Điều khoản thanh toán và kế hoạch trả góp

Điều khoản thanh toán xác định tất cả các điều kiện của việc thanh toán bán hàng để giúp đảm bảo khách hàng thanh toán hóa đơn một cách chính xác và đúng thời hạn.

Điều khoản thanh toán thường được xác định trên các tài liệu như đơn bán hàng, hóa đơn bán hàng và hóa đơn mua hàng. Điều khoản thanh toán bao gồm:

• Ngày đến hạn

• Chiết khấu thanh toán sớm

• Các điều kiện khác về thanh toán

Một kế hoạch trả góp cho phép khách hàng thanh toán một hóa đơn thành các phần, với số tiền và ngày thanh toán được người bán định trước.

Example

Thanh toán ngay

Số tiền thanh toán đầy đủ đến hạn vào ngày phát hành hoá đơn.

15 Ngày (hoặc Net 15)

Toàn bộ khoản thanh toán sẽ đến hạn 15 ngày sau ngày hoá đơn.

21 MFI

Thanh toán toàn bộ phải được thực hiện trước ngày 21 của tháng kế tiếp sau ngày lập hóa đơn.

30% trả trước cuối tháng kế tiếp

30% phải thanh toán vào ngày phát hành hoá đơn. Số dư còn lại phải thanh toán vào cuối tháng kế tiếp.

2% 10, Net 30 EOM

Giảm 2% cash discount nếu thanh toán được nhận trong vòng mười ngày. Nếu không, toàn bộ số tiền phải thanh toán vào cuối tháng sau ngày hóa đơn.

Ghi chú

• Điều khoản thanh toán không nên nhầm lẫn với down payment invoices. Nếu, đối với một đơn hàng cụ thể, bạn phát hành nhiều hoá đơn cho khách hàng, thì đó không phải là điều khoản thanh toán cũng không phải là kế hoạch trả góp mà là một chính sách hoá đơn.

• Trang này nói về tính năng điều khoản thanh toán, không phải terms & conditions, có thể được dùng để khai báo các nghĩa vụ hợp đồng liên quan đến việc sử dụng nội dung, chính sách trả hàng và các chính sách khác liên quan đến việc bán hàng hoá và dịch vụ.

Xem thêm

• Odoo Tutorials: payment terms

• Chiết khấu tiền mặt và giảm thuế

Cấu hình

Để tạo điều khoản thanh toán mới, làm theo các bước sau:

1. Đi tới Accounting ‣ Configuration ‣ Payment Terms và nhấn New

2. Nhập tên vào trường Payment Terms. Trường này là tên hiển thị cả nội bộ và trên đơn bán hàng.

3. Đánh dấu vào ô Early Discount và điền phần trăm chiết khấu, số ngày chiết khấu, và các trường tax reduction để thêm một cash discount, nếu muốn.

4. Trong phần Due Terms, thêm một tập hợp các quy tắc (điều khoản) để xác định những gì cần thanh toán và ngày đáo hạn nào. Định nghĩa các điều khoản sẽ tự động tính toán ngày đáo hạn của các khoản thanh toán. Điều này đặc biệt hữu ích cho việc quản lý kế hoạch trả góp (payment terms with multiple terms).

   Để thêm một điều khoản, nhấn vào Add a line, xác định giá trị và loại chiết khấu trong các trường Due, sau đó điền vào các trường After để xác định ngày đến hạn.

   Mẹo

   Tùy chọn Days end of the month on the cho phép bạn thêm một buffer period để một hóa đơn được ghi nhận vào cuối tháng không phải đến hạn vào đầu tháng tiếp theo ngay lập tức.

5. Nhập văn bản sẽ hiển thị trên tài liệu (đơn bán hàng, hóa đơn, v.v.) trong ô textbox màu xám ở cột Preview

6. Đánh dấu ô chọn Show installment dates để hiển thị chi tiết từng khoản thanh toán và ngày đáo hạn của chúng trên báo cáo hóa đơn, nếu muốn.

Mẹo

Để chỉ định một số ngày trước cuối tháng, hãy sử dụng giá trị âm trong trường After.

Để kiểm tra rằng các điều khoản thanh toán của bạn đã được cấu hình đúng, nhập ngày hóa đơn trên dòng Example để tạo ra các khoản thanh toán sẽ đến hạn và ngày đến hạn của chúng theo các điều khoản thanh toán này.

