Khi các cặp đôi lên kế hoạch cho ngày cưới, họ mơ ước về một hành trình trọn vẹn và hoàn hảo từ những bức ảnh đầu tiên, quá trình make-up cho đến album cưới cuối cùng. Tony Wedding, một trong những studio nổi tiếng với phong cách tinh tế và chi phí hợp lý, đã nhận ra rằng để đáp ứng trọn vẹn mong muốn đó, họ cần phải có một bước đột phá. Giải pháp chính là tự động hóa và ứng dụng công nghệ, với trọng tâm là hệ thống quản lý toàn diện Odoo. Nhờ vậy, Tony Wedding không chỉ tối ưu hóa quy trình nội bộ mà còn nâng tầm trải nghiệm cho mọi khách hàng. Cùng Leonix khám phá thông tin này nhé!
1. Thách thức ban đầu của Tony Wedding
Thách thức ban đầu của Tony Wedding
Trước khi tiến hành chuyển đổi, Tony Wedding đối mặt với nhiều khó khăn, khiến hoạt động trở nên kém hiệu quả:
- Lịch trình chồng chéo: Lịch chụp, lịch làm việc hay lịch thiết kế thường xuyên bị trùng lặp, gây khó khăn trong việc kiểm soát tiến độ.
- Thủ tục thủ công: Quá trình tạo hóa đơn và thanh toán dễ xảy ra sai sót, tốn nhiều thời gian xác minh.
- Phản hồi chậm trễ: Phản hồi từ khách hàng thường đến muộn hoặc bị bỏ sót, làm chậm việc điều chỉnh và cải thiện dịch vụ.
- Lãng phí thời gian: Nhân sự phải dành quá nhiều thời gian cho các công việc giấy tờ lặp đi lặp lại, thay vì tập trung vào sự sáng tạo và chăm sóc khách hàng.
Những vấn đề này, tưởng chừng nhỏ, nhưng khi gộp lại đã tạo ra gánh nặng lớn, làm tăng chi phí vận hành và tiềm ẩn nguy cơ giảm sút sự hài lòng của khách hàng.
2. Giải pháp đột phá: Tự động hóa và công nghệ
Giải pháp đột phá
Để vượt qua những rào cản trên, Tony Wedding đã thực hiện một cuộc cách mạng kỹ thuật số toàn diện, ứng dụng mạnh mẽ các giải pháp tự động hóa và AI vào từng khâu. Những thay đổi nổi bật bao gồm:
- Nâng cấp hệ thống: Chuyển đổi toàn bộ dữ liệu và module sang Odoo 17 để đảm bảo tính ổn định và khả năng xử lý các tác vụ phức tạp.
- Tối ưu hóa quy trình: Sử dụng module Project của Odoo thay thế Trello, tự động ghi nhận thanh toán qua Casso và số hóa hóa đơn điện tử theo chuẩn Việt Nam (.xml) để quản lý sản xuất và kế toán hiệu quả hơn.
- Thu thập phản hồi tức thì: Gửi khảo sát qua Zalo (ZNS) ngay sau khi khách hàng trải nghiệm dịch vụ. Các kết quả khảo sát được xuất thành file PDF để dễ dàng phân tích và hành động.
- Quản lý nhân sự thông minh: Hệ thống cho phép đánh giá nhân viên dựa trên phản hồi khách hàng, tự động lập kế hoạch làm việc, tính lương và quản lý nghỉ phép. Đặc biệt, việc tuyển dụng được hỗ trợ bởi công nghệ AI-OCR giúp quét và phân tích CV nhanh chóng.
- Cải thiện hiệu năng: Lưu trữ tất cả file đính kèm lên Amazon S3 để tối ưu hóa hiệu suất hệ thống. Một chatbot được tích hợp vào Cổng thông tin (Portal) giúp giao tiếp giữa studio và khách hàng nhanh chóng, hiệu quả.
3. Thành quả ấn tượng từ chuyển đổi số
Thành quả ấn tượng từ chuyển đổi số
Nhờ những thay đổi này, Tony Wedding đã gặt hái được những thành công rõ rệt:
- Quy trình trôi chảy: Toàn bộ quá trình từ chụp ảnh, thiết kế đến chỉnh sửa đều được quản lý chặt chẽ theo lịch trình, đảm bảo đúng tiến độ.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Thời gian xử lý hóa đơn và thanh toán giảm đáng kể, đồng thời giảm thiểu sai sót.
- Cải thiện dịch vụ: Dữ liệu phản hồi khách hàng được cập nhật tức thì, giúp studio nhanh chóng nhận diện và khắc phục các điểm yếu.
- Nâng cao hiệu suất nhân sự: Nhân viên được giải phóng khỏi các công việc thủ công, có thêm thời gian để tập trung vào sự sáng tạo và cung cấp dịch vụ chất lượng cao.
- Vận hành thông minh hơn: Công nghệ AI giúp rút ngắn thời gian tuyển dụng, trong khi lưu trữ đám mây đảm bảo hệ thống luôn hoạt động mượt mà và truy cập nhanh chóng.
Cuối cùng, khách hàng của Tony Wedding không chỉ nhận được những bức ảnh đẹp mà còn được trải nghiệm dịch vụ chuyên nghiệp, tận tâm và đúng hẹn.
4. Thông điệp cho ngành cưới trong thời đại số
Thông điệp cho ngành cưới trong thời đại số
Hành trình của Tony Wedding mang đến những bài học quý giá cho các studio cưới:
- Đừng để quy trình thủ công kìm hãm tốc độ và tiềm ẩn rủi ro. Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại chính là bước đi đầu tiên và quan trọng.
- Lắng nghe khách hàng là chìa khóa để cải thiện. Hãy tận dụng công nghệ để thu thập phản hồi nhanh chóng và biến chúng thành nguồn dữ liệu quý giá.
- Hỗ trợ nhân viên bằng các công cụ hiện đại. Sự chuyên nghiệp trong vận hành cũng quan trọng không kém sự lung linh của hình ảnh.
- Việc ứng dụng công nghệ số và AI không phải là một lựa chọn, mà là một yêu cầu tất yếu để phát triển bền vững trong ngành dịch vụ cưới.
Studio nào biết tận dụng AI, công nghệ số và tự động hóa từ sớm sẽ nắm trong tay lợi thế cạnh tranh vượt trội trong ngành cưới đang ngày càng khốc liệt.
Tony Wedding đã chứng minh rằng ngay cả trong ngành cưới, nơi cảm xúc và sự tỉ mỉ là yếu tố cốt lõi, việc ứng dụng tự động hóa và công nghệ AI chính là con đường để vừa nâng cao tốc độ, vừa đảm bảo chất lượng và độ tin cậy.
Câu chuyện thành công của Tony Wedding là minh chứng rõ ràng: chuyển đổi số không còn là một lựa chọn, mà là chìa khóa để đột phá và duy trì lợi thế cạnh tranh trong thị trường đầy tiềm năng này.
Leonix sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp trên cơ sở phát triển bền vững – từ chiến lược đến hệ thống.
Liên hệ Leonix ngay để trải nghiệm giải pháp ERP cho studio cưới tại: https://leonix.vn/contactus.