Phân quyền người dùng trong chức năng điều chỉnh tồn kho
Trước khi thực hiện điều chỉnh, bạn cần nắm rõ quyền hạn của từng nhóm người dùng:
- Người dùng kho (Stock User): Có thể xem và chuẩn bị dữ liệu tồn kho, nhưng không có quyền áp dụng thay đổi.
- Quản trị viên kho (Stock Manager): Có toàn quyền kiểm soát, bao gồm xem, chỉnh sửa và xác nhận điều chỉnh tồn kho.
Hình 2: Giao diện thiết lập phân quyền người dùng trong hệ thống.
Các bước thực hiện điều chỉnh tồn kho
Bước 1: Truy cập module Kho hàng
Sau khi đăng nhập vào Odoo, chọn module “Kho hàng” (Inventory) từ menu chính.
Hình 3: Chọn module Kho hàng từ menu chính.
Bước 2: Mở chức năng điều chỉnh tồn kho
Trong module Kho hàng, tìm mục “Tồn kho” hoặc “Điều chỉnh tồn kho” (tùy theo phiên bản Odoo mà bạn đang sử dụng).
Hình 4: Vị trí menu Điều chỉnh tồn kho trong giao diện.
Bước 3: Chọn sản phẩm cần điều chỉnh
Bạn sẽ thấy danh sách sản phẩm trong kho. Hãy chọn sản phẩm bạn muốn điều chỉnh bằng cách:
- Tìm kiếm theo tên sản phẩm
- Lọc theo danh mục, vị trí kho hoặc các tiêu chí khác
Hình 5: Giao diện danh sách sản phẩm với các tùy chọn lọc và tìm kiếm.
Bước 4: Nhập số lượng thực tế
Sau khi chọn sản phẩm, hệ thống hiển thị:
- Số lượng lý thuyết: Là số liệu hệ thống ghi nhận.
- Số lượng đếm được: Là số lượng thực tế bạn nhập sau khi kiểm kê.
Hệ thống sẽ tự động tính toán chênh lệch giữa hai con số này.
Hình 6: Giao diện nhập số lượng thực tế và hiển thị số lượng chênh lệch.
Bước 5: Xác nhận lý do điều chỉnh
Khi bạn nhấn "Áp dụng tất cả", Odoo sẽ yêu cầu bạn nhập lý do điều chỉnh. Đây là bước quan trọng giúp lưu vết kiểm tra và đảm bảo minh bạch trong hoạt động kho.
Hình 7: Cửa sổ nhập lý do điều chỉnh tồn kho.
Bước 6: Áp dụng điều chỉnh
Sau khi nhập lý do, chọn "Cập nhật số lượng" (Update Quantities) để hoàn tất điều chỉnh. Lưu ý, chỉ người có quyền Quản trị viên kho mới thực hiện được thao tác này.
Hình 8: Nút "Cập nhật số lượng" (Update Quantities) để hoàn tất điều chỉnh.
Kết quả, số lượng tồn kho trong hệ thống sẽ được cập nhật theo đúng số lượng bạn đã kiểm kê.
Tình huống đặc biệt khi điều chỉnh
Sản phẩm có số lô hoặc serial
Với các mặt hàng được quản lý theo số lô hoặc số serial, bạn cần thực hiện thêm:
- Chọn hoặc tạo số lô/số serial mới
- Nhập số lượng thực tế tương ứng với từng lô
Xử lý xung đột
Nếu trong quá trình điều chỉnh, có người khác đã thay đổi dữ liệu của sản phẩm, hệ thống sẽ cảnh báo và hiển thị các phương án xử lý.
Hình 10: Cửa sổ cảnh báo xung đột và các tùy chọn xử lý.
Kiểm tra lịch sử điều chỉnh tồn kho
Để theo dõi các hoạt động điều chỉnh đã thực hiện, bạn vào:
- Module Kho hàng
- Chọn Báo cáo > Lịch sử tồn kho
- Lọc theo sản phẩm, kho hoặc thời gian để tra cứu
Hình 11: Giao diện báo cáo lịch sử điều chỉnh tồn kho.
Kết luận
Tính năng điều chỉnh tồn kho trong Odoo là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác và minh bạch của dữ liệu kho hàng. Việc phân quyền rõ ràng và thực hiện điều chỉnh đúng quy trình không chỉ giúp giảm sai sót mà còn tạo nền tảng cho các quyết định kinh doanh hiệu quả hơn – từ đặt hàng, sản xuất cho đến quản lý chuỗi cung ứng.
Hình 12: Báo cáo phân tích tồn kho giúp ra quyết định kinh doanh.
Bạn đã từng gặp khó khăn khi sử dụng chức năng điều chỉnh tồn kho trong Odoo? Đừng ngần ngại chia sẻ với Leonix trong phần bình luận bên dưới!