Quan trọng

Các điều khoản được tính theo thứ tự ngày đáo hạn.

Example

Trong ví dụ dưới đây, 30% đến hạn vào ngày phát hành, và 70% còn lại đến hạn vào cuối tháng kế tiếp.

Bộ đệm cuối tháng

Tùy chọn Days end of the month on the cho phép người dùng thêm một khoảng đệm để một hóa đơn được ghi nhận vào cuối tháng không đến hạn vào đầu tháng kế tiếp ngay lập tức.

Khi sử dụng tùy chọn này, Odoo tính ngày đến hạn bằng cách lấy ngày hoá đơn, cộng số nguyên trong trường After, chuyển đến cuối tháng thu được, rồi cộng số nguyên trong trường Days on the next month.

Example

Ví dụ, lấy hai hóa đơn, một có ngày 5 tháng Ba và một có ngày 28 tháng Ba. Cả hai đều sử dụng cùng một điều khoản thanh toán với một dòng Due Terms duy nhất cho 100% số tiền đến hạn, đến hạn 5 Days end of the month on the 1.

Đối với hóa đơn ngày 5 tháng 3, ngày đến hạn được tính là 1 tháng 4 với các tính toán sau:

• 5 tháng 3 + 5 ngày = 10 tháng 3

• 10 tháng 3 + cuối tháng = 31 tháng 3

• 31 tháng 3 + 1 ngày = 1 tháng 4

Đối với hóa đơn có ngày 28 tháng 3, ngày đến hạn được tính là 1 tháng 5 với các phép tính sau:

• 28 tháng 3 + 5 ngày = 2 tháng 4

• 2 tháng 4 + cuối tháng = 30 tháng 4

• 30 tháng 4 + vào ngày 1 = 1 tháng 5

Sử dụng điều khoản thanh toán

Có thể định nghĩa điều khoản thanh toán bằng cách sử dụng trường Payment Terms trên:

• Liên hệ: Để tự động đặt điều khoản thanh toán mặc định cho các đơn bán hàng, hoá đơn và hoá đơn mua hàng mới của một liên hệ. Có thể sửa đổi trong biểu mẫu liên hệ, ở tab Sales & Purchase.

• Báo giá/Đơn bán hàng: Đặt các điều khoản thanh toán cụ thể tự động cho tất cả hoá đơn được tạo từ báo giá hoặc đơn bán hàng.

Có thể định nghĩa điều khoản thanh toán bằng trường Due Date, với danh sách thả xuống Terms trên:

• Hóa đơn khách hàng: Để đặt các điều khoản thanh toán cụ thể cho một hóa đơn.

• Hóa đơn mua hàng: Để thiết lập điều khoản thanh toán cụ thể trên một hóa đơn.

Mẹo

Việc đặt điều khoản thanh toán trên hoá đơn mua hàng chủ yếu hữu ích cho việc quản lý các điều khoản của nhà cung cấp có nhiều lần trả góp hoặc chiết khấu tiền mặt. Nếu không, chỉ cần thiết lập thủ công ngày đến hạn là đủ. Nếu các điều khoản thanh toán đã được định nghĩa, để trống trường để chọn một ngày.

Bút toán

Hóa đơn với các điều khoản thanh toán cụ thể tạo ra các bút toán khác nhau, với mỗi mục bút toán cho từng ngày đáo hạn được tính toán.

Điều này giúp việc follow-ups và reconciliation trở nên dễ dàng hơn vì Odoo tính đến từng ngày đáo hạn, thay vì chỉ ngày đáo hạn số dư. Ngoài ra, nó còn giúp tạo báo cáo aged receivable report chính xác.

Example

Trong ví dụ này, một hóa đơn trị giá $1000 đã được phát hành với các điều khoản thanh toán sau: 30% phải thanh toán vào ngày phát hành, và 70% còn lại phải thanh toán vào cuối tháng tiếp theo.

Tài khoản	Ngày đến hạn	Nợ	Có
Khoản phải thu	Ngày 21/2	300
Khoản phải thu	Ngày 31/3	700
Doanh số sản phẩm			1000

Số $1000 được ghi nợ vào tài khoản phải thu được chia thành hai bút toán riêng biệt. Cả hai đều có ngày đến hạn riêng.