Chi phí trả trước¶
Deferred expenses and prepayments (also known as prepaid expenses) are both costs that have already occurred for products or services yet to be received.
Những chi phí đó là tài sản đối với công ty đã thanh toán chúng, vì công ty đã thanh toán cho sản phẩm và dịch vụ nhưng chưa nhận được hoặc chưa sử dụng chúng. Công ty không thể ghi nhận chúng vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, hay còn gọi là báo cáo thu nhập, hiện tại vì các khoản thanh toán này sẽ được tính vào chi phí trong tương lai.
Các khoản chi phí tương lai này phải được hoãn trên bảng cân đối kế toán của công ty cho đến thời điểm chúng có thể được ghi nhận, một lần hoặc trong một khoảng thời gian xác định, trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Ví dụ, giả sử chúng ta trả trước 1.200 USD cho một năm bảo hiểm. Chúng ta đã thanh toán toàn bộ chi phí ngay bây giờ nhưng vẫn chưa sử dụng dịch vụ. Do đó, chúng ta hạch toán khoản chi phí mới này vào một tài khoản trả trước và quyết định ghi nhận chi phí theo tháng. Trong vòng 12 tháng tiếp theo, 100 USD sẽ được ghi nhận là chi phí mỗi tháng.
Odoo Accounting xử lý chi phí hoãn lại bằng cách phân bổ chúng qua nhiều bút toán được ghi sổ định kỳ.
Ghi chú
Máy chủ kiểm tra mỗi ngày một lần để xác định liệu một bút toán có cần được vào sổ hay không. Có thể mất tới 24 giờ trước khi bạn thấy trạng thái chuyển từ Draft sang Posted.
Cấu hình¶
Đảm bảo các cài đặt mặc định được cấu hình chính xác cho doanh nghiệp của bạn. Để làm điều này, hãy truy cập . Các tùy chọn sau có sẵn:
- Sổ nhật ký
Các bút toán hoãn được ghi sổ trong nhật ký này.
- Chi phí chờ kết chuyển
Chi phí được hoãn trên tài khoản Tài sản ngắn hạn này cho đến khi chúng được ghi nhận.
- Tạo bút toán
By default, Odoo automatically generates the deferral entries when you post a vendor bill. However, you can also choose to generate them manually by selecting the Manually & Grouped option instead.
- Dựa trên
Có ba cách để tính toán việc ghi nhận chi phí hoãn lại:
Days: Tổng số tiền được chia đều cho tổng số ngày trong kỳ, bao gồm ngày bắt đầu và ngày kết thúc.
Months: Mỗi tháng đầy đủ đại diện cho một tỷ lệ đồng đều của tổng số tiền, bất kể số ngày thực tế trong tháng đó (cơ sở chuẩn hoá).
Full Months: Any month started is treated as a complete month. However, the final month is only considered full if the period extends to the very last day of that month.
Giả sử một hóa đơn trị giá $1200 phải được hoãn trả trong 12 tháng.
Tùy chọn Days tính toán các khoản khác nhau tùy thuộc vào số ngày trong mỗi tháng (ví dụ, ~$102 cho tháng 1 và ~$92 cho tháng 2).
Tùy chọn Months tính $100 cho mỗi tháng, được tính theo tỉ lệ ngày trong tháng (ví dụ, $50 cho tháng đầu nếu Start Date được đặt vào ngày 15 của tháng).
Tùy chọn Tháng đầy đủ coi mỗi tháng bắt đầu là tháng đầy đủ, (VD: $100 cho tháng đầu tiên ngay cả khi Ngày bắt đầu được đặt vào ngày 15 của tháng.) Điều này có nghĩa là với tùy chọn Tháng đầy đủ, toàn bộ $100 được ghi nhận trong tháng đầu tiên dù chỉ là một phần tháng, loại bỏ nhu cầu tháng thứ 13 để ghi nhận phần còn lại như khi sử dụng tùy chọn Tháng.
Tạo bút toán hoãn khi xác nhận¶
Mẹo
Đảm bảo trường Deferred Date hiển thị trong tab Invoice Lines. Trong hầu hết các trường hợp, thời điểm bắt đầu của kỳ hoãn trả nên nằm trong cùng tháng với Accounting Date. Các bút toán chi phí hoãn trả được ghi nhận từ ngày kế toán và được hiển thị trong báo cáo tương ứng.
Đối với mỗi dòng của hoá đơn cần hoãn, chỉ định ngày bắt đầu và ngày kết thúc của khoảng thời gian hoãn.
Nếu trường Generate Entries được đặt thành On invoice/bill validation, Odoo tự động tạo các bút toán hoãn khi hóa đơn được duyệt. Nhấp vào nút thông minh Deferred Entries để xem chúng.
