Case Study Viva: Chuẩn hóa quy trình trên hệ thống Odoo ERP - phần mềm quản lý tập trung

Bằng chiến lược chuyển đổi số đúng thời điểm để nắm bắt trọn vẹn "cơ hội vàng" của thị trường, Viva đã bứt phá năng lực vận hành và đạt mức tăng trưởng doanh thu 367% trong Quý 1/2026 nhờ hệ thống ERP tập trung.

I. Giới thiệu về Viva Consulting và nhu cầu phần mềm quản lý doanh nghiệp

Giới thiệu tổng quan về quy mô và đội ngũ nhân sự của công ty Viva Consulting

1.1. Về Viva Business Consulting

Viva Business Consulting hiện là đơn vị tư vấn doanh nghiệp quy mô lớn với hệ thống vận hành chuyên nghiệp bao gồm đội ngũ khoảng 70 nhân sự, được chia thành 2 nhóm:

• Nhóm Sales (Client Account) gồm 15 chuyên viên (chia thành đội ngũ Customer Care và Privilege Client Account) 

• Khối Operation: 45 nhân sự thuộc các bộ phận Pháp lý, Kế toán, Hành chính và Nhân sự

1.2. Áp lực vận hành & Bài toán quản trị dữ liệu

Với áp lực xử lý lên đến 597 đơn hàng chỉ tính riêng Quý 1/2026 cho khoảng 600 khách hàng, Viva đối mặt với bài toán quản trị phức tạp về luồng dữ liệu:

• Hành vi khách hàng: Chủ yếu là mua chéo (Cross-selling) linh hoạt từ Gói trọn gói (Full Package) đến các Gói lẻ.

• Thách thức: Quản lý danh mục dịch vụ đa dạng và cá nhân hóa theo từng nhu cầu khách hàng.

1.3. Hạn chế từ hệ thống rời rạc (Data Silos)

Trước khi tiến hành lộ trình chuyển đổi số với hệ thống ERP, toàn bộ khối lượng công việc khổng lồ này từng được Viva quản lý thủ công qua các công cụ rời rạc:

Hệ thống công cụ cũ:

• CRM: Bitrix

• Báo giá/ID Lead: Excel

• Hóa đơn: S-Invoice

• Giao tiếp: Microsoft Teams

Hệ quả: Việc thiếu một hệ thống Dữ liệu tập trung (Single source of truth) đã gây ra nhiều rào cản trong việc kết nối thông tin liên phòng ban và tối ưu hiệu suất vận hành doanh nghiệp.

II. Những bất cập khi thiếu phần mềm quản lý ERP tập trung tại Viva

Những thách thức vận hành và quản lý dữ liệu Viva Consulting gặp phải trước khi dùng Odoo ERP

Những thách thức vận hành và quản lý dữ liệu Viva Consulting gặp phải trước khi dùng Odoo ERP. Sự thiếu liên kết giữa các công cụ quản lý rời rạc đã gây ra những trở ngại vận hành nghiêm trọng, trực tiếp hạn chế hiệu suất tại Viva. 

Tình trạng đứt gãy dữ liệu (Data Fragmentation): Nhân viên phải nhập tay thủ công ID Lead từ Excel sang hệ thống quản lý cũ. Quá trình này dẫn đến tỷ lệ sai sót từ 5-10%; dữ liệu báo giá bị phân tán và không thể lưu trữ tập trung.

Quy trình phê duyệt trì trệ & Quá tải nhân sự: Luồng phê duyệt qua email giữa Sales, Trợ lý và CEO kéo dài từ 3-5 ngày. Danh mục hơn 1.000 sản phẩm khiến đội ngũ rơi vào tình trạng quá tải khi xử lý thủ công.

Áp lực tùy chỉnh báo giá (Scope of Work & Quotation): Các yêu cầu khắt khe về nhận diện thương hiệu trên báo giá đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối về cấu trúc dữ liệu và tiêu chuẩn thẩm mỹ, tạo áp lực lớn cho đội ngũ thực hiện.

Rào cản lớn nhất: Thiếu công cụ kiểm soát SLA (Thỏa thuận mức độ dịch vụ). Cam kết của Viva: Phản hồi kết quả thẩm định (KYC) trong vòng 4 giờ. Việc theo dõi deadline trên Excel hay Bitrix là không khả thi, gây ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín doanh nghiệp và trải nghiệm khách hàng.

III. Giải pháp Odoo ERP: Xây dựng phần mềm quản lý 8 bước End-to-End

Leonix đã thực hiện tái cấu trúc toàn bộ luồng vận hành của Viva Business Consulting trên nền tảng Odoo, đảm bảo tính thống nhất dữ liệu giữa tất cả các phòng ban.

3.1. Thiết lập luồng vận hành End-to-End tự động hóa

Giai đoạn đầu của dự án tập trung triển khai các phân hệ cốt lõi bao gồm: CRM, Sales, Invoicing và Project. Quy trình được chuẩn hóa qua 8 bước chặt chẽ, tạo thành một vòng lặp vận hành khép kín:

1. Tiếp nhận Lead: Dữ liệu đổ về hệ thống tập trung.

2. Thẩm định KYC: Kiểm tra thông tin khách hàng.

3. Phê duyệt Proposal: Duyệt phương án tư vấn.

4. Ký kết hợp đồng: Xác lập hợp tác chính thức.

5. Ghi nhận đặt cọc (Deposit): Hệ thống tự động nhận diện dòng tiền.

6. Duyệt Kick-off: Tự động gửi yêu cầu tới Giám đốc Chiến lược.

7. Khởi tạo Task: Các đầu việc tự động tạo theo Template chuẩn cho các bộ phận Pháp lý, Hành chính, Kế toán.

8. Thực thi dự án: Theo dõi tiến độ thời gian thực.

Hệ sinh thái các phân hệ Odoo ERP được Leonix triển khai để chuẩn hóa luồng vận hành

3.2. Tùy chỉnh chuyên sâu & Chuẩn hóa tiêu chuẩn Viva

Hệ thống Odoo không chỉ dừng lại ở các tính năng cơ bản mà còn được tùy chỉnh để đáp ứng các tiêu chuẩn khắt khe nhất của Viva:

• Chuẩn hóa biểu mẫu: Toàn bộ báo giá được định dạng thành "Scope of Work & Quotation" với cấu trúc dữ liệu và nhận diện thương hiệu đồng nhất.
• Phê duyệt đa tầng: Quy trình giữa Sales, Trợ lý và CEO hiện thực hiện trực tiếp trên Odoo thay vì email, giúp rút ngắn tối đa thời gian chờ.
• Cơ chế cảnh báo SLA: Hệ thống tự động phát tín hiệu cảnh báo đối với các nhiệm vụ sắp đến hạn, đảm bảo cam kết tiến độ với khách hàng.

Điểm nhấn công nghệ trong giải pháp lần này chính là việc tích hợp AI Summary:

Tính năng đột phá: > Hỗ trợ tóm tắt toàn bộ lịch sử trao đổi và trạng thái dự án. Giúp đội ngũ quản lý nắm bắt bối cảnh vận hành và đưa ra quyết định chính xác chỉ trong thời gian ngắn mà không cần rà soát thủ công từng tác vụ.

IV. Kết quả: doanh thu tăng trưởng nhờ sử dụng phần mềm quản lý - Odoo ERP

Kết quả triển khai hệ thống Odoo ERP tại Viva Business Consulting đã mang lại những con số tăng trưởng vượt bậc, minh chứng cho sức mạnh của việc số hóa quy trình toàn diện.

4.1. Doanh thu tăng trưởng trong Quý 1/2026

Khi nhìn vào mức tăng trưởng doanh thu lên tới 367% chỉ trong thời gian ngắn, nhiều người có thể sẽ đặt câu hỏi về tính thực tế. Tuy nhiên, sự bứt phá kỷ lục này hoàn toàn có cơ sở và đến từ chiến lược "bung sức" chuẩn xác của Viva:

Đón đầu "thời điểm vàng" của thị trường: Hệ thống Odoo ERP được Viva quyết đoán đưa vào vận hành thực tế (Go-live) ngay đúng giai đoạn cao điểm nhất trong năm - Quý 1/2026. Với đặc thù mô hình kinh doanh của Viva, đây là mùa bận rộn nhất khi hàng loạt doanh nghiệp tìm đến để giải quyết các bài toán về tuân thủ (compliance), kế toán, báo cáo thuế... Đồng thời, đây cũng là chu kỳ lượng lớn khách hàng cũ tiến hành tái ký hợp đồng.

Phá vỡ giới hạn, kiểm soát trơn tru 600 khách hàng cùng lúc: Bước ngoặt tạo nên mức doanh thu 367% nằm ở năng lực tiếp nhận. Nhờ có hệ thống ERP đi vào hoạt động đúng thời điểm cao trào, Viva đã đủ sức quản lý và vận hành trơn tru khối lượng công việc khổng lồ từ hơn 600 khách hàng.

Giải quyết triệt để bài toán quá tải dữ liệu: Nếu vẫn duy trì cách quản lý thủ công truyền thống trước đây, bộ máy vận hành chắc chắn sẽ bị "ngợp" trước lượng dữ liệu quá lớn, dẫn đến sai sót, chậm trễ, và tất yếu sẽ phải từ chối bớt khách hàng. Nhưng với sự hỗ trợ của Odoo ERP, luồng dữ liệu được xử lý tự động và tập trung, giúp đội ngũ tối đa hóa hiệu suất làm việc.

Tốc độ tạo báo giá (Quotation): Tối ưu hóa từ 3-5 ngày xuống chỉ còn vỏn vẹn 1 phút (Giảm tải 99% áp lực công việc).

Chính việc trang bị nền tảng công nghệ vững chắc ngay lúc nhu cầu thị trường lên cao nhất đã giúp Viva không bị bỏ lỡ bất kỳ cơ hội kinh doanh nào. Khả năng mở rộng quy mô phục vụ (scale-up) ngay lập tức mà không làm "gãy" quy trình chính là lý do cốt lõi và đầy thuyết phục nhất cho con số tăng trưởng 367% doanh thu trong Quý 1/2026.

4.2. Bảng so sánh các chỉ số vận hành (Key Metrics)

Việc hoàn tất số hóa 100% dữ liệu quan trọng từ hồ sơ khách hàng (KYC), báo giá (Proposal) cho đến hợp đồng (Contract) đã thiết lập một hệ thống quản trị vững chắc, loại bỏ hoàn toàn các nút thắt cổ chai trong vận hành.

"Odoo không chỉ là một phần mềm, mà còn là công cụ trợ giúp Viva tối ưu hóa cỗ máy doanh nghiệp, làm hệ thống vận hành trơn tru hơn, tiết kiệm nguồn lực và giảm thiểu sai sót thủ công."

Chị Hồ Thị Thủy Tiên
Giám đốc chiến lược của Viva Business Consulting

V. Kinh nghiệm chuyển đổi số: Bài học chọn phần mềm quản lý từ Viva

Kết quả chuyển đổi số và tăng trưởng ấn tượng của Viva Consulting khi hợp tác cùng Leonix

Một trong những yếu tố then chốt quyết định thành công của dự án tại Viva chính là sự linh hoạt trong phương pháp triển khai, thay vì rập khuôn theo các lối mòn cũ.

5.1. Thay đổi tư duy triển khai: Từ Waterfall sang Hybrid (Agile)

Một trong những yếu tố then chốt quyết định thành công của dự án tại Viva chính là sự linh hoạt trong phương pháp triển khai. Nhận thấy nhân sự đầu mối (SPOC) phía khách hàng không chuyên về kỹ thuật IT, Leonix đã chủ động loại bỏ mô hình Waterfall (Thác nước) truyền thống vốn dễ gây rào cản bởi hệ thống tài liệu thiết kế phức tạp và cứng nhắc.

Thay vào đó, Leonix áp dụng mô hình Hybrid (Kết hợp Agile), cho phép quy trình vận hành được điều chỉnh liên tục và bám sát nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.

5.2. Chiến lược quản trị rủi ro kép trong Giai đoạn 2

Bước sang Giai đoạn 2 với các phân hệ trọng yếu như Nhân sự (Employee), Tiền lương (Payroll), Kế toán (Accounting) và Hệ thống báo cáo quản trị (Custom Dashboard) cho CEO, Leonix tiếp tục thực thi chiến lược quản trị rủi ro kép: thực hiện Gap Analysis theo chi phí cố định (Fixed Cost) để xác định lộ trình.

Đồng thời áp dụng hình thức triển khai theo Time & Material (T&M). Phương pháp này không chỉ đảm bảo tính linh hoạt tối đa trước các yêu cầu phát sinh mà còn tối ưu hóa tỷ lệ thành công tuyệt đối cho những nghiệp vụ có độ phức tạp cao.