ‣ System Parameters. Nhấn New. Sau đó, nhập mail.catchall.domain.allowed vào trường Key.

Tiếp theo, đối với trường Value, hãy thêm các miền ngăn cách bằng dấu phẩy. Thủ công (Save), và tham số hệ thống sẽ có hiệu lực ngay lập tức.

Phát hiện gửi đến dựa trên phần cục bộ

Khi tạo một bí danh mới, có một tùy chọn để bật Local-part based incoming detection. Nếu bật, Odoo chỉ yêu cầu phần local-part khớp để định tuyến email đến. Nếu tắt tính năng này, Odoo sẽ yêu cầu toàn bộ địa chỉ email phải khớp để định tuyến email đến.