Khi việc kinh doanh ngày càng phát triển và mở rộng, lúc đó người quản lý doanh nghiệp sẽ không thể đưa ra những quyết định chiến lược đầy sự cảm tính mà thay vào đó thì những số liệu luôn luôn nói lên giá trị của nó. Nhưng làm sao để sử dụng một cách hiệu quả và kịp thời những nguồn lực hiện hữu là một bài toán không hề đơn giản. Theo dõi hàng hoá và đơn hàng khó khăn, những báo cáo quyết toán với nhiều lỗ hổng, việc chăm sóc khách hàng đang đình trệ,… đó chỉ là một vài trong rất nhiều vấn đề xảy ra báo hiệu cho việc một doanh nghiệp cần phải thực hiện những thay đổi, mà trên hết chính là hệ thống ERP.
Leonix sẽ chia sẻ một số dấu hiệu điển hình nhất thường gặp phải ở các doanh nghiệp trước khi họ nhận ra mình cần phải thay đổi.
1. Dữ liệu không đồng nhất và khó truy cập
Hãy giả sử, cùng 1 tệp dữ liệu nhưng mỗi phòng ban lại có một cách gọi khác nhau hay một cách lưu trữ khác nhau thì chúng ta cũng dễ dàng nhận ra được sự hỗn loạn trong dữ liệu khi mà mỗi doanh nghiệp bản thân nó đều sẽ có rất nhiều dữ liệu khác nhau và liên quan đến nhiều bộ phận chuyên môn.
“Nếu cần phải cập nhật tình trạng và làm báo cáo tồn kho hàng hoá quý này thì công ty của bạn phải mất bao nhiêu thời gian?”
Khi mà doanh nghiệp mất qúa nhiều thời gian để xử lý công việc liên quan đến dữ liệu thì đó cũng là dấu hiệu cần một hệ thống ERP để thay đổi.
2. Sử dụng quá nhiều phần mềm
Ở đây, việc sử dụng nhiều phần mềm không phải là vấn đề nếu như chúng phục vụ và hỗ trợ lẫn nhau trong công việc chung. Khi đó thì xin chúc mừng, doanh nghiệp của bạn đã xây dựng được một hệ thống cốt lõi bao gồm những đơn vị cấu thành xung quanh.
Đảo qua một vòng các doanh nghiệp hiện tại, nhất là các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì rất ít nơi có thể đạt được một hệ thống như vậy khi mà nhìn đâu cũng thấy bị hổng chỗ này, lủng chỗ kia. Vấn đề ở đây là do mỗi phần mềm sẽ có một đơn vị phát triển khác nhau và chúng ta không thể đòi hỏi việc chúng phải kết nối một cách hoàn hảo với nhau được.
Khi mà mọi thức đều rời rạc, không có sự liên kết thì người quản lý sẽ mất rất nhiều công sức để tập hợp dữ liệu cho việc quản trị nguồn lực và hậu quả là khi bạn cần dữ liệu để tham khảo và ra quyết định, thì dữ liệu đó ở quá khứ!
3. Kế toán gặp khó khăn
Thông thường, biểu hiện việc hệ thống làm việc không hiểu quả sẽ thể hiện đầu tiên và rõ nhất ở bộ phận Kế toán. Nếu nhân viên của bạn phải dựa vào các hoá đơn giấy và bỏ ra hàng giờ mỗi ngày chỉ để nhập liệu vào các phần mềm kế toán và bán hàng khác nhau thì bạn cần cân nhắc hệ thống ERP ngay lập tức.
Một thực trạng mà mọi người thường thấy ở các doanh nghiệp Việt Nam là bộ phận Kế toán phải cực đông, bao gồm những nhân sự chất lượng đúng nghĩa vì khối lượng công việc không bao giờ giảm bớt mà chỉ có tăng lên từng ngày.
ERP sẽ cho bạn hai lợi thế lớn khi sử dụng đó là tiết kiệm thời gian và độ chính xác trong việc phân tích các con số.
4. Hệ thống CNTT phức tạp và nhân sự IT chất lượng
Một trong những nhược điểm lớn nhất của việc sử dụng nhiều hệ thống trên toàn doanh nghiệp là việc quản lý tất cả mọi thứ trở thành một cơn ác mộng đúng nghĩa. Việc tuỳ biến, tinh chỉnh và cập nhật các phần mềm để cho chúng liên kết được với nhau sẽ tốn rất nhiều thời gian và chi phí, dần dần, nó sẽ trở thành một gánh nặng cho bất cứ doanh nghiệp nào.
Phát sinh một chi nhánh mới, bạn phải cài đặt một hệ thống mới có thể hoàn toàn khác so với hệ thống đang sử dụng. Phát sinh một nhà máy mới, bạn phải cập nhật một cơ sở dữ liệu mới,…Từ Excel, cho đến các server trở thành một mớ hỗn độn, mọi thứ không được quy hoạch và không có gì để có thể lấy làm tiêu chuẩn.
5. Thảm họa chăm sóc khách hàng
Bạn có thể nhận một đơn hàng từ Shopee, Lazada,….và bạn không biết là ngày nào có hàng để giao cho khách cũng như không ấn định được ngày giao hàng, hàng tồn kho bao nhiêu,…Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh hiện nay, việc bán được hàng rất khó nhưng việc giữ đúng uy tín từ những việc nhỏ nhất và giữ chân được khách hàng lại còn khó hơn nếu đội Sale của bạn không biết hiện tại trong kho của công ty mình còn cái gì và còn bao nhiêu.
Hệ thống tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn thay vì phải tốn thời gian xin lỗi hay tranh cãi với khách về vấn đề dịch vụ thì sẽ có nhiều thời gian hơn để đi tìm những khách hàng mới và hậu đãi những khách hàng hiện hữu. Vậy thì doanh số có tăng không?
Tóm lại:
Thay vì chăm chăm nhìn vào chi phí, hãy hướng đến lợi ích và tầm nhìn mà ERP mang lại. Thay vì làm chỗ này một ít chỗ kia một ít, hãy để ERP hoàn tất mọi việc cho bạn. Tất cả các phần mềm, kể cả ERP được sinh ra chỉ với một mục đích duy nhất đó là phục vụ nhu cầu cho người sử dụng. Nếu nó không làm được việc đó, hãy suy nghĩ đến chuyện thay đổi!