Bước 1: Touch it once

Chúng ta tuân thủ nguyên tắc "touch it once", nghĩa là chúng ta xử lý một nhiệm vụ ngay khi nó xuất hiện. Cách tiếp cận này giúp họ tiết kiệm thời gian và tập trung vào những nhiệm vụ thiết yếu.

Để thực hiện nguyên tắc này, bạn cần thực hiện một nhiệm vụ ngay khi bạn chú ý. Ví dụ, nếu bạn nhận được một email, hãy đọc nó và trả lời nó ngay lập tức. Tránh trì hoãn các nhiệm vụ và để chúng tích tụ lại, vì điều này có thể dẫn đến cảm giác choáng ngợp và gia tăng căng thẳng.

Dưới đây là một số mẹo để thực hiện nguyên tắc "touch it once":

• Hành động ngay lập tức: Khi bạn chú ý đến một nhiệm vụ, hãy hành động ngay lập tức. Trả lời email, gọi điện thoại và hoàn thành các nhiệm vụ nhỏ ngay lập tức.
• Tránh trì hoãn: Tránh trì hoãn các nhiệm vụ hoặc trì hoãn chúng cho đến sau này. Điều này có thể dẫn đến tăng căng thẳng và lo lắng.
• Luôn ngăn nắp: Duy trì không gian làm việc có tổ chức và theo dõi các nhiệm vụ của bạn. Điều này có thể giúp bạn luôn hoàn thành tốt trách nhiệm của mình và giảm căng thẳng.

Bằng cách thực hiện nguyên tắc "touch it once", bạn có thể trở nên năng suất và hiệu quả hơn. Bạn có thể tập trung vào các nhiệm vụ thiết yếu và tránh trì hoãn, cuối cùng đạt được mục tiêu của mình nhanh hơn và ít căng thẳng hơn.

Bước 2: Make lists

Lập danh sách là một khía cạnh thiết yếu của quản lý thời gian. Chúng ta tạo danh sách cho các nhiệm vụ hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng và phân loại chúng thành các danh mục khẩn cấp, quan trọng và không khẩn cấp.

Tạo danh sách cho phép bạn có được một bức tranh rõ ràng về những gì cần phải hoàn thành, từ đó làm giảm căng thẳng và lo lắng. Nó cũng cho phép bạn tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất, đảm bảo rằng bạn hoàn thành chúng trong một khung thời gian nhất định.

Để lập danh sách hiệu quả, hãy xem xét các mẹo sau:

• Viết ra mọi thứ: Đừng dựa vào trí nhớ của bạn để theo dõi các nhiệm vụ. Viết chúng xuống ngay khi chúng xuất hiện trong tâm trí.
• Phân loại nhiệm vụ: Ưu tiên các nhiệm vụ dựa trên mức độ quan trọng của chúng. Điều này giúp bạn tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất trước tiên.
• Hãy thực tế: Đừng quá tải danh sách của bạn với quá nhiều nhiệm vụ. Hãy thực tế về những gì bạn có thể hoàn thành trong một khung thời gian nhất định.
• Xem lại và cập nhật thường xuyên: Xem lại danh sách của bạn thường xuyên và cập nhật chúng khi cần thiết. Điều này giúp bạn đi đúng hướng và điều chỉnh các ưu tiên của mình khi cần.

Bằng cách lập danh sách và ưu tiên các nhiệm vụ, bạn có thể tăng năng suất và giảm căng thẳng. Bạn có thể tập trung vào những việc cần làm, tận dụng tối đa thời gian và đạt được mục tiêu một cách hiệu quả.

Bước 3: Tính toán xem bạn dành bao nhiêu thời gian cho chúng

Lập kế hoạch thời gian bạn sẽ dành cho một nhiệm vụ là một khía cạnh thiết yếu của quản lý thời gian. Chúng ta phân bổ một lượng thời gian cụ thể cho từng nhiệm vụ, đảm bảo rằng mình có thể hoàn thành nó trong một khung thời gian nhất định.

