Đơn đặt hàng tổng hợp¶
Đơn đặt hàng tổng hợp là các thỏa thuận mua hàng dài hạn giữa công ty và nhà cung cấp, nhằm giao sản phẩm định kỳ với mức giá đã định trước.
Đơn đặt hàng tổng hợp hữu ích khi các sản phẩm được mua thường xuyên từ cùng một nhà cung cấp, nhưng với số lượng khác nhau và vào các thời điểm khác nhau.
Bằng cách đơn giản hoá quy trình đặt hàng, các đơn hàng tổng hợp không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn tiết kiệm chi phí, vì chúng có lợi khi đàm phán giá bán sỉ với nhà cung cấp.
Tạo mới đơn đặt hàng tổng hợp¶
Để tạo đơn đặt hàng dạng bao, kích hoạt tính năng Purchase Agreements từ cài đặt ứng dụng Purchase. Đi tới , và trong phần Đơn hàng, chọn hộp kiểm cho Thỏa thuận mua hàng. Sau đó nhấn Save để thực hiện các thay đổi.
Ghi chú
Ngoài việc tạo các đơn đặt hàng bao, cài đặt Purchase Agreements còn cho phép người dùng tạo các yêu cầu báo giá (RfQs) thay thế.
Để tạo một đơn đặt hàng chung, vào , và nhấn New. Thao tác này sẽ mở biểu mẫu thỏa thuận mua hàng mới.
Cấu hình các trường sau trong biểu mẫu thỏa thuận mua hàng mới để thiết lập các quy tắc định trước cho thỏa thuận dài hạn định kỳ:
Vendor: nhà cung cấp mà thỏa thuận này được gắn với, có thể là một lần hoặc định kỳ. Nhà cung cấp có thể được chọn trực tiếp từ menu thả xuống bên cạnh trường này.
Buyer: người dùng được chỉ định cho đơn đặt hàng tổng thể này. Mặc định, đây là người dùng đã tạo thỏa thuận; người dùng có thể được thay đổi trực tiếp từ menu thả xuống bên cạnh trường này.
Agreement Type: loại thỏa thuận mua hàng mà đơn đặt hàng bao phủ này được phân loại. Sử dụng menu thả xuống để chọn Blanket Order nếu chưa được chọn.
Currency: tiền tệ đã thỏa thuận sẽ được sử dụng cho giao dịch này. Nếu có nhiều tiền tệ đã được kích hoạt trong cơ sở dữ liệu, tiền tệ có thể được thay đổi từ menu thả xuống bên cạnh trường này.
Agreement Validity: phạm vi ngày mà thỏa thuận này có hiệu lực. Nếu đơn đặt hàng chung này không nên hết hạn, để trống trường này.
Reference: đơn mua (PO) nguồn mà lệnh đặt hàng bao này được liên kết tới. Nếu lệnh đặt hàng bao không nên được liên kết với bất kỳ PO nào hiện có, để trường này trống.
Operation Type: loại thao tác sẽ được áp dụng cho đơn hàng này khi đã giao hàng.
Company: công ty được chỉ định cho đơn đặt hàng dạng bao này. Mặc định, đây là công ty mà người dùng tạo đơn đặt hàng dạng bao thuộc về. Nếu cơ sở dữ liệu không phải là cơ sở dữ liệu đa công ty, trường này không thể được thay đổi, và sẽ mặc định là công ty duy nhất được liệt kê trong cơ sở dữ liệu.
Sau khi đã điền đầy đủ các trường liên quan, nhấn Add a line để thêm sản phẩm vào cột Product. Sau đó, trong cột Quantity, thay đổi số lượng của mỗi sản phẩm và đặt giá trong cột Unit Price.
Quan trọng
Khi thêm sản phẩm vào đơn đặt hàng bao trả mới, giá đã có của sản phẩm sẽ không tự động được thêm vào các dòng sản phẩm. Thay vào đó, giá phải được gán thủ công, bằng cách thay đổi giá trị trong cột Unit Price thành mức giá đã thỏa thuận với nhà cung cấp được liệt kê. Nếu không, giá sẽ vẫn là 0.
Nhấn Confirm để lưu thỏa thuận mua hàng mới.
Khi được xác nhận, giai đoạn của đơn đặt hàng chung chuyển từ Nháp sang Đã xác nhận, có nghĩa là thỏa thuận này có thể được chọn và sử dụng khi tạo RfQs mới.
Mẹo
Sau khi tạo và xác nhận đơn đặt hàng tổng hợp, sản phẩm, số lượng và giá cả vẫn có thể được chỉnh sửa, thêm mới và xóa khỏi hợp đồng mua hàng.
Tạo mới RfQ từ đơn đặt hàng tổng hợp¶
Sau khi xác nhận đơn đặt hàng tổng hợp, có thể tạo báo giá mới trực tiếp từ biểu mẫu đơn đặt hàng tổng hợp. RfQs sử dụng biểu mẫu này được tự động điền trước thông tin dựa trên các quy tắc được thiết lập trong biểu mẫu. Tổng số lượng sản phẩm được đặt qua RfQs liên kết sẽ tự động cập nhật trong trường Ordered trên hợp đồng.
Ngoài ra, các báo giá mới sẽ được tự động liên kết với mẫu đơn đặt hàng chung này, thông qua nút thông minh RFQs/Orders ở góc trên‑phải của mẫu.
Để tạo một báo giá mới từ biểu mẫu đơn đặt hàng tổng, nhấn nút New Quotation. Thao tác này mở một RfQ mới, được tự động điền đầy đủ thông tin đúng, tùy thuộc vào các cài đặt đã cấu hình trên biểu mẫu đơn đặt hàng tổng.
Từ mẫu RfQ mới, nhấn Send by Email để soạn và gửi email cho nhà cung cấp đã liệt kê. Nhấn Print RFQ để tạo PDF có thể in của báo giá; hoặc khi đã sẵn sàng, nhấn Confirm Order để xác nhận PO.
Sau khi PO đã được xác nhận, nhấp quay trở lại mẫu đơn hàng bao phủ (thông qua thanh breadcrumbs ở đầu trang). Từ biểu mẫu hợp đồng khung, giờ đây sẽ có một RfQ được liệt kê trong nút thông minh RFQ/Đơn hàng ở góc trên bên phải của biểu mẫu. Nhấp vào nút thông minh RFQ/Đơn hàng để xem PO vừa được tạo.
Bổ sung hàng¶
Khi đơn đặt hàng bao được xác nhận, một dòng nhà cung cấp mới sẽ được thêm vào dưới tab Purchase của các sản phẩm có trong đơn hàng.
Điều này làm cho các đơn đặt hàng bao phủ trở nên hữu ích với automated replenishment, vì thông tin về Vendor, Price và Agreement được tham chiếu trên dòng nhà cung cấp. Thông tin này quyết định khi nào, ở đâu và với mức giá nào sản phẩm sẽ được tái cung cấp.
Xem thêm