Một bút toán, có ngày trùng với ngày kế toán của hoá đơn, chuyển số tiền của hoá đơn từ tài khoản chi phí sang tài khoản hoãn lại. Các bút toán còn lại là các bút toán hoãn lại, sẽ, tháng này qua tháng khác, chuyển số tiền của hoá đơn từ tài khoản hoãn lại sang tài khoản chi phí để ghi nhận chi phí.
Example
Bạn có thể hoãn một hoá đơn tháng 1 trị $1200 trong 12 tháng bằng cách chỉ định ngày bắt đầu là 01/01/2023 và ngày kết thúc là 12/31/2023. Vào cuối tháng 8, $800 được ghi nhận là chi phí, trong khi $400 còn lại trong tài khoản hoãn.
Báo cáo¶
Báo cáo chi phí hoãn tính toán tổng quan các bút toán hoãn cần thiết cho mỗi tài khoản. Để truy cập, hãy vào
Để xem các mục bút toán của từng tài khoản, nhấp vào tên tài khoản và sau đó Journal Items
Ghi chú
Chỉ những hoá đơn có ngày hạch toán trước ngày kết thúc kỳ báo cáo mới được tính.
Tạo bút toán hoãn nhóm thủ công¶
Nếu bạn có nhiều doanh thu hoãn lại và muốn giảm số lượng bút toán được tạo, bạn có thể tạo bút toán hoãn một cách thủ công. Để thực hiện, hãy đặt trường Generate Entries trong Cài đặt thành Manually & Grouped. Odoo sau đó sẽ tổng hợp các khoản hoãn lại thành một bút toán duy nhất.
Vào cuối mỗi tháng, vào báo cáo Chi phí hoãn và nhấn nút Generate Entries. Điều này tạo ra hai bút toán hoãn:
Một ngày ghi nhận vào cuối tháng, tổng hợp cho mỗi tài khoản tất cả số tiền hoãn lại của tháng đó. Điều này có nghĩa là vào cuối kỳ, một phần chi phí hoãn lại sẽ được công nhận.
Sự đảo ngược của bút toán này, có ngày ghi là ngày hôm sau (tức là ngày đầu tiên của tháng tới) để hủy bút toán trước đó.
Example
Có ba hóa đơn được hoãn dựa trên Months:
Hóa đơn A: $1200 được hoãn từ 01/01/2023 đến 12/31/2023
Hóa đơn B: $600 sẽ được hoãn từ 01/01/2023 đến 12/31/2023
Hóa đơn C: $600 sẽ được hoãn sang kỳ tương lai (nó sẽ xuất hiện ở cột Not Started)
- Trong tháng 1
Vào cuối tháng Một, sau khi nhấn nút Generate Entries, có các bút toán sau:
Bút toán 1 ngày 31 tháng 1:
Tài khoản chi phí -1200 -600 -600 = -2400 (hủy tổng của tất cả các hoá đơn)
Dòng 2: Tài khoản chi phí 100 + 50 = 150 (công nhận 1/12 của hóa đơn A và hóa đơn B)
Dòng 3: Tài khoản hoãn 2400 - 150 = 2250 (số tiền chưa được hoãn lại sau này)
Bút toán 2 ngày 1 tháng 2, là việc đảo ngược bút toán trước đó:
Tài khoản chi phí 2400
Dòng 3: Tài khoản chi phí -150
Tài khoản hoãn -2250
- Trong tháng 2
Vào cuối tháng Hai, sau khi nhấn nút Generate Entries, sẽ có các bút toán sau:
Bút toán 1 ngày 28 tháng 2:
Tài khoản chi phí -1200 -600 -600 = -2400 (hủy tổng của tất cả các hoá đơn)
Dòng 2: Tài khoản chi phí 200 + 100 = 300 (ghi nhận 2/12 của hoá đơn A và hoá đơn B)
Dòng 3: Tài khoản hoãn 2400 - 300 = 2100 (số tiền chưa được hoãn lại sau này)
Bút toán 2 ngày 1 tháng 3, là bút toán đảo ngược của bút toán trước.
- Từ tháng Ba đến tháng Mười một
Phép tính tương tự được thực hiện cho mỗi tháng cho tới tháng 11.
- Trong tháng 12
Không cần tạo bút toán trong tháng 12.
- Tổng cộng
Nếu chúng ta tổng hợp mọi thứ, chúng ta sẽ có:
Hóa đơn A và Hóa đơn B
Hai bút toán (một cho hoãn và một cho đảo ngược) cho mỗi tháng từ tháng 1 đến tháng 11
Hóa đơn C sẽ được hoãn lại sau
Vì vậy, vào cuối tháng 12, các hoá đơn A và B sẽ được ghi nhận đầy đủ là chi phí chỉ một lần duy nhất, bất chấp tất cả các bút toán đã tạo nhờ cơ chế đảo ngược.