Để lên kế hoạch bạn sẽ dành bao nhiêu thời gian cho một nhiệm vụ, bạn cần ước tính xem sẽ mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành. Ước tính này phải dựa trên mức độ phức tạp của nhiệm vụ và các tài nguyên cần thiết. Sau khi bạn có ước tính, hãy phân bổ một lượng thời gian cụ thể cho nhiệm vụ và cố gắng hoàn thành nó trong khung thời gian đó.

Bằng cách lập kế hoạch thời gian bạn sẽ dành cho một nhiệm vụ, bạn có thể trở nên hiệu quả và năng suất hơn. Bạn có thể ưu tiên các nhiệm vụ dựa trên mức độ quan trọng của chúng và phân bổ thời gian phù hợp. Điều này giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ trong một khung thời gian nhất định, đảm bảo rằng bạn luôn đi đúng hướng và đạt được mục tiêu của mình.

Dưới đây là một số mẹo để lập kế hoạch bạn sẽ dành bao lâu cho một nhiệm vụ:

• Ước tính chính xác: Ước tính một nhiệm vụ sẽ mất bao lâu để hoàn thành một cách chính xác. Xem xét các tài nguyên cần thiết và độ phức tạp của nhiệm vụ.
• Phân bổ các khung thời gian cụ thể: Phân bổ một lượng thời gian cụ thể cho từng nhiệm vụ. Điều này giúp bạn tập trung và có động lực để hoàn thành nhiệm vụ trong khung thời gian được phân bổ.
• Hãy linh hoạt: Hãy linh hoạt với việc phân bổ thời gian của bạn. Nếu một nhiệm vụ mất nhiều thời gian hơn dự kiến, hãy điều chỉnh lịch trình của bạn cho phù hợp.

Bằng cách lập kế hoạch thời gian bạn sẽ dành cho một nhiệm vụ, bạn có thể tăng năng suất và đạt được mục tiêu của mình hiệu quả hơn. Bạn có thể ưu tiên các nhiệm vụ và phân bổ thời gian phù hợp, cuối cùng dẫn đến tăng thành công và giảm căng thẳng.

Bước 4: Sắp xếp thời gian thực hiện

Thiết lập các thói quen và nghi thức là một khía cạnh thiết yếu của quản lý thời gian. Chúng ta thiết lập các thói quen và cách thức để hợp lý hóa các hoạt động hàng ngày của mình nhằm mục đích tận dụng tối đa thời gian.

Để thiết lập các thói quen và nghi thức, bạn cần xác định các hoạt động hàng ngày của mình và ưu tiên chúng dựa trên mức độ quan trọng của chúng. Sau đó, tạo một lịch trình kết hợp các hoạt động này, dành chỗ cho các sự kiện hoặc trường hợp khẩn cấp bất ngờ.

Dưới đây là một số mẹo để thiết lập các thói quen và nghi thức:

• Xác định các ưu tiên: Xác định các ưu tiên của bạn và tạo một lịch trình kết hợp các hoạt động này.
• Tự động hóa các tác vụ: Tự động hóa các tác vụ thông thường để giảm mệt mỏi khi ra quyết định và tiết kiệm thời gian.
• Luôn nhất quán: Bám sát thói quen của bạn để tạo cảm giác về cấu trúc và tính nhất quán.
• Hãy linh hoạt: Hãy linh hoạt và điều chỉnh thói quen của bạn khi cần thiết để thích ứng với các sự kiện hoặc trường hợp khẩn cấp bất ngờ.

Bằng cách thiết lập các thói quen và nghi thức, bạn có thể tăng hiệu quả và năng suất của mình. Bạn có thể tạo cảm giác về cấu trúc và tính nhất quán, giảm căng thẳng và cho phép bạn tập trung vào những khía cạnh quan trọng nhất trong công việc của mình. Cuối cùng, điều này dẫn đến thành công gia tăng và cân bằng cuộc sống công việc tốt hơn.

Bước 5: Kiểm tra kết quả

Kiểm tra kết quả là một khía cạnh thiết yếu của quản lý thời gian. Chúng ta đặt ra các mục tiêu cụ thể và theo dõi tiến trình của mình, đảm bảo rằng mình đang đi đúng hướng để đạt được các mục tiêu.

Bằng cách kiểm tra kết quả, bạn có thể trở nên hiệu quả và năng suất hơn. Bạn có thể xác định các khu vực cần cải thiện và điều chỉnh cho phù hợp, đảm bảo rằng bạn luôn đi đúng hướng và đạt được mục tiêu của mình.

Dưới đây là một số mẹo để hỏi kết quả:

• Đặt mục tiêu rõ ràng: Đặt mục tiêu rõ ràng, cụ thể, có thể đo lường và đạt được.
• Xác định các kết quả mong muốn: Xác định các kết quả mong muốn và theo dõi tiến độ để đạt được chúng.
• Thực hiện điều chỉnh: Thực hiện điều chỉnh khi cần thiết để đảm bảo rằng bạn đang đi đúng hướng để đạt được mục tiêu của mình.
• Ăn mừng những thành công: Ăn mừng những thành công trên đường đi để duy trì động lực và cảm hứng.

Bằng cách hỏi kết quả, bạn có thể trở nên hiệu quả và năng suất hơn. Bạn có thể đặt mục tiêu rõ ràng, theo dõi tiến trình đạt được mục tiêu và thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết, cuối cùng dẫn đến tăng thành công và giảm căng thẳng.

Bước 6: Học cách nói “Không”

Học cách nói không là một khía cạnh thiết yếu của quản lý thời gian. Chúng ta cam kết sử dụng thời gian của mình một cách hiệu quả và hiệu quả, và điều này đôi khi có nghĩa là nói không với những yêu cầu hoặc nhiệm vụ không phù hợp với mục tiêu hoặc ưu tiên của họ.

Để học cách nói không, bạn cần xác định các ưu tiên và mục tiêu của mình, đồng thời sẵn sàng nói không với những yêu cầu hoặc nhiệm vụ không phù hợp với chúng. Điều này có thể là một thách thức, vì nhiều người ngần ngại từ chối yêu cầu, nhưng điều quan trọng là phải nhận ra rằng thời gian của bạn là có giá trị và có hạn.

Bằng cách học cách nói không, bạn có thể trở nên năng suất và tập trung hơn. Bạn có thể ưu tiên các nhiệm vụ và hoạt động phù hợp với mục tiêu của mình và tránh các hoạt động gây xao nhãng hoặc lãng phí thời gian.

Dưới đây là một số mẹo để học cách nói không:

• Xác định các ưu tiên của bạn: Xác định các ưu tiên và mục tiêu của bạn, đồng thời sẵn sàng nói không với các yêu cầu hoặc nhiệm vụ không phù hợp với chúng.
• Lịch sự nhưng kiên quyết: Khi nói không, hãy lịch sự nhưng kiên quyết và đưa ra lời giải thích rõ ràng nếu cần.
• Tập trung vào mục tiêu của bạn: Tập trung vào mục tiêu của bạn và ưu tiên các nhiệm vụ và hoạt động phù hợp với chúng.
• Tránh cam kết quá mức: Tránh cam kết quá mức với bản thân và hãy thực tế về những gì bạn có thể hoàn thành.

Bằng cách học cách nói không, bạn có thể trở nên năng suất và tập trung hơn. Bạn có thể ưu tiên các nhiệm vụ và hoạt động phù hợp với mục tiêu của mình, tránh bị phân tâm và cuối cùng đạt được thành công lớn hơn với ít căng thẳng hơn.

Tóm lại, quản lý thời gian là một kỹ năng quan trọng để đạt được thành công và giảm căng thẳng, và các tỷ phú hiểu điều này hơn ai hết. Sáu bước kỹ năng quản lý thời gian được nêu trong cuốn sách "The Ultimate Sale Machine" của Chet Holmes là những phương pháp thiết thực và hiệu quả mà bất kỳ ai cũng có thể sử dụng để quản lý thời gian hiệu quả hơn. Những kỹ thuật này đòi hỏi kỷ luật và sự cống hiến, nhưng phần thưởng là tăng năng suất và giảm căng thẳng rất đáng để nỗ lực. Với một chút luyện tập và cam kết, bất kỳ ai cũng có thể thành thạo các kỹ năng quản lý thời gian này và đạt được mục tiêu của mình.