Mỗi sự kiện một bảng lãi lỗ, mỗi đạo cụ một hành trình
Leonix tư vấn và triển khai Odoo ERP kết hợp AI cho doanh nghiệp tổ chức sự kiện. Đề xuất, hợp đồng, checklist, nhân sự, đạo cụ và lãi lỗ từng dự án nằm trên một hệ thống. Chúng tôi bắt đầu từ chỗ đang thất thoát nhiều nhất, rồi mở rộng theo nhịp tăng trưởng của bạn.
Bốn chỗ doanh nghiệp sự kiện mất tiền mà không ai thấy
Mỗi sự kiện là một dự án ngắn với rất nhiều người, đạo cụ và hạng mục. Khi thông tin nằm rải rác, chi phí chung và thất thoát không hiện ra trên báo cáo nào.
Điều phối nhân sự tốn hơn chăm khách
Phân công ê-kíp, đổi ca, gọi cộng tác viên chiếm phần lớn thời gian, trong khi trải nghiệm khách tại sự kiện mới là thứ được trả tiền.
Checklist lệch với concept đã chốt
Concept trong đề xuất khó đi nguyên vẹn xuống hiện trường, mỗi bộ phận làm theo một bản danh sách khác nhau.
Đạo cụ đi rồi không biết về đâu
Đạo cụ và thiết bị xuất kho cho nhiều sự kiện cùng lúc, hỏng và mất không rõ nguyên nhân, trùng lịch sử dụng giữa hai show.
Không biết sự kiện nào thật sự có lãi
Chi phí chung trung bình mỗi dự án không rõ, phát sinh tại hiện trường ghi muộn, nên quyết định nhận việc và đầu tư dựa vào cảm giác.
Phần mềm giải quyết được một nửa. Nửa còn lại là thứ tự triển khai, checklist chuẩn và đội ngũ chịu dùng hệ thống, và đó là phần Leonix chịu trách nhiệm cùng bạn.
Lộ trình chuyển đổi doanh nghiệp sự kiện
Mỗi doanh nghiệp đứng ở một nấc khác nhau. Chúng tôi chọn nấc khởi đầu theo độ phức tạp thật của vận hành, không theo danh sách tính năng, và mỗi nấc sau xây tiếp trên dữ liệu của nấc trước.
Nấc 1
Thiết lập
Gom khách hàng về CRM, chuẩn hoá danh mục hạng mục, bảng giá và kho đạo cụ.
Phù hợp khiĐội nhỏ, mục tiêu trước mắt là không mất khách và biết đạo cụ đang ở đâu.
Nấc 2
Launchpad
Cửa vào cho doanh nghiệp nhỏGo-live nhanh chuỗi lõi theo chuẩn Odoo: đề xuất, hợp đồng, dự án sự kiện, xuất nhập đạo cụ, hoá đơn và kế toán trên cùng dữ liệu.
Phù hợp khiCần chạy sớm cho mùa cao điểm với ngân sách rõ ràng.
Nấc 3
Khớp với nghiệp vụ
Checklist chuẩn gắn với kho đạo cụ, lịch ê-kíp và thiết bị không trùng, hoá đơn theo giai đoạn dự án, cổng đăng ký và check-in QR cho khách mời.
Phù hợp khiNhiều sự kiện chạy song song hoặc có kho thiết bị cho thuê.
Nấc 4
Chuyển đổi vận hành
Lãi lỗ và dòng tiền theo từng sự kiện, đo hiệu quả sau sự kiện để cải tiến concept, chăm sóc khách tự động qua email và Zalo ZNS, AI hỗ trợ đề xuất.
Phù hợp khiDữ liệu đã sạch, ban lãnh đạo muốn chọn loại sự kiện và khách hàng bằng số liệu lãi thật.
Chúng tôi đánh giá độ phức tạp trên năm mặt
Nguyên tắc của chúng tôi: năng lực triển khai phải bằng hoặc cao hơn độ phức tạp của dự án. Không cần đi đủ bốn nấc; nhiều doanh nghiệp sự kiện dừng ở nấc 3 và vận hành tốt nhiều năm.
Hai cách Leonix đồng hành
Growth Partner
Cho agency sự kiện và wedding planner đang lớn
Bắt đầu bằng gói Launchpad để go-live chuỗi lõi trước. Sau đó Leonix ở lại như một đối tác dài hạn: theo dõi số liệu cùng bạn và đề xuất bước mở rộng tiếp theo khi doanh nghiệp sẵn sàng.
- Launchpad làm điểm khởi đầu, phạm vi và ngân sách rõ từ đầu
- Gói hỗ trợ và bảo trì phí cố định sau go-live
- Mở rộng theo từng giai đoạn, không làm lại từ đầu
Delivery Partner
Cho doanh nghiệp sự kiện nhiều chi nhánh, nhiều kho thiết bị, hoặc dự án nhiều bên
Leonix chịu trách nhiệm triển khai Odoo ERP và AI: khảo sát fit-gap, cấu hình, phát triển, chuyển đổi dữ liệu và nghiệm thu. Chúng tôi phối hợp được với đơn vị tư vấn chiến lược hoặc tích hợp hệ thống mà doanh nghiệp đã chọn.
- Fit-gap trên quy trình và dữ liệu thật của doanh nghiệp
- Kế hoạch triển khai có điểm kiểm soát rủi ro rõ ràng
- Làm việc cùng các consulting partner khác trong cùng dự án
ERP đi trước, AI đi cùng
AI chỉ hữu ích khi nó đọc được dữ liệu đúng. Khi khách hàng, checklist và đạo cụ nằm trong cùng một hệ thống, AI bắt đầu làm được những việc cụ thể cho đội sales và điều phối.
Chúng tôi chỉ đề xuất AI ở chỗ đo được hiệu quả, và kiểm chứng trên dữ liệu của bạn trước khi đưa vào phạm vi.
Từ brief khách thành đề xuất nháp
Đọc yêu cầu khách gửi, dựng đề xuất nháp với hạng mục và giá từ danh mục đang dùng.
Sinh checklist từ concept đã chốt
Concept trong hợp đồng được tách thành checklist cho từng bộ phận, kèm đạo cụ cần xuất kho.
Cảnh báo thiếu hoặc trùng thiết bị
Báo trước khi hai sự kiện cần cùng một thiết bị, hoặc khi đạo cụ chưa về kho đúng hạn.
Tổng kết sự kiện bằng vài dòng
Chi phí thật, phát sinh và phản hồi khách gom lại thành bản tổng kết để chứng minh giá trị và cải tiến lần sau.
Triển khai ERP là quản trị rủi ro
Mỗi bước có điều kiện rõ để sang bước tiếp theo, nên sai lệch được phát hiện khi còn rẻ để sửa.
Khảo sát và phân tích khoảng cách
Dựng thử trên quy trình thật để tách phần có sẵn và phần cần tuỳ chỉnh.
Xong khi: phạm vi và ngân sách được chốtXây dựng hệ thống
Cấu hình hạng mục, bảng giá, mẫu checklist, kho đạo cụ, lịch ê-kíp và phân quyền.
Xong khi: các luồng riêng đã phát triển xongNghiệm thu với dữ liệu thật
Người dùng chạy thử trên chính hợp đồng, checklist và đạo cụ của một sự kiện thật.
Xong khi: ký nghiệm thuĐào tạo theo vai trò
Sales, điều phối, thủ kho, nhân sự hiện trường và kế toán học đúng phần của mình.
Xong khi: từng nhóm tự thao tác đượcVận hành và theo dõi
Go-live chuỗi lõi trước, theo dõi qua ít nhất một mùa cao điểm và một kỳ đóng sổ tháng.
Xong khi: số liệu khớp sau kỳ đầu
Doanh nghiệp sự kiện đã đi cùng Leonix
Tony Wedding
Dịch vụ cưới hỏi, cho thuê trang phục và thiết bị
Mùa cưới cao điểm làm lượng đặt lịch tăng vọt, kéo theo trùng lịch, khó kiểm soát tài sản và thất thoát. Leonix dựng hệ thống tập trung cho đặt lịch, tài sản và vận hành theo đúng quy trình thật của Tony.
- 100%tình trạng trùng lịch được xoá bỏ
- 95%giảm hỏng, mất tài sản không rõ nguyên nhân
- 30%tăng năng lực phục vụ
Leonix đã giúp cho Tony Wedding đảm bảo rằng đang sử dụng các công nghệ và giải pháp tốt nhất hiện nay.
Thông Đoàn, CEO Tony Wedding
Odoo làm được gì cho doanh nghiệp sự kiện
Bán hàng, dự án, kho đạo cụ và kế toán dùng chung một cơ sở dữ liệu, nên một hạng mục thêm vào hợp đồng đi thẳng tới checklist, lịch xuất kho và lãi lỗ sự kiện.
Phạm vi
| Bán hàng | CRM và pipeline từ khách tiềm năng tới đề xuất và hợp đồng, bảng giá theo hạng mục |
|---|---|
| Dự án sự kiện | Checklist chuẩn theo thời gian thực gắn với từng hạng mục, đồng bộ dữ liệu giữa sales, vận hành và kế toán |
| Nhân sự | Phân công và theo dõi ê-kíp tức thì, lịch nhân sự sự kiện không trùng, cộng tác viên theo từng show |
| Đạo cụ và thiết bị | Theo dõi từ nhập kho tới hoàn trả, cảnh báo thiếu đạo cụ hoặc trùng lịch thiết bị |
| Khách mời | Cổng đăng ký, check-in QR, chăm sóc khách tự động qua email và Zalo ZNS |
| Tài chính | Thời gian và chi phí phát sinh gắn vào lãi lỗ từng dự án, hoá đơn tự động theo giai đoạn, dashboard dòng tiền |
Ngành liên quan
Cùng một nền tảng, khác nhau ở cấu hình và ở những nghiệp vụ được ưu tiên.
Câu hỏi thường gặp
Nhiều sự kiện chạy cùng lúc thì quản lý thế nào?
Mỗi sự kiện là một dự án riêng với checklist, ê-kíp, đạo cụ và ngân sách riêng, ban lãnh đạo xem được toàn bộ trên một màn hình.
Có tránh được trùng lịch thiết bị giữa hai show không?
Có. Lịch sử dụng thiết bị và đạo cụ được giữ chỗ theo sự kiện, hệ thống cảnh báo khi hai sự kiện cần cùng một món trong cùng thời gian.
Chi phí phát sinh tại hiện trường ghi nhận thế nào?
Chi phí và giờ công phát sinh được ghi ngay vào dự án sự kiện, nên lãi lỗ cập nhật trong lúc sự kiện còn diễn ra thay vì chờ quyết toán.
Bắt đầu bằng Launchpad thì sau này có phải làm lại không?
Không. Các nấc sau cấu hình thêm trên cùng hệ Odoo và cùng dữ liệu đã chạy. Launchpad đi theo chuẩn trước vì phần chuẩn ít khi phải đập đi, còn phần tuỳ chỉnh được quyết định khi bạn đã hiểu rõ doanh nghiệp cần gì.
Triển khai mất bao lâu?
Thời gian phụ thuộc số loại sự kiện, quy mô kho thiết bị và mức độ tuỳ chỉnh, được chốt cụ thể sau buổi khảo sát. Leonix triển khai theo giai đoạn để không làm gián đoạn mùa cao điểm.
Dữ liệu có an toàn không?
Dữ liệu được mã hoá, lưu trên hạ tầng cloud tiêu chuẩn quốc tế, sao lưu hằng ngày và phân quyền theo vai trò.
Bắt đầu bằng một buổi khảo sát vận hành
Chúng tôi đi qua hành trình của một sự kiện từ đề xuất tới quyết toán, ghi lại chỗ checklist, đạo cụ và chi phí đang lệch nhau, rồi đề xuất nấc khởi đầu phù hợp.
Bạn nhận được bản ghi hiện trạng và đề xuất lộ trình sau buổi khảo sát.