Khi lựa chọn đối tác triển khai ERP thì một cuộc điều tra về năng lực của nhà cung cấp không bao giờ là thừa. Bằng cách so sánh kết quả, bạn sẽ tìm được nhà cung cấp mạnh nhất. Ngoài ra tham khảo các dự án của họ đã từng triển khai cho những đơn vị cùng ngành nghề với công ty bạn từ đó có thể lựa chọn được nhà cung cấp ERP phù hợp với doanh nghiệp của bạn nhất. 

Việc nhà cung cấp có đáp ứng được nhu cầu hiện tại của công ty về hệ thống không là điều tất cả doanh nghiệp quan tâm hàng đầu. Vì vậy, nhóm dự án nên đưa cho các nhà cung cấp một danh sách các nhu cầu để họ có thể trình bày cách hệ thống ERP đáp ứng được yêu cầu này.

Hơn nữa, nhóm dự án cũng nên nâng cao các yêu cầu đối với các đề xuất cho các dịch vụ tư vấn triển khai phần mềm, tư vấn tích hợp và tư vấn kinh doanh.

Nếu nhà cung cấp hiểu được đặc tính ngành của bạn và nhóm khách hàng bạn đang hướng đến, họ sẽ biết được các thách thức khó khăn mà công ty đang đối mặt. Với kinh nghiệm làm việc với những yêu cầu kinh doanh đặc thù, nhà cung cấp tốt sẽ tìm ra giải pháp tốt nhất cho hệ thống công ty của bạn.

Định hướng công nghệ là tiêu chí giúp bạn bớt phí thời gian với những nhà cung cấp không phù hợp. Việc định hướng công nghệ được xem xét và quyết định bởi bộ phận IT của công ty. Có thể nói rằng đây thường là vòng loại cho nhà cung cấp trong một dự án vì các phần mềm phù hợp với hướng đi công nghệ của công ty là tiêu chí quan trọng nhất. Chúng tôi khuyến khích nhóm dự án soạn sẵn một ‘kịch bản demo’ để đưa cho mỗi nhà cung cấp. Sau khi đã chuẩn bị tốt, nhóm dự án có thể báo với những nhà cung cấp để chắc rằng họ cảm thấy thoải mái với danh sách yêu cầu, kịch bản demo và quy trình đánh giá.

Một nhà cung cấp phần mềm phải có ít nhất 3 chính sách hỗ trợ là: chính sách tư vấn, chính sách hỗ trợ triển khai ERP, chính sách bảo hành.

Chính sách tư vấn: một nhà cung cấp giải pháp ERP chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệp sẽ biết thế nào là quy trình tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn và vấn được cho doanh nghiệp về quy trình quản lý phù hợp, dù DN đã có quy trình quản lý hay chưa thì việc tìm được nhà cung cấp có khả năng tư vấn quy trình cũng rất quan trọng.

Chính sách hỗ trợ triển khai ERP: dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 là vô cùng quan trọng. Trong quá trình triển khai sẽ có nhiều vấn đề phát sinh như lỗi phần mềm, hiểu sai quy trình, khách không hiểu cách dùng,… Do đó, dịch vụ hỗ trỡ online hay offline đều là cần thiết.

Chính sách bảo hành ERP: dịch vụ hỗ trợ khách hàng sau khi dự án kết thúc quan trọng. Doanh nghiệp sử dụng ERP trong suốt quá trình hoạt động. Khi phần mềm có trục trặc thì đương nhiên nhà cung cấp phải có trách nhiệm sửa chữa, bảo dưỡng.

Trong quá trình doanh nghiệp hoạt động và phát triển cũng có thể có thể mở rộng quy mô, thay đổi quy trình sản xuất…. Vì vậy phần mềm quản lý doanh nghiệp cần phải linh động tùy biến được thì mới có thể đáp ứng đươc yêu cầu thay đổi của doanh nghiệp theo thời gian. Bạn có thể lựa chọn nhà cung cấp ERP có khả năng chỉnh sửa dễ dàng nhờ cấu trúc hay đặc thù kỹ thuật, đặc trưng tính năng của phần mềm để thuận lợi cho việc nâng cấp, mở rộng sau này…

Các doanh nghiệp vừa nên lựa chọn giải pháp nội địa vì nhà cung cấp nội địa dễ dàng đáp ứng các yêu cầu chỉnh sửa, tùy biến tính năng hơn các sản phẩm ngoại, do nhà sản xuất phần mềm cũng là đơn vị triển khai dự án. Các giải pháp từ nhà cung cấp lớn trên toàn cầu có thể mạnh về các mô hình quản lý đa lĩnh vực nhưng chưa chắc đã phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam và đặc biệt là không theo kịp được sự thay đổi của các chế độ, chính sách và cơ chế quản lý của Việt Nam vốn thay đổi hàng năm.

Để nhận biết toàn bộ những loại chi phí công ty phải đối mặt trong quá trình triển khai dự án: chi phí phần mềm, chi phí hỗ trợ hàng năm (sẽ tăng), chi phí thực hiện (tính theo số giờ cho từng quá trình hoặc theo giờ), chi phí phần cứng. Cùng với chi phí luôn có những rủi ro không thể bỏ qua. Vì thế, hãy đặt câu hỏi với nhà cung cấp.

Những cạm bẫy và rủi ro nào có thể đem lại hậu quả trong quá trình dự án? Một nhà cung cấp dày dặn kinh nghiệm đã làm việc với nhiều công ty với nhu cầu tương tự sẽ luôn biết được ích lợi, rủi ro và những cạm bẫy trong quá trình thực hiện dự án. Nhà cung cấp tiềm năng, đồng thời cũng là đối tác xứng đáng, sẽ trung thực về những nhược điểm vì họ có cùng mục tiêu với bạn và xem bạn và họ cùng đứng trên một chiếc thuyền.

Nhà cung cấp có lập ra thời hạn chắc chắn, mục tiêu rõ ràng và chuẩn mực, đồng thời chấp nhận chịu phạt nếu không đạt